Google 문서에는 이미 훌륭한 기능이 많지만, 기본적으로 제공되지 않는 기능이 가끔 필요할 때가 있습니다. 이럴 때 유용한 것이 바로 Google 문서 추가 기능(애드온)입니다. 추가 기능을 활성화하면 Google 문서의 기본 기능을 자유롭게 확장할 수 있는데요, 이 글에서는 문서 작업 효율을 크게 높여 주는 최고의 추가 기능들을 소개합니다.
Highlight Tool – 스마트한 텍스트 강조
문서를 편집하거나 다른 사람과 협업할 때 텍스트 강조 기능은 그 어떤 것보다 유용합니다. Google 문서에는 기본적인 강조 기능이 있긴 합니다. 강조하고 싶은 텍스트를 선택한 뒤 리본 메뉴의 강조 아이콘을 클릭하고 원하는 색상을 고르면 됩니다.
하지만 이 기본 방식은 몇 단계를 거쳐야 하고 사용할 수 있는 색상 옵션도 제한적입니다. Highlight Tool 추가 기능을 사용하면 강조 작업이 훨씬 더 빠르고 체계적으로 바뀝니다.
Highlight Tool 설정 방법
- Google 문서 메뉴에서 추가 기능 → Highlight Tool → Settings를 차례로 선택합니다.
- Automatically scan for highlighter sets on start(시작 시 형광펜 세트 자동 검색) 옵션을 활성화합니다.
- 창右上의 X를 눌러 창을 닫은 뒤, 다시 추가 기능 → Highlight Tool → Start를 선택해 도구를 실행합니다.
도구가 실행되면 오른쪽에 Highlight Tool 창이 열립니다. 강조할 텍스트를 선택한 상태에서 창의 Highlighter Library를 클릭하세요.
첫 번째 창에서 New Set을 선택하고, 세트 이름을 정한 뒤 적절한 색상을 지정합니다. 원한다면 색상에 라벨을 붙일 수도 있습니다. 모두 마쳤으면 Save를 누르면 됩니다.
이렇게 만든 강조 색상 세트는 화면 오른쪽의 Highlight Tool 창에 표시됩니다. 이후에는 강조할 텍스트를 선택하고 원하는 색상 세트를 클릭하기만 하면 즉시 해당 색상으로 강조됩니다. 원하는 만큼 다양한 색상 세트를 만들어 두면 반복 작업이 획기적으로 줄어듭니다.
Code Blocks – 깔끔한 코드 서식
문서에 코드를 자주 기록해야 한다면 Code Blocks 추가 기능이 필수입니다. Google 문서는 기본적으로 코드 서식을 잘 지원하지 않아서, 글꼴을 바꾸고 배경색을 넣는 등의 작업을 일일이 손으로 해야 했습니다.
Code Blocks를 설치한 뒤 추가 기능 메뉴 → Code Blocks → Start를 선택하면 오른쪽에 새 창이 열립니다. 여기서 코드 언어와 서식 테마를 자유롭게 선택할 수 있습니다.
사용법은 간단합니다. 문서에 코드를 붙여넣고 코드 전체를 드래그한 뒤, Code Blocks 창의 Format 버튼을 클릭하면 끝입니다. 그러면 완벽하게 서식이 적용된 코드 블록이 문서 안에 삽입됩니다.
지원하는 프로그래밍 언어도 매우 다양하고, 보기 좋은 코드 서식 테마도 여러 종류 제공되므로 개발 문서를 작성하는 분들께 특히 추천합니다.
Fillable Document – 작성 가능한 양식 문서 만들기
Google 문서의 흔한 활용법 중 하나는 다른 사람이 작성할 수 있는 양식 템플릿을 만드는 것입니다. 하지만 기본 기능만으로는 작성 가능한(fillable) 문서를 쉽게 만들기 어렵습니다. Fillable Document 추가 기능이 바로 이 문제를 해결해 줍니다.
초기 설정
설치 후 추가 기능 메뉴에서 Fillable Document를 선택하고 Start를 누른 뒤, Start setup을 클릭해 설정을 시작합니다.
- 1단계: 양식에 입력된 데이터를 저장할 스프레드시트를 선택합니다. 새로 만들거나 기존 시트를 불러올 수 있습니다.
- 2단계: 결과 문서를 저장할 대상 폴더를 선택하거나 새로 만듭니다.
- 3단계(선택): 양식을 받는 사람에게 보낼 이메일 템플릿을 작성합니다.
필드 만들기와 양식 배포
설정이 끝나면 오른쪽 Fillable Document 창에서 Field List 옆의 + 아이콘이나 Create New Field 버튼으로 입력 필드를 추가합니다. 만든 필드는 Insert Field 아이콘을 통해 문서에 삽입할 수 있으며, 문서 안에는 $ 기호가 붙은 자리표시자 형태로 나타납니다.
