Microsoft 365 Personal, Family 또는 Business 구독자라면 웹 버전 Outlook의 사이드바에서 사서함 오른쪽 하단에 있는 작은 체크마크 아이콘을 발견했을 것입니다. 새 Outlook 사용해 보기 스위치를 켜면 Microsoft의 새로운 할 일 관리 도구인 To Do와의 미리 보기 통합 기능을 체험할 수 있는 링크로 연결됩니다.
이 도구는 소상공인, 학생, 학부모, 교사 누구에게나 유용하게 활용될 수 있습니다. 중요하다고 표시한 이메일을 자동으로 가져오고, 계획된 일정을 보여주며, Microsoft Planner에 등록된 과제까지 불러올 수 있기 때문입니다. 지금부터 To Do의 모든 기능과 이를 활용해 생산성을 높이는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
To Do의 '나의 하루(My Day)'와 '작업(Tasks)'
To Do에서 가장 먼저 눈에 띄는 기능은 바로 '나의 하루(My Day)'입니다. 나의 하루는 매일 완료하고 싶은 작업을 추가할 수 있는 깔끔한 시작 화면 역할을 합니다. 작업 추가 버튼으로 직접 작업을 입력할 수도 있고, 화면 상단의 전구 아이콘을 클릭하면 그날의 추천 일정과 항목들을 확인할 수 있습니다. 추천 항목은 To Do가 판단하기에 추가하기 적절한 시점을 기준으로 '어제', '나중', '이전'으로 그룹화되어 표시됩니다. 작업 옆의 + 아이콘을 클릭해 목록에 추가하거나, 원형 체크박스를 클릭해 완료 처리할 수 있습니다. 나의 하루 페이지에서는 정렬 옵션도 제공되므로, 중요도, 마감 날짜, 가나다순, 생성일 순 등 원하는 기준으로 작업을 정렬할 수 있습니다.
또 하나 주목할 만한 것은 To Do의 '작업(Tasks)' 섹션입니다. 이 섹션은 사이드바 하단에 위치하며, 앞으로 소개할 여러 범주에서 To Do에 추가한 모든 항목이 한곳에 모여 있는 종합 목록입니다.
To Do의 '중요(Important)'
다음은 '중요(Important)' 섹션입니다. 중요는 긴급하다고 표시한 작업들의 모음으로, 중요한 회의 참석, 시험지 채점, 심지어 강아지 산책 같은 일들이 여기에 담길 수 있습니다. 별표 아이콘이 함께 표시되어 시각적으로 더욱 돋보입니다. 중요 표시된 작업도 다른 작업과 동일한 방식으로 작동합니다. 작업 추가 버튼으로 작업을 만들면 목록에 나타나고, 별표를 눌러 중요로 표시할 수 있으며, 원형 체크박스를 클릭하면 완료 처리됩니다. 모든 작업에는 해당 작업이 어디에서 왔는지 알려주는 아이콘도 함께 표시되므로, 나의 하루에서 온 것인지 이메일에서 온 것인지 한눈에 파악할 수 있습니다.
To Do의 '계획됨(Planned)'
세 번째 영역은 '계획됨(Planned)'입니다. 이름 그대로 미래에 해야 할 작업들을 위한 공간입니다. + 아이콘으로 작업을 만들고 추가를 클릭하면 됩니다. 추가한 후에는 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 다른 날짜를 선택하는 방식으로 마감일을 변경할 수 있습니다. 반면 작업을 왼쪽 클릭하면 미리 알림 옵션, 세부 단계 설정, 다른 날짜 지정 등 더 많은 옵션이 열립니다. 필요하다면 파일을 첨부하거나 메모를 남기는 것도 가능합니다.
'내게 할당됨' 및 '플래그 지정된 전자 메일'
소규모 비즈니스나 학교가 Microsoft 365를 구독하고 Microsoft Planner를 사용 중이라면 이 섹션이 특히 유용합니다. '내게 할당됨' 섹션에서는 상사나 관리자가 To Do 또는 Microsoft Planner를 통해 나에게 할당한 작업을 한눈에 확인할 수 있습니다.
Planner 계정을 To Do에 연결하려면 사이드바 팝업의 만들기 버튼을 클릭해야 할 수 있습니다. 설정이 완료되면 모든 Planner 작업이 To Do에 표시됩니다. . . . 을 클릭한 후 완료된 작업 표시를 선택하면 예전에 완료한 작업들도 확인할 수 있습니다. 하루 동안 끝내야 할 모든 작업을 한눈에 파악할 수 있어 생산성 향상에 큰 도움이 되는 기능입니다.
'플래그 지정된 전자 메일' 섹션도 놓치지 마세요. Outlook에서 플래그로 표시한 이메일은 이 섹션에 자동으로 나타납니다. 여기서 작업을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 '나의 하루' 목록에 추가하거나, 중요 표시를 제거하거나, 마감일을 변경할 수 있습니다. 항목을 두 번 클릭하면 해당 메시지의 정보를 확인할 수 있고 Outlook에서 바로 열 수도 있습니다. 중요한 내용을 찾기 위해 여러 단계를 거칠 필요 없이 빠르게 접근할 수 있는 편리한 바로가기입니다.
To Do의 그 외 유용한 기능
지금까지 To Do의 핵심 기능을 살펴봤는데요, 서비스의 '목록(Lists)' 기능도 적극적으로 활용할 수 있습니다. To Do에 작업을 추가한 후 해당 작업 전용 목록을 만들 수 있습니다. 예를 들어 장보기 작업이라면 작업을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 목록을 생성하면 됩니다. 생성된 목록은 사이드바에 표시되며, 물건을 살 때마다 항목을 하나씩 체크해 나갈 수 있습니다. 시험지 채점이나 물품 재고 관리처럼 여러 단계로 나뉘는 복잡한 업무를 체계적으로 관리하기에 정말 유용한 방법입니다.
To Do가 유용하다고 느꼈다면 댓글로 의견을 남겨주세요. 그리고 다른 Microsoft 365 앱과 서비스에 대한 최신 소식을 다루는 저희 뉴스 허브도 함께 확인해 보시기 바랍니다.