Word에서 숫자 데이터를 다루다가 Excel로 옮기고 싶으신가요? 데이터를 직접 복사·붙여넣는 방법부터 파일 형식을 변환하는 방법까지, Word 문서를 Excel로 전환하는 몇 가지 간단한 방법이 있습니다.
Word 파일을 Excel로 변환하는 구체적인 절차가 궁금하시다면, 아래에 소개하는 단계별 방법을 따라 해 보세요.
방법 1: 복사하여 붙여넣기
Word 문서를 Excel로 변환하는 가장 간단한 방법은 데이터를 직접 복사해서 붙여넣는 것입니다. 특히 데이터가 표 형식으로 되어 있을 때 효과적입니다. 행과 열 구조가 Excel 레이아웃에 그대로 맞춰지기 때문입니다.
- 먼저 Excel로 변환할 표가 들어 있는 Word 문서를 엽니다.
- 마우스로 드래그하여 표 전체를 선택합니다. 또는 표 왼쪽 위 모서리에 있는 선택 아이콘(이동 핸들)을 클릭해도 됩니다.
- Ctrl + C를 눌러 표를 클립보드에 복사합니다(Mac은 Cmd + C).
- 표를 붙여넣을 새 Excel 통합 문서 또는 기존 통합 문서를 엽니다.
- 표를 붙여넣을 셀을 선택하거나, 워크시트 아무 곳이나 클릭해 새 표를 만듭니다.
- Ctrl + V(Mac은 Cmd + V)를 눌러 클립보드의 표를 붙여넣거나, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 뒤 '붙여넣기'를 선택합니다.
Excel은 Word 표에 맞춰 열 너비와 서식을 자동으로 조정합니다.
이후 글꼴, 색상, 크기 등 세부 서식을 변경하면서 스프레드시트에 맞게 다듬으면 됩니다.
방법 2: 텍스트 파일로 저장 후 Excel로 가져오기
또 다른 방법은 Word 문서를 일반 텍스트(.txt) 파일로 저장한 뒤 Excel로 가져오는 것입니다. 이 방법은 쉼표, 탭, 공백 같은 구분 기호로 항목이 나뉘어 있는 목록 형식의 데이터에 특히 적합합니다.
Excel은 구분 기호 사이의 데이터를 하나의 셀로, 각 줄을 하나의 행으로 변환해 줍니다.
- Excel로 변환할 목록이 들어 있는 Word 문서를 엽니다.
- 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭하고 텍스트 파일을 저장할 위치를 지정합니다.
- '저장 형식' 드롭다운 목록에서 일반 텍스트(*.txt)를 선택합니다.
- '저장' 버튼을 눌러 파일을 저장합니다.
- 파일 변환 대화 상자가 나타나면 기본 설정을 그대로 두고 '확인'을 클릭합니다.
- 이제 Word 문서를 닫거나 최소화한 뒤 Excel을 실행합니다.
- Excel에서 데이터 > 텍스트/CSV에서(또는 데이터 > 데이터 가져오기 > 텍스트(레거시)에서)를 선택하고, 앞서 저장한 텍스트 파일의 위치로 이동합니다.
- 텍스트 파일을 선택하고 '가져오기' 또는 '데이터 가져오기'(Excel 버전에 따라 다름)를 클릭하면, 텍스트 가져오기 마법사가 실행되어 데이터의 구분 방식과 서식을 지정할 수 있습니다.
- 마법사 3단계 중 1단계에서, 데이터가 쉼표나 탭 등 문자로 구분되어 있다면 '구분 기호로 분리됨'을, 공백으로 열이 정렬된 고정 폭 데이터라면 '너비가 일정함'을 선택합니다.
- '다음'을 클릭해 계속 진행합니다.
- 2단계에서는 탭, 쉼표, 공백 등 해당 데이터에 적용되는 구분 기호의 체크박스를 선택합니다. '기타' 입력란에 직접 구분 문자를 지정할 수도 있습니다. 하단의 데이터 미리 보기 창에서 Excel이 데이터를 어떻게 열로 나눌지 미리 확인할 수 있습니다.
- '다음'을 클릭해 진행합니다.
- 3단계에서는 각 열의 데이터 서식(일반, 텍스트, 날짜 등)을 지정할 수 있습니다. 특정 열을 가져오고 싶지 않다면 '열 가져오지 않음(건너뜀)' 옵션을 선택하세요.
- '마침'을 클릭해 과정을 종료합니다.
- 가져온 데이터를 배치할 위치(기존 워크시트 또는 새 워크시트)를 선택한 뒤 '가져오기'를 누릅니다.
이후 데이터가 Excel 통합 문서로 불러와집니다. 저장하기 전에 데이터가 올바르게 들어왔는지 반드시 확인하세요. 제대로 되지 않았다면 데이터를 지우고 설정을 조정한 뒤 과정을 반복해야 할 수 있습니다.
방법 3: 온라인 Word-Excel 변환 도구 사용하기
세 번째 방법은 다양한 파일 형식을 처리할 수 있는 온라인 변환 도구를 활용하는 것입니다. Microsoft Office를 사용할 수 없거나 빠르고 간편한 해결책이 필요할 때 유용합니다.
이런 도구는 온라인에 여럿 있으며, 검색 엔진에서 간단히 검색하면 후보를 확인할 수 있습니다. 여기서는 Convertio의 Word to Excel 변환 도구를 예로 들어 설명하지만, 대부분의 도구도 비슷한 방식으로 작동합니다.
- 웹 브라우저에서 Convertio Word to Excel 도구를 엽니다(또는 선호하는 다른 도구를 사용해도 좋습니다).
- '파일 선택'을 눌러 PC나 Mac에서 변환할 Word 파일을 선택합니다. 또는 파일을 페이지로 끌어다 놓아 업로드할 수도 있습니다.
- Excel 출력 형식으로 XLS 또는 XLSX 중 하나를 선택합니다.
- '변환' 버튼을 눌러 변환을 시작합니다.
- 변환이 완료되면 '지금 다운로드' 버튼을 눌러 변환된 XLS 또는 XLSX 파일을 PC나 Mac에 내려받습니다.
파일을 열어 내용이 올바르게 변환되었는지 확인하세요. 결과가 만족스럽지 않다면 문서 서식을 먼저 수정하고(예: 올바른 형식의 표 사용) 다시 시도해야 할 수 있습니다.
다른 변환 도구를 사용해 보면 더 나은 결과를 얻을 수도 있습니다.
Microsoft Office 문서 변환 정리
위에서 살펴본 것처럼, 데이터 구조와 작업 목적에 따라 Word 문서의 정보를 Excel 스프레드시트로 변환하거나 가져오는 방법은 여러 가지가 있습니다.
데이터가 다른 파일 형식이라면 역시 서로 변환할 수 있습니다. 예를 들어 다양한 도구(Word 자체 포함)를 사용해 PDF를 Word 문서로 변환하거나, 웹 페이지를 Word 문서로 저장할 수도 있습니다.
LibreOffice나 OpenOffice에서 MS Office로 전환하는 경우라면, ODT 파일을 Word 파일로 빠르고 쉽게 변환할 수 있습니다.