누구나 매일 수많은 이메일을 받지만, 그중에서 실제로 읽을 가치가 있는 메일은 생각보다 많지 않습니다. 받은편지함을 열어 불필요한 메일을 하나씩 골라 삭제하는 일은 사소해 보이지만, 사실 상당한 시간을 낭비하는 작업입니다. 이번 글에서는 메일 앱의 필터 기능을 활용해 자주 들어오는 이메일을 자동으로 분류하는 방법을 소개합니다.
OS X의 메일(Mail) 앱이라면 Mail > 환경설정으로 이동한 뒤 Rules(규칙) 탭을 클릭하세요. Outlook도 절차는 동일하며, 대신 Outlook > 환경설정으로 들어가면 됩니다. Gmail 사용자라면 설정을 연 다음 필터를 클릭하고 새 필터 만들기를 선택하면 됩니다. 다른 메일 클라이언트를 사용한다면 각 프로그램에 맞는 절차를 따라야 할 수 있습니다.
아래는 바로 적용해볼 수 있는 몇 가지 필터 아이디어와 설정 방법입니다.
iTunes·Amazon 영수증
가장 손쉽게 설정할 수 있는 필터입니다. iTunes 주문 영수증은 보낸 사람이 @iTunes.com이고 제목이 "Your receipt"인 경우로, Amazon 주문은 보낸 사람이 admin@wsxdn.com이고 제목이 "Your Amazon Order*" 형식인 경우로 조건을 지정하면 됩니다. 그런 다음 해당 메일을 '읽음'으로 표시하고, 미리 만들어 둔 폴더로 자동 이동되도록 설정하세요. 다소 번거로워 보일 수 있지만, 이렇게 하면 iTunes와 Amazon 관련 다른 메일은 그대로 받으면서도 영수증 메일이 받은편지함을 어지럽히는 것을 막을 수 있습니다.
같은 방식으로 자주 이용하는 다른 온라인 쇼핑몰에도 쉽게 적용할 수 있습니다. 해당 업체가 사용하는 발신 주소와 제목 형식만 파악한 뒤 위 과정을 반복하면 됩니다.
홍보성 메일 목록
때로는 수신 거부를 해도 완전히 빠져나올 수 없는 홍보성 메일 리스트에 등록되는 경우가 있습니다. 저도 집을 구매할 때 이런 경험을 했는데, 몇몇 부동산 중개인은 이후 몇 달 동안 지역 내 새 집 목록 스팸을 멈추지 않았습니다. 이럴 때 이메일 필터를 설정하는 것이 수신 거부 시스템과 씨름하는 것보다 훨씬 간단합니다. *@domain.name에서 오는 모든 메일을 도착 즉시 삭제하도록 설정하기만 하면 됩니다.
만약 그런 홍보 메일을 실제로 읽고 싶다면, 삭제 대신 별도 폴더로 이동시키는 방법도 좋습니다. 이렇게 하면 50% 할인 플래시 세일 같은 정보는 놓치지 않으면서도, 더 중요한 일에 방해받지 않고 집중할 수 있습니다.
캘린더 알림
집에서 사용하는 컴퓨터에서는 캘린더 이메일 알림을 크게 신경 쓰지 않지만, 직장에서는 이런 알림 때문에 짜증이 날 때가 많습니다. 캘린더 프로그램이 이미 알림을 보내주기 때문에 이메일로 또 한 번 알림이 뜰 필요는 없습니다. 저는 주로 Google Calendar에서 이런 메일을 받는데, 보낸 사람이 admin@wsxdn.com이면서 제목에 "Invitation" 또는 "Update"가 포함되지 않은 메일을 모으는 필터를 만들어 해결했습니다. 이렇게 하면 새 초대장이나 일정 업데이트는 놓치지 않으면서, 단순 알림 메일은 읽음 처리하여 받은편지함 밖으로 보낼 수 있습니다.
여기까지가 시작용 필터 예시입니다. 어떤 종류의 메일이 시간을 낭비하게 하는지 잘 파악하게 되면, 그에 맞는 새로운 필터를 계속 추가할 수 있습니다. 특히 유용한 필터를 찾으셨다면 Twitter @macgasm으로 알려주세요.