여러 사람이 함께 작성해야 하는 구글 스프레드시트를 만들 때 드롭다운 목록을 활용하면 데이터 입력 과정을 훨씬 간편하게 바꿀 수 있습니다. 입력자가 직접 값을 타이핑하지 않고 목록에서 선택하기만 하면 되기 때문에 오타나 잘못된 값 입력도 자연스럽게 줄어듭니다.
드롭다운 목록의 항목은 다른 셀 범위에서 가져올 수도 있고, 설정 창에 직접 입력할 수도 있습니다. 이 글에서는 두 가지 생성 방법과 함께 기존 드롭다운 목록을 관리·활용하는 다양한 팁까지 모두 정리해 드립니다.
구글 스프레드시트에서 수동으로 드롭다운 목록 만들기
가장 빠르게 드롭다운 목록을 만드는 방법은 데이터 확인(유효성 검사) 설정 창 안에 항목을 직접 입력하는 것입니다.
방법은 다음과 같습니다.
1. 드롭다운 목록을 만들고 싶은 셀을 선택한 뒤, 상단 메뉴에서 데이터를 클릭하고 데이터 확인(Data validation)을 선택합니다.
2. '기준(Criteria)' 항목 옆의 드롭다운에서 항목 목록(List of items)을 선택합니다.
3. 오른쪽 입력란에 드롭다운에 넣고 싶은 항목들을 쉼표(,)로 구분하여 입력합니다. 예: "대기중, 진행중, 완료"
4. 저장(Save) 버튼을 누르면 선택했던 셀에 드롭다운 화살표가 생긴 것을 확인할 수 있습니다.
데이터 확인 옵션 살펴보기
데이터 확인 창에는 결과물의 동작 방식을 좌우하는 몇 가지 중요한 설정이 있습니다.
셀에 드롭다운 표시(Show dropdown list in cell) 옵션을 해제하면 셀에 드롭다운 화살표가 나타나지 않습니다. 대신 사용자가 입력을 시작하면 일치하는 목록 항목들이 자동으로 제안됩니다.
잘못된 데이터 처리(On invalid data) 섹션에서 경고 표시(Show warning)를 선택하면, 목록에 없는 값을 입력했을 때 빨간색 경고 표식이 나타나 해당 값이 목록과 일치하지 않는다는 메시지를 보여줍니다.
반대로 입력 거부(Reject input)를 선택하면 구글 스프레드시트가 해당 입력을 거부하고 목록의 첫 번째 항목으로 되돌려 놓습니다.
모양(Appearance) 섹션에서 유효성 도움말 텍스트 표시(Show validation help text)를 체크하고 아래 입력란에 문구를 적어두면, 사용자가 해당 셀을 선택할 때 그 안내 문구가 함께 표시됩니다.
셀 범위를 이용해 드롭다운 목록 만들기
더욱 유연하게 드롭다운 목록을 관리하고 싶다면, 특정 셀 범위의 내용을 목록으로 불러오는 방식을 사용하는 것이 좋습니다. 범위를 소스로 사용하면 원본 데이터만 수정해도 드롭다운이 자동으로 갱신됩니다.
방법은 다음과 같습니다.
1. 먼저 목록으로 사용할 항목들을 아무 셀 범위에 입력해 둡니다. 이 범위는 같은 시트에 있을 필요가 없으며, 다른 시트 탭에 만들어두어도 됩니다.
2. 드롭다운 목록을 만들 셀을 선택한 뒤, 메뉴에서 데이터 → 데이터 확인을 차례로 선택합니다.
3. 이번에는 기준 드롭다운에서 범위에서 목록(List from a range)을 선택하고, 작은 격자 모양 아이콘을 클릭해 범위 선택 창을 엽니다.
4. 목록으로 사용할 셀 범위를 드래그하여 지정하면, 데이터 범위 선택(Select a data range) 필드에 해당 범위 주소가 표시됩니다.
5. 확인(OK)을 눌러 범위 선택 창을 닫고 데이터 확인 창으로 돌아갑니다. 나머지 옵션을 원하는 대로 설정한 뒤 저장을 누르면 완료됩니다.
6. 이제 선택했던 셀에서 해당 범위의 데이터가 드롭다운 목록 항목으로 나타나는 것을 볼 수 있습니다.
7. 같은 방식으로 반복하면 다른 열에도 얼마든지 동적 드롭다운 목록을 추가할 수 있습니다.
