클라우드 기반 서비스의 가장 큰 단점은 언제나 인터넷에 연결되어 있어야 한다는 점입니다. 인터넷이 끊기거나 이동 중이라면 작업이 그대로 멈춰버리죠.
다행히 구글 문서(지금은 구글 드라이브로 더 잘 알려져 있습니다)는 이런 상황을 대비한 기능을 갖추고 있습니다. 서비스를 오프라인 상태로 전환하면 인터넷 연결 없이도 파일에 접근하고 편집할 수 있습니다.
게다가 거의 모든 플랫폼과 기기에서 사용할 수 있습니다. 이 가이드에서는 구글 드라이브를 사용하는 모든 환경에서 오프라인 기능을 설정하고 활용하는 방법을 살펴보겠습니다.
데스크톱 브라우저에서 사용하기
데스크톱에서 구글 드라이브를 오프라인으로 사용하려면 크롬 브라우저가 필요합니다. 윈도우, 맥, 리눅스용 크롬은 모두 동일한 방식으로 작동하며, 지원하지 않는 브라우저에서는 오프라인 접근 관련 설정 자체가 나타나지 않습니다.
시작하려면 먼저 크롬에 드라이브 웹 앱이 설치되어 있어야 합니다. 크롬에는 기본적으로 포함되어 있지만, 없다면 진행 과정에서 설치하라는 안내가 표시됩니다.
구글 드라이브에서 오프라인 모드 활성화하기
drive.google.com에 접속해 계정에 로그인합니다. 화면 오른쪽 위의 톱니바퀴 모양 설정 아이콘을 클릭하고 설정을 선택합니다.
열린 창에서 오프라인 섹션의 “오프라인에서 이 기기의 Google Docs 파일 동기화” 옵션을 체크합니다. 그러면 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 드로잉 파일이 컴퓨터로 다운로드되기 시작합니다.
구글 문서에서 오프라인 모드 활성화하기
docs.google.com에 접속해 로그인합니다. 화면 왼쪽 위의 햄버거 메뉴 아이콘을 클릭하고 설정을 선택합니다.
오프라인 동기화 항목에서 사용(Turn on)을 클릭합니다. 새 탭이 열리며, 필요한 경우 크롬 웹 앱 설치 안내와 함께 오프라인 접근 허용 확인 절차가 진행됩니다.
파일 편집하기
파일 다운로드와 문서 앱 캐싱에는 몇 분 정도 걸립니다. 너무 빨리 인터넷 연결을 끊으면 파일에 접근할 수 없으니 주의하세요. 특정 파일이 확실히 오프라인에서 열리도록 하려면 해당 파일을 한 번 열었다가 닫아주면 됩니다.
오프라인 상태에서는 온라인 때와 같은 URL로 구글 드라이브나 구글 문서에 접속합니다. 파일 목록은 평소처럼 표시되지만, 오프라인에서 사용할 수 없는 파일은 회색으로 비활성화되어 보입니다.
파일을 더블클릭해 열면 파일 이름 옆에 회색 “오프라인” 아이콘이 표시됩니다.
문서를 편집하는 동안 변경 사항은 자동으로 저장되고, 다시 온라인에 접속하면 계정과 동기화됩니다. 로컬에서 수정했지만 아직 동기화되지 않은 파일은 문서 목록에서 굵은 글씨로 표시됩니다.
오프라인 상태에서 새 문서를 만드는 것도 가능합니다. 새로 만든 문서는 다음에 온라인이 될 때 계정에 업로드됩니다.
드라이브 데스크톱 앱으로 사용하기
구글 문서를 오프라인으로 쓰는 또 다른 방법은 전용 구글 드라이브 앱을 이용하는 것입니다. 데스크톱용(윈도우, 맥)과 모바일용(안드로이드, iOS) 버전이 모두 제공됩니다.
기본 설정에서는 드라이브 데스크톱 앱이 드라이브 계정의 전체 내용을 컴퓨터로 내려받습니다. 드롭박스 같은 데스크톱 클라우드 클라이언트와 비슷한 방식입니다. 특정 폴더만 동기화하려면 앱의 환경설정 > 동기화 옵션에서 선택할 수 있습니다.
앱을 설치하면 윈도우 탐색기나 맥 파인더를 통해 문서뿐 아니라 모든 드라이브 파일에 접근할 수 있습니다.
드라이브 앱으로 내려받은 파일은 모두 편집할 수 있습니다. 단, .gdoc, .gsheet 등 구글 전용 형식의 파일은 크롬에서 열어 편집해야 합니다.
파일을 더블클릭해서 열어야 하므로 크롬이 기본 브라우저로 설정되어 있어야 합니다. 다른 브라우저로 열리면 파일에 접근할 수 없습니다. 또한 앞서 소개한 대로 드라이브 웹 앱에서 오프라인 기능을 미리 켜 두어야 합니다.
그 외 일반 파일은 로컬 앱으로 열립니다. 엑셀 파일은 MS 오피스에서, 이미지는 포토샵에서 여는 식입니다.
편집 후 평소처럼 저장하면, 다음에 인터넷에 연결될 때 클라우드 계정과 동기화됩니다.
주로 한 대의 컴퓨터에서 드라이브를 사용한다면 드라이브 앱이 가장 편리한 방법입니다. 다만 수 기가바이트에 달하는 데이터를 로컬에 저장해야 하므로 여러 기기에서 쓰기에는 적합하지 않습니다.