Fillable Document 창에서 Open Web Form을 선택하면 웹에서 실제로 어떻게 보이는지 미리 확인할 수 있습니다.
양식 작성을 마쳤다면 Publish Form을 선택하고, Sharing 탭에서 양식을 받을 이메일 주소 목록을 입력한 뒤 다시 Publish Form을 누르면 이메일이 일괄 발송됩니다.
Mail Merge – 스프레드시트 데이터로 문서 대량 생성
Mail Merge는 Google Sheets의 데이터 값을 템플릿 문서에 자동으로 삽입해 주는 강력한 추가 기능입니다.
예를 들어 수백 명의 고객에게 송장을 보내야 하는 사업자를 생각해 보세요. 송장 '템플릿' 문서를 하나 만들어 두고, 스프레드시트의 각 행 데이터로 특정 필드만 채워 넣으면 됩니다. 그러면 원본 스프레드시트의 모든 데이터를 처리하는 데 필요한 만큼 송장 문서가 자동으로 생성됩니다.
사용 방법은 추가 기능 메뉴 → Mail Merge → Start를 선택하면 됩니다. 오른쪽에 열린 창에서 병합할 데이터가 담긴 스프레드시트를 선택하고, 템플릿에 넣을 필드를 하나씩 지정하면 됩니다.
여러 사용자에게 문서를 자동 발송하고 싶다면 Show Email Settings를 선택해 이메일 머리글 템플릿을 사용자 지정할 수 있습니다. 이때는 내 이메일 계정에 맞는 SMTP 설정을 추가 기능에 올바르게 입력해 두어야 합니다.
Pixabay Free Images – 무료 이미지 바로 검색
Pixabay Free Images는 사용법이 가장 간단한 추가 기능 중 하나입니다. 문서에 바로 쓸 수 있는 무료 이미지를 검색해 주는 도구이기 때문입니다.
추가 기능 메뉴 → Pixabay Free Images → Search Images를 선택하면 오른쪽에 검색 창이 열립니다. 여기서 원하는 무료 이미지를 찾아 클릭하면 커서가 있는 위치에 곧바로 이미지가 삽입됩니다.
Doc Variables – 협업용 변수 양식
Doc Variables는 Mail Merge나 Fillable Document의 대안이 되는 추가 기능으로, 여러 사람이 각자의 값을 입력해 문서를 완성하도록 할 때 특히 유용합니다. 문서에 만들어 둔 변수에 사용자가 데이터를 입력할 수 있는 협업용 양식을 제공합니다.
변수 만들기
설치 후 추가 기능 메뉴 → Doc Variables → Insert Variable을 선택하고, 문서에 넣을 변수 유형을 고릅니다. 변수 이름을 정하고 한 줄짜리 필드인지 여러 줄 입력이 가능한 필드인지 지정한 뒤 OK를 누르면, 문서에 $ 기호가 붙은 변수가 삽입됩니다.
받는 사람이 작성하는 방법
완성된 문서를 받은 사람은 추가 기능 메뉴에서 Start를 선택하기만 하면 됩니다. 그러면 오른쪽에 문서에 포함된 모든 변수 입력란이 나타납니다.
각 변수를 채운 뒤 파란색 화살표 버튼을 누르면, 입력한 정보가 문서 전체에 자동으로 반영됩니다. 복잡한 설명 없이도 누구나 쉽게 작성할 수 있는 양식 문서를 만들 수 있는 셈입니다.
Text Cleaner – 문서 편집 자동화
문서 편집 작업이 많다면 Text Cleaner 추가 기능이 반복 노동을 크게 줄여 줍니다. 설치하면 메뉴에서 바로 다양한 빠른 편집 기능을 사용할 수 있습니다.
추가 기능 메뉴 → Text Cleaner를 선택하면 다음과 같은 편집을 문서 전체에 한 번에 적용할 수 있습니다.
- 줄바꿈 제거
- 단락 구분 제거
- 강제 줄바꿈 수정
- 문장 안의 중복 공백 제거
- 탭 문자 제거
- 스마트 따옴표(곧은/굽은 따옴표) 수정
더 많은 편집 도구가 필요하다면 Configure를 선택하세요. 새 창이 열리고 Text Cleaner의 세부 기능을 직접 사용자 지정할 수 있습니다.
이 화면에서 원하는 편집 항목을 모두 선택한 뒤 Save and clean now를 누르면, 해당 편집들이 문서 전체에 한꺼번에 적용됩니다.
마무리
이 글에서 소개한 추가 기능들은 모두 Google 문서의 기본 기능을 한 단계 끌어올려 줍니다. 텍스트 강조부터 코드 서식, 양식 자동화, 대량 문서 생성, 이미지 삽입, 편집 자동화까지, 상황에 맞는 도구를 잘 활용하면 문서 작업 속도와 완성도가 놀랍도록 향상될 것입니다.