셀 범위를 데이터 소스로 활용하면 매번 드롭다운 목록을 하나씩 열어 수정하지 않아도 되므로, 스프레드시트 전체를 최신 상태로 유지하기에 매우 효율적입니다.
알아두면 유용한 드롭다운 목록 활용 팁
범위와 연결된 드롭다운 목록이 가장 실용적인 이유는 스프레드시트 전체의 유지보수 부담을 크게 줄여주기 때문입니다.
범위 한 번 수정으로 여러 셀 동시 업데이트
하나의 범위에서 데이터를 가져오는 셀이 많다면 효과가 더욱 커집니다. 목록 항목을 변경하고 싶을 때 원본 범위만 수정하면 됩니다.
설령 해당 목록을 사용하는 셀이 수백 개라 해도, 범위를 딱 한 번만 고치면 모든 드롭다운 셀이 즉시 함께 업데이트됩니다.
유효성이 설정된 셀 복사로 시간 절약
드롭다운이 설정된 셀을 다른 셀로 복사하면 유효성 설정까지 그대로 따라갑니다. 덕분에 데이터 확인 창을 처음부터 다시 거쳐야 하는 수고를 줄일 수 있습니다.
특히 요일, 월, 시간처럼 표준화된 데이터 목록을 여러 곳에 넣어야 할 때 복사 기능이 매우 유용합니다.
셀 유효성 빠르게 제거하기
어떤 셀에서 더 이상 드롭다운 목록이 필요하지 않다면 손쉽게 제거할 수 있습니다. 해당 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 유효성 검사(Validation)를 선택한 뒤, 데이터 확인 창에서 유효성 검사 삭제(Remove validation)를 누르면 됩니다.
그러면 셀에서 드롭다운 화살표와 목록 항목이 모두 사라지고, 일반적인 스프레드시트 셀로 되돌아갑니다.
시트 간 정보 전달에 쓰는 이중 드롭다운 목록
드롭다운 목록의 또 다른 활용법은 시트 사이에 정보를 전달하는 것입니다. 사람과 사람 사이에 업무 정보를 전달하는 용도로도 쓸 수 있습니다.
예를 들어, 한 팀이 완료한 업무 목록이 담긴 원본 시트가 있다면, 두 번째 시트를 그 완료된 업무 목록을 기반으로 구성할 수 있습니다.
첫 번째 목록 역시 앞서 설명한 동적 드롭다운 방식으로 만들어도 되고, 아니어도 상관없습니다.
완료된 업무를 전달받을 시트의 셀을 선택하고, 앞서와 같은 방법으로 데이터 확인 창을 엽니다. 데이터 범위를 지정할 때 원본 업무 시트로 이동해 업무가 담긴 열 전체(빈 셀 포함)를 선택합니다.
그러면 대상 시트의 드롭다운에 원본 시트 업무 열의 데이터가 불러와집니다. 이제 두 번째 팀은 첫 번째 팀이 완료한 업무를 기준으로 자신들의 프로젝트 업무를 진행할 수 있습니다.
첫 번째 팀은 계속해서 새로 완료한 업무를 원본 시트에 추가하면 됩니다.
소스 범위에 빈 셀까지 포함해 두었기 때문에, 새로 추가되는 고유한 업무들은 두 번째 팀의 드롭다운 목록에 자동으로 나타납니다.
단, 두 번째 드롭다운에는 고유한(unique) 업무 항목만 표시된다는 점을 기억하세요. 원본의 특정 행 데이터를 그대로 넘기는 방식은 아니지만, 다른 사람들이 시트에 추가한 모든 고유 항목을 두 번째 팀이 한눈에 파악하기에는 아주 좋은 방법입니다.
구글 스프레드시트 드롭다운 목록, 어떻게 활용할까요?
지금까지 살펴본 것처럼 구글 스프레드시트는 다른 셀의 정보를 가져와 드롭다운 목록을 채우는 다양한 방법을 제공합니다. 데이터 입력 요구가 단순하다면 굳이 범위를 만들 필요 없이, 항목을 쉼표로 구분해 직접 입력하는 수동 방식만으로도 충분합니다.
어떤 방식을 선택하든, 여러분의 스프레드시트에서 데이터 입력을 최대한 쉽고 간단하게 만들 수 있을 것입니다.