Microsoft가 작업 관리 앱에 더 많은 리소스를 투자함에 따라 Outlook 작업을 사용하기에 더없이 좋은 시기입니다. Microsoft To-Do, Cortana 및 OneNote와 결합된 Outlook 작업은 목록, 미리 알림 및 일일 일정을 관리하기 위한 매우 다재다능한 솔루션입니다. 단 하나의 작은 결함이 있습니다.
Outlook 작업에는 "시작 날짜"와 "마감 날짜"가 모두 있으므로 작업에 대한 예상 시간을 나타낼 수 있습니다. 이론적으로 작업은 시작 날짜가 될 때까지 관련성이 없으므로 Outlook 인터페이스에서 귀찮게 할 필요가 없습니다.
불행히도 Outlook은 일반적으로 시작 날짜를 무시합니다. 따라서 미래에 예약된 작업은 계속 표시되어 목록이 복잡해지고 즉시 실행 가능한 작업을 확인하기 어렵습니다. 이 문제를 수정하는 것은 직관적이지 않지만 Outlook의 고급 보기 필터링 기능을 사용하면 해결할 수 있습니다.
시작하기 전에 사용하려는 각 Outlook 작업 보기에 대해 다음 절차를 반복해야 합니다. 예를 들어 Outlook To-Do Bar, To-Do Peek 및 개별 작업 폴더는 모두 개별적으로 필터링할 수 있는 고유한 작업 보기입니다. 따라서 이 동작을 모든 보기에 적용하는 것은 중복 연습입니다.
먼저 시작 날짜가 미래의 작업을 만들어 작업할 수 있도록 합니다. 작업이 바로 표시되는 것을 볼 수 있어야 합니다. 아직 실행할 수 없기 때문에 특별히 도움이 되지는 않습니다.
할 일 모음(또는 작업 중인 보기의 배경)을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 나타나는 메뉴에서 "보기 설정"을 클릭합니다. 팝업 창에서 "필터..."를 클릭하고 결과 필터 팝업의 "고급" 탭으로 전환합니다.
적어도 하나의 기본 필터가 이미 존재해야 합니다. 논리에서 알 수 있듯이 이 필터는 완료된 작업을 숨기는 Outlook의 기본 동작을 수행하는 역할을 하므로 건드리지 않겠습니다. 대신 표 아래의 입력을 사용하여 새 필터를 추가할 것입니다.
"필드" 드롭다운을 클릭하고 나타나는 메뉴에서 "모든 작업 필드"> "시작 날짜"로 이동하여 시작합니다. 이렇게 하면 "시작 날짜" 속성에 필터가 추가됩니다. "조건" 드롭다운에서 "또는 이전"을 선택한 다음 "값" 입력 상자에 "오늘"(따옴표 제외)을 입력합니다. 마지막으로 "목록에 추가"를 누릅니다.
열린 팝업 창 모두에서 "확인"을 클릭하면 작업 보기가 시작 날짜에 도달한 항목만 포함하도록 필터링된 것을 볼 수 있습니다. 해결해야 할 문제가 하나 더 있지만 이렇게 하면 특정 사용 사례를 해결할 수 있습니다.
현재 이 필터는 이상적이지 않은 시작 날짜가 없는 작업도 숨깁니다. 이 문제를 해결하려면 위에서 설명한 대로 필터 창으로 돌아가십시오. "시작 날짜" 속성에 다른 필터를 추가합니다. 이번에는 "존재하지 않음"을 조건으로 선택하고 값을 비워 둡니다.
이제 필터를 적용하면 작업 보기에 시작 날짜가 발생한 작업과 시작 날짜가 없는 작업이 표시되는 것을 볼 수 있습니다.
이 변경의 이점을 얻을 수 있는지 여부는 작업 관리 워크플로에 따라 다릅니다. 구현 일정에 관계없이 모든 작업이 항상 표시되기를 원할 수 있습니다. 이 경우 Outlook의 기본 동작은 만족할 것입니다. 그러나 여러 개의 열린 작업이 있는 더 복잡한 워크플로의 경우 인지 부담을 줄이기 위해 아직 실행할 수 없는 작업을 숨기는 것이 중요합니다. 명확하지는 않지만 Outlook에서 설정하는 것은 특별히 어렵지 않습니다.
마지막으로 이러한 변경 사항은 Outlook 데스크톱 앱에만 적용됩니다. Microsoft To-Do와 같은 다른 Outlook 작업 환경에는 이러한 방식으로 작업을 필터링하는 기능이 없습니다. 그러나 시작 날짜 속성(및 기타 모든 Outlook 필드)은 생성 방법에 관계없이 모든 Outlook 작업에서 사용할 수 있습니다.