Microsoft Word 문서를 작성하다가 의견을 남기거나 메모를 달아야 할 때가 있죠. 또는 이미 작성된 문서에 달린 주석을 수정하거나 삭제해야 하는 경우도 있습니다. 이 글에서는 Word 문서에 주석을 삽입하는 방법과 기존 주석을 편집하거나 삭제하는 방법까지 한 번에 정리해 드립니다.
Word의 주석 도구는 어디에 있나요?
Microsoft Word에서 주석 도구는 리본 메뉴의 검토 탭에 있습니다. 주석 전용 도구는 두 그룹으로 나뉩니다. 첫 번째는 메모 그룹으로, 새 메모 추가, 메모 삭제, 이전/다음 메모로 이동, 모든 메모 한 번에 표시 등의 기능을 제공합니다. 두 번째는 추적 그룹으로, 본문의 변경 내용과 메모를 추적하는 기능 외에도 메모가 문서에 표시되는 방식을 조절하는 도구가 포함되어 있습니다.
최신 버전의 Microsoft Word에서는 세 가지 방법으로 주석을 남길 수 있습니다. 검토 탭의 새 메모 도구 사용, 삽입 탭의 메모 도구 사용, 그리고 키보드 단축키 사용입니다. 먼저 첫 번째 방법부터 살펴보겠습니다.
- 주석을 달고 싶은 텍스트를 선택합니다. 선택된 텍스트는 주석 범위로 지정되며, 해당 주석이 참조하는 부분이 됩니다.
- 검토 탭으로 이동합니다.
- 새 메모를 선택합니다.
이것으로 끝입니다. 새 주석이 성공적으로 삽입되었습니다. 이제 문서 여백에 마크업 영역이라 불리는 입력 상자가 열리는데, 이 여백 영역을 검토 창이라고 합니다. 원하는 내용을 입력하고, 작성이 끝나면 Esc 키를 누르거나 문서 본문 아무 곳이나 클릭하면 본문으로 돌아갑니다.
이번에는 새 주석을 삽입하는 다른 방법입니다.
- 텍스트를 선택합니다.
- 삽입 탭으로 이동합니다.
- 메모를 선택합니다.
이제 주석 내용을 입력하면 됩니다.
마지막으로, 텍스트를 선택한 상태에서 Alt + Ctrl + M 단축키를 눌러서도 주석을 삽입할 수 있습니다.
주석에 답글 다는 방법
기존 주석에 답글을 추가하는 것은 매우 간단합니다.
- 기존 주석의 메모 상자를 클릭합니다.
- 주석 내용 아래에 있는 답글 버튼을 선택합니다.
- 답글을 입력하고, 완료 후 Esc 키를 누르거나 문서 본문 아무 곳이나 마우스 왼쪽 버튼으로 클릭합니다.
주석에 달린 답글은 원래 주석 바로 아래에 표시됩니다.
답글은 필요한 만큼 계속 추가할 수 있습니다. 다만 모든 2차 답글은 동일한 수준에 표시된다는 점에 유의하세요. 기존 답글 아래의 답글 버튼을 눌러도, 화면상으로는 모두 원래 주석에 대한 답글처럼 보이게 됩니다.
Word에서 주석 편집하는 방법
주석 편집은 간단합니다. 수정하려는 주석의 마크업 영역 아무 곳이나 클릭한 뒤 원하는 대로 내용을 고치면 됩니다. 텍스트를 추가하거나, 불필요한 부분을 지우거나, 그 밖의 방식으로 자유롭게 수정할 수 있습니다.
주석 해결(Resolve) 처리하기
Microsoft Word에서는 주석을 '해결됨'으로 표시할 수 있습니다. 주석이 해결되면 글꼴 색이 변경되어, 문서를 함께 사용하는 모든 사람에게 해당 사항이 처리되었음을 알려 줍니다. 이렇게 표시해 두면 수정 사항을 관리하기가 훨씬 수월합니다.
주석을 해결됨으로 표시하려면 다음 단계를 따르세요.
- 해결로 표시할 주석의 텍스트 아무 곳이나 클릭합니다.
- 주석 내용 아래에 나타나는 해결 버튼을 선택합니다.
또는 주석을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 드롭다운 메뉴에서 주석 해결을 선택해도 같은 결과를 얻을 수 있습니다.