크롬북에서 사용하기
흔한 오해와 달리 크롬북은 오프라인에서도 다양한 기능을 사용할 수 있으며, 여기에는 문서 오프라인 편집도 포함됩니다.
설정 방법은 윈도우, 맥, 리눅스에서 크롬을 사용할 때와 완전히 같습니다. 드라이브 또는 문서 앱을 열어 크롬 브라우저로 해당 사이트에 접속한 뒤, 다른 플랫폼과 동일하게 오프라인 기능을 활성화하면 됩니다.
직장에서 Google Apps로 사용하기
비즈니스용 Google Apps 환경에서도 구글 문서의 오프라인 접근을 허용할 수 있습니다. 다만 개별 사용자가 직접 켤 수는 없고 관리자가 활성화해야 하며, 사용자 역시 크롬을 사용해야 합니다.
Google Admin 콘솔에 로그인한 뒤 앱 > Google Apps > Drive > 데이터 액세스로 이동합니다. “사용자가 오프라인 문서를 사용하도록 허용” 항목을 체크하고 저장을 누르면 됩니다.
이 설정은 조직 전체에 적용됩니다. Google Apps Unlimited나 교육용 계정에서는 보안상의 이유로 특정 사용자나 그룹만 오프라인 접근을 허용하도록 제한할 수도 있습니다.
모바일에서 사용하기
iOS와 안드로이드용 구글 앱은 스마트폰과 태블릿 사용자에게 오프라인 기능을 제공합니다. 윈도우 태블릿에서는 앞서 설명한 크롬 데스크톱 방식을 사용해야 하고, 윈도우 폰은 공식적으로 지원되지 않습니다. 서드파티 앱 GDocs를 이용하면 윈도우 폰에서도 오프라인 열람은 가능하지만 편집은 되지 않습니다.
iOS와 안드로이드에서 문서 오프라인으로 사용하기
아이폰·아이패드용 앱과 안드로이드용 앱은 같은 방식으로 작동합니다. 한 번에 모든 파일을 오프라인으로 전환하는 설정은 없고, 파일 하나하나 오프라인 사용을 지정해야 합니다.
방법은 세 가지입니다. 앱 메인 화면에서 원하는 파일 아래의 점 세 개 메뉴 버튼을 누르고 오프라인 유지(Keep offline)를 선택하거나,
파일을 연 상태에서 메뉴의 오프라인 유지를 선택하거나, 세부정보를 열어 같은 옵션을 선택하면 됩니다. 어떤 방법이든 옵션을 해제하면 기기에서 오프라인 사본이 삭제됩니다.
옵션을 선택하면 파일이 다운로드되며, 완료되면 알림으로 알려줍니다.
화면 왼쪽 가장자리에서 안쪽으로 스와이프해 메뉴를 연 뒤 오프라인을 선택하면 오프라인에서 사용 가능한 파일만 볼 수 있습니다.
편집 내용은 자동으로 저장되고, 기기가 다음에 인터넷에 연결될 때 계정과 동기화됩니다.
오프라인 작업 시 주의할 점
구글 문서를 오프라인으로 사용할 때 알아두어야 할 몇 가지 이슈가 있습니다.
- 동기화 충돌. 구글 드라이브의 장점은 어느 기기에서든 파일에 접근할 수 있다는 것과 다른 사람과 손쉽게 협업할 수 있다는 점입니다. 하지만 오프라인에서 편집한 내용은 즉시 다른 브라우저나 다른 사용자에게 반영되지 않습니다. 다른 곳에서 이미 수정된 문서를 나중에 동기화하면 두 버전이 병합될 수 있습니다. 혼란을 피하려면 파일을 오프라인으로 가져갈 때 협업자들에게 미리 알려 다른 사람이 작업하지 않도록 하는 것이 좋습니다.
- 스프레드시트 호환성. 2013년 12월 이전에 구글 스프레드시트에서 만든 스프레드시트는 편집할 수 없고 읽기 전용으로만 열립니다. 오래된 스프레드시트를 편집해야 한다면 내용을 새 문서로 복사해 붙여넣으세요.
- 제한된 기능. 데스크톱에서 구글 문서를 오프라인으로 전환하면 기본 텍스트 편집기 수준으로 기능이 줄어듭니다. 기본적인 서식 옵션은 사용할 수 있지만, 맞춤법 검사, 이미지 삽입, 설치한 부가기능 사용 등 많은 기능이 빠집니다. 모바일 앱은 원래 기능이 가벼운 편이라 상대적으로 덜 불편합니다.
오프라인 작업은 어디까지나 절충안
구글 문서를 오프라인으로 사용한다고 해서 MS 오피스나 다른 전통적인 데스크톱 오피스 제품군을 완벽히 대체할 수 있는 것은 아닙니다. 인터넷이 연결되어 있을 때는 온라인으로 사용하는 것이 가장 좋습니다.
하지만 한계와 잠재적인 함정만 잘 알고 있다면 이 기능은 놀랄 만큼 유용합니다. 어디에서든 작업을 이어갈 수 있고, 데이터는 안전하게 보관되며 연결이 복구되면 매끄럽게 동기화됩니다. 기능을 켜 두어도 성능 저하는 거의 없으니, 자주 쓰지 않을 것 같더라도 미리 활성화해 두는 것을 권합니다.
그리고 구글 문서처럼 오프라인에서도 작동하는 훌륭한 생산성 앱은 이 밖에도 많다는 점을 기억하세요.