체계적으로 정리된 자료는 찾기가 훨씬 쉬워져 소중한 시간을 절약할 수 있습니다. 정리된 환경은 또한 급할 때 필요한 파일을 찾지 못해 겪는 스트레스를 크게 줄여줍니다.
요즘 많은 사람들이 컴퓨터나 클라우드 저장소에 수천 개의 파일을 보관하고 있습니다. 수천 개의 파일 중에서 단 하나를 찾는다고 상상해 보세요. 게다가 그 파일들이 아무렇게나 뒤죽박죽 섞여 있다면? 생각만 해도 답답해집니다. 지금부터 구글 문서(Google Docs)에서 문서 내용을 알파벳순으로 깔끔하게 정렬하는 방법을 알아보겠습니다.
구글 문서에서 텍스트 알파벳순으로 정렬하기
너무 당연한 이야기처럼 들리지만, 의외로 이런 기본적인 단계를 놓치는 경우가 많습니다. 먼저 계정에 로그인한 후 대시보드로 이동하고, 새 문서를 열거나 기존 문서를 불러오세요.
상단 메뉴에서 '확장 프로그램(Add-ons)'을 클릭한 뒤 '부가기능 설치(Get add-ons)'를 선택합니다. 검색창에 'Sorted Paragraphs'를 입력하고 파란색 무료(Free) 버튼을 클릭하세요. 설치 과정에서 부가기능이 문서를 보고 관리할 수 있는 권한을 요청하는데, 정렬 기능을 사용하려면 반드시 필요한 권한이므로 허용하면 됩니다.
설치가 완료되면 부가기능이 정렬 방법을 친절하게 안내해 줍니다. 확장 프로그램 → Sorted Paragraphs → 원하는 정렬 방식 순서대로 클릭하면 됩니다. 옵션이 너무 많아 헷갈릴까 걱정할 필요는 없습니다. 오직 두 가지, 즉 'A-Z순 정렬(Sort A-Z)'과 'Z-A순 정렬(Sort Z-A)'만 제공되기 때문입니다.
부가기능을 실제로 사용하려면 먼저 알파벳순으로 정렬할 텍스트를 드래그하여 선택하세요. 그런 다음 확장 프로그램 버튼을 클릭하고 Sorted Paragraphs 메뉴로 들어갑니다. 작은 팝업창이 나타나면 알파벳 순으로 정렬할지 역순으로 정렬할지만 고르면 끝입니다.
나중에 어떤 이유로든 이 부가기능을 삭제하고 싶다면 확장 프로그램 메뉴에서 '부가기능 관리(Manage add-ons)'를 클릭하세요. 초록색 관리(Manage) 버튼을 선택하면 목록 맨 아래에 삭제 옵션이 나타납니다.
구글 스프레드시트에서 알파벳순 정렬하기
구글 스프레드시트(Google Sheets)는 별도의 부가기능 없이도 데이터를 정렬할 수 있습니다. 기본적으로 정렬 기능이 내장되어 있어서, 이미 부가기능이 너무 많은 사용자에게는 반가운 소식입니다.
먼저 정렬할 열(column)을 선택한 뒤 상단의 '데이터(Data)' 메뉴를 클릭합니다. '범위 정렬(Sort Range)' 옵션을 찾아 클릭하면 작은 팝업창이 열립니다. 여기서 오름차순(알파벳 순) 또는 내림차순(역순) 중 원하는 방식을 고르면 됩니다.
여러 열을 동시에 정렬할 수도 있어 더욱 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 해당 열들을 드래그하여 선택한 후 다시 '데이터' 메뉴를 클릭하고 '정렬 기준(Sorted By)' 옵션으로 이동하세요.
화면 상단에 선택된 열 목록이 표시되는데, 실수로 불필요한 열까지 포함하지 않았는지 확인하세요. '다른 정렬 열 추가(Add another sort column)'를 클릭하고 각 열을 알파벳순으로 정렬할지 역순으로 정렬할지 지정합니다. 모든 열 설정을 마쳤다면 파란색 '정렬(Sort)' 버튼을 누르면 완료됩니다.
마무리
자료를 체계적으로 관리하는 것이 언제나 최선이지만, 막상 절실해지기 전에는 미루기 쉬운 일이기도 합니다. 파일 내용을 알파벳순으로 정렬해야 할 일이 생긴다면 이제 걱정할 필요가 없습니다. 이 기능이 유용하다고 생각하시나요? 아래 댓글로 의견을 남겨주세요.