마이크로소프트가 작업 관리 앱에 더 많은 리소스를 투자하면서 지금이 Outlook Tasks를 활용하기 가장 좋은 시기입니다. Microsoft To-Do, Cortana, OneNote와 함께 사용하면 Outlook Tasks는 목록, 알림, 일일 일정을 관리할 수 있는 매우 강력한 솔루션이 됩니다. 다만 아주 사소한 단점이 하나 있습니다.
Outlook 작업에는 '시작 날짜(Start Date)'와 '기한(Due Date)'이 모두 포함되어 있어, 해당 작업을 언제 진행할 계획인지 미리 표시할 수 있습니다. 이론상으로는 시작 날짜가 되기 전까지 그 작업은 실행 대상이 아니므로, Outlook 화면에서 굳이 눈에 띄일 필요가 없습니다.
그러나 안타깝게도 Outlook은 기본적으로 시작 날짜를 무시합니다. 그 결과 미래로 예약된 작업도 목록에 계속 표시되어 화면이 어수선해지고, 당장 실행 가능한 작업을 파악하기 어려워집니다. 이 문제를 해결하는 방법은 직관적이지 않지만, Outlook의 고급 보기 필터 기능을 활용하면 충분히 해결할 수 있습니다.
시작 전에 알아둘 사항
본격적으로 시작하기 전에 한 가지 유의할 점이 있습니다. 아래 절차는 적용하려는 각 Outlook 작업 보기마다 반복해서 수행해야 합니다. 예를 들어 Outlook의 To-Do 바(To-Do Bar), To-Do Peek, 개별 작업 폴더는 모두 서로 다른 작업 보기이며 각각 독립적으로 필터링됩니다. 따라서 모든 보기에 동일하게 적용하려면 같은 과정을 여러 번 거쳐야 합니다.
1. 테스트용 작업 만들기
먼저 시작 날짜가 미래인 작업을 하나 만들어 테스트 대상을 확보하세요. 해당 작업이 즉시 목록에 나타나는 것을 확인할 수 있을 것입니다. 아직 실행할 수 없는 작업인데도 말이죠.
2. 필터 설정 창 열기
To-Do 바(또는 현재 작업 중인 보기의 배경)를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 나타나는 메뉴에서 '보기 설정(View Settings)'을 선택합니다. 팝업 창에서 '필터(Filter)...'를 클릭한 뒤, 필터 창의 '고급(Advanced)' 탭으로 전환합니다.
이미 기본 필터가 하나 이상 설정되어 있는 것을 볼 수 있습니다. 로직에서 알 수 있듯이 이 필터는 완료된 작업을 숨기는 Outlook의 기본 동작을 담당하므로 건드리지 않습니다. 대신 표 아래 입력란을 사용해 새 필터를 추가하겠습니다.
3. 시작 날짜 필터 추가
'필드(Field)' 드롭다운을 클릭하고 메뉴에서 '모든 작업 필드(All Task Fields)' > '시작 날짜(Start Date)'로 이동합니다. 그러면 '시작 날짜' 속성에 대한 필터가 추가됩니다. '조건(Condition)' 드롭다운에서 'on or before'(이전 또는 같음)를 선택하고, '값(Value)' 입력란에 따옴표 없이 'Today'라고 입력합니다. 마지막으로 '목록에 추가(Add to List)'를 누릅니다.
열려 있는 두 개의 팝업 창에서 '확인'을 클릭하면 작업 보기가 시작 날짜에 도달한 항목만 표시하도록 필터링된 것을 확인할 수 있습니다. 이것만으로도 많은 경우 문제가 해결되지만, 추가로 손볼 부분이 하나 더 있습니다.
4. 시작 날짜가 없는 작업 처리
현재 설정된 필터는 시작 날짜가 없는 작업까지 함께 숨겨 버리는데, 이는 바람직하지 않습니다. 이를 해결하려면 앞서 설명한 방법대로 필터 창으로 다시 이동하세요. '시작 날짜' 속성에 대한 필터를 하나 더 추가하고, 이번에는 조건으로 'does not exist'(존재하지 않음)를 선택한 후 값은 비워 둡니다.
이제 필터를 적용하면 시작 날짜가 된 작업과 시작 날짜가 없는 작업이 모두 정상적으로 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
이 설정이 필요한 이유
이 변경이 도움이 될지 여부는 작업 관리 방식에 따라 다릅니다. 모든 작업이 언제든 한눈에 보이는 것을 선호한다면 Outlook의 기본 동작으로도 충분합니다. 하지만 열려 있는 작업이 많은 복잡한 워크플로우에서는 아직 실행할 수 없는 작업을 숨겨 인지 부담을 줄이는 것이 중요합니다. 방법이 잘 드러나지 않을 뿐, Outlook에서 이를 설정하는 것 자체는 그리 어렵지 않습니다.
마지막으로 참고할 점은 이 변경 사항이 Outlook 데스크톱 앱에만 적용된다는 것입니다. Microsoft To-Do 같은 다른 Outlook Tasks 환경에서는 이런 방식의 작업 필터링이 불가능합니다. 다만 시작 날짜 속성(및 기타 모든 Outlook 필드)은 작업 생성 방식과 무관하게 모든 Outlook 작업에서 사용할 수 있다는 점은 다행입니다.