참고: 해결 버튼이 회색으로 비활성화되어 있는 경우가 있습니다. 이 경우에는 주석을 해결 처리할 수 없는데, 대개 문서가 Word 2010 이하 버전에서 만들어졌기 때문입니다. '주석 해결' 기능은 Word 2013에서 처음 도입되었습니다. 이 문제를 해결하려면 문서를 변환하여 새 기능을 활성화해야 합니다.
- 리본 메뉴에서 파일 탭으로 이동합니다.
- 왼쪽 메뉴에서 정보를 선택한 뒤 변환을 클릭합니다.
- 변환된 문서를 저장합니다.
단, 문서 변환 시 서식에 예상치 못한 변화가 생길 수 있다는 점을 기억하세요. 가장 흔한 변화는 표 너비입니다. Word 버전별로 셀 여백을 처리하는 방식이 다르기 때문입니다.
Word에서 주석 삭제하는 방법
주석은 하나씩 삭제할 수도 있고, 문서의 모든 주석을 한 번에 삭제할 수도 있습니다. 답글이 달린 주석을 삭제하면 답글도 함께 삭제됩니다. 반대로 답글만 삭제하면 원래 주석은 그대로 유지됩니다.
주석 하나를 삭제하려면 다음 단계를 따르세요.
- 삭제할 주석의 텍스트 아무 곳이나 클릭합니다.
- 검토 탭으로 이동해 삭제를 선택합니다.
다른 방법으로는, 삭제할 주석을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 메뉴에서 메모 삭제를 선택하면 됩니다.
이 과정을 반복하면 원하는 만큼 주석을 삭제할 수 있습니다.
문서의 모든 주석을 한 번에 삭제하려면 다음 단계를 따르세요.
- 아무 주석도 선택하지 않은 상태에서 검토 탭으로 이동합니다.
- 삭제 버튼 아래의 아래쪽 화살표를 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 문서의 모든 메모 삭제를 선택합니다.
참고: 어떤 버전의 Microsoft Word에도 '해결됨'으로 표시된 주석만 골라서 삭제하는 기능은 없습니다. 해결된 주석만 지우고 싶다면 해당 주석들을 하나씩 직접 삭제해야 합니다.
주석 숨기는 방법
주석을 삭제하지 않고 임시로 감추고 싶다면 숨기기 기능을 사용하는 것이 좋습니다. 방법은 두 가지가 있습니다. 첫 번째 방법은 주석은 숨기되, 변경 내용 추적으로 표시된 수정 사항은 계속 보여 주는 방식입니다. 두 번째 방법은 주석과 변경 내역을 모두 숨기는 방식입니다.
방법 1:
- 검토 탭으로 이동합니다.
- 추적 그룹에서 변경 내용 표시를 선택합니다.
- 메모를 선택합니다. 같은 메뉴를 다시 열었을 때 '메모' 항목에 체크 표시가 사라져 있다면, 주석이 성공적으로 숨겨진 것입니다.
방법 2:
- 검토 탭으로 이동합니다.
- 추적 그룹의 검토용으로 표시 섹션에서 변경 내용 없음(No Markup)을 선택합니다.
주석이 보이지 않을 때는?
분명히 Word 문서에 주석이 있는데 화면에 보이지 않는다면, 주석이 숨겨져 있을 가능성이 큽니다. 변경 내용 추적으로 기록된 수정 사항도 마찬가지입니다. 다음 단계를 따르면 주석이 다시 표시됩니다.
- 검토 탭으로 이동합니다.
- 추적 그룹에서 모든 변경 내용 표시 또는 단순한 표시를 선택합니다.
- 변경 내용 표시를 클릭한 뒤 메모 항목에 체크되어 있는지 확인합니다.
위 단계를 따르면 일반적으로 주석이 정상적으로 표시됩니다. 그래도 주석이 나타나지 않는다면 검토 탭의 메모 그룹에서 메모 표시 기능이 회색으로 비활성화되어 있는지 확인하세요. 비활성화되어 있다면 이 기능을 사용할 수 없습니다. 이런 현상은 검토용으로 표시 섹션이 '모든 변경 내용 표시'로 설정되어 있을 때 종종 발생합니다.
이 경우 단순한 표시로 변경하면 문제가 해결됩니다.
이제 Microsoft Word에서 주석을 삽입, 편집, 삭제하는 방법을 모두 익혔으니 문서를 훨씬 수월하게 관리할 수 있습니다. Word 사용에 대해 더 궁금한 점이 있다면 아래에 댓글을 남겨 주세요. 성심껏 답변해 드리겠습니다.