생산성 높은 성공적인 팀일수록 화상회의 소프트웨어가 업무 성공의 핵심 동력이라는 사실을 잘 알고 있습니다. 무료로 이용할 수 있는 줌 클라우드 미팅(Zoom Cloud Meetings) 같은 도구를 활용하면 여러 사람이 마치 직접 마주 앉아 있는 것처럼 가상 공간에서 자유롭게 협업할 수 있습니다.
줌(Zoom)은 클라우드 기반 영상 커뮤니케이션 솔루션으로, 협업, 실시간 채팅, 음성·영상 회의, 회의록 녹화, 웨비나 개최 등 다양한 기능을 PC는 물론 스마트폰과 태블릿 등 모든 기기에서 지원합니다.
이 글에서는 데스크탑(PC·맥)과 스마트폰에서 줌 클라우드 회의를 만들고 진행하는 방법을 단계별로 자세히 알려드립니다.
데스크탑에서 줌 클라우드 미팅 시작하기
줌 회의를 주최하려면 먼저 계정을 만들고 앱을 내려받아야 합니다.
줌 계정 가입하기
먼저 줌 공식 웹사이트에 접속해 회원가입 후 계정을 개설하세요. 이메일 주소로 계정을 만들 수도 있고, 구글 또는 페이스북 계정으로 간편하게 로그인할 수도 있습니다.
가입이 완료되면 줌에서 계정 활성화용 확인 이메일을 보내줍니다. 인증을 마치면 환영 화면이 나타나는데, 여기서 이름을 입력하고 비밀번호를 설정한 뒤 다음 단계로 넘어가면 됩니다.
계정 설정이 끝나면 화면 왼쪽 상단의 줌 로고를 클릭해 회의에 참여하거나 회의를 개최할 수 있는 메인 페이지로 돌아갈 수 있습니다.
줌 앱 다운로드 방법
줌 웹사이트에서 프로그램을 다운로드하세요.
다운로드를 진행하면 설치 패키지 파일이 PC 또는 맥에 저장됩니다. 파일 저장(Save File) 버튼을 눌러 다운로드를 시작하세요.
저장된 .exe 실행 파일을 열어 설치를 완료합니다.
앱 메인 화면으로 돌아가려면 홈(Home) 버튼을 클릭하면 됩니다.
데스크탑에서 줌 회의 주최하기
줌은 최대 100명까지 참석 가능한 강력하고 기능이 풍부한 무료 버전을 제공합니다. 유료 플랜을 이용하면 한 번의 회의에 최대 1,000명까지 초대할 수 있습니다.
컴퓨터에서 줌을 실행하고 홈 화면에서 새 회의(New Meeting)를 클릭한 뒤, 컴퓨터 오디오로 참여(Join with Computer Audio)를 선택하세요.
아래 스크린샷에서 볼 수 있듯 줌 회의에는 다양한 옵션이 있습니다. 화면 왼쪽부터 차례대로 하나씩 살펴보겠습니다.
음소거(Mute) 옵션
회의를 진행하는 동안 내 주변 소음이 참가자에게 전달되지 않게 하려면 음소거 버튼이 유용합니다.
음소거 버튼 옆의 위쪽 화살표를 클릭하면 추가 옵션을 확인할 수 있습니다.
목록에서 회의에 사용할 마이크와 스피커 장치를 선택하세요.
영상(Video) 사용하기
회의 중 자신의 모습을 보여주려면 영상 시작(Start Video)을 클릭하고, 영상을 끄려면 영상 중지(Stop Video)를 누르면 됩니다.
참고로 영상을 꺼도 회의가 종료되거나 오디오가 차단되지 않습니다. 영상 시작·중지 버튼 옆의 위쪽 화살표를 누르면 카메라 선택, 배경 화면(가상 배경) 변경 등 다양한 영상 설정을 할 수 있습니다.
참가자 초대 방법
오디오와 영상 설정을 마쳤다면 이제 참가자들을 회의에 초대할 차례입니다. 초대(Invite)를 클릭하면 연락처 목록이나 이메일로 초대장을 보낼 수 있고, 링크 복사(Copy Link)를 눌러 회의 URL을 직접 전달할 수도 있습니다.
이메일 초대 방식은 특히 간단합니다.
초대 메시지에는 회의 참여 링크(URL), 회의 ID, 비밀번호가 함께 포함됩니다.
참가자 관리
참석자가 많은 회의에서는 참가자를 효율적으로 관리하는 기능이 특히 유용합니다. 각 참가자를 개별적으로 조정할 수도 있고, 전체를 한꺼번에 제어할 수도 있습니다.
발표를 진행하면서 다른 사람의 발언을 막고 싶다면 전체 음소거(Mute All)를 클릭하세요. 또한 입장 시 참가자 음소거(Mute Participants on Entry) 옵션을 켜두면 참가자가 스스로 음소거하지 못해도 걱정할 필요가 없습니다.
화면 공유(Sharing)
줌의 화면 공유 기능은 세 가지 카테고리로 나뉩니다.
기본(Basic)
- 회의 참석자들에게 내 화면 공유하기
- 아이폰/아이패드 화면: 필요한 플러그인을 설치한 뒤 Wi-Fi에 연결하고, 화면 미러링(Screen Mirroring)을 눌러 Zoom-info를 선택
- 화이트보드에 그림을 그려 청중과 시각적인 아이디어 공유하기
고급(Advanced)
화면의 일부 영역만 공유하거나, 음악·컴퓨터 소리만 전송하거나, 두 번째 카메라의 영상을 공유할 수도 있습니다.
파일(Files)
내 하드 드라이브는 물론 드롭박스(Dropbox), 마이크로소프트 원드라이브(OneDrive), 구글 드라이브(Google Drive), 박스(Box)에 저장된 파일을 참가자들과 바로 공유할 수 있습니다.
그 외 고급 공유 옵션도 제공됩니다. 화면 공유(Share Screens) 버튼 옆의 위쪽 화살표를 클릭해 확인해 보세요.
채팅 관리 및 회의 녹화 방법
채팅 기능은 점 세 개 아이콘이 있는 더보기(More) 탭에서 사용할 수 있습니다.
기본 설정으로는 모든 참가자가 채팅과 파일 공유를 할 수 있습니다. 모든 참가자가 채팅을 사용하지 못하게 하려면 파일(File) 옆의 점 세 개 아이콘을 클릭하세요.
다음 네 가지 중 하나를 선택할 수 있습니다.
- 아무도 사용 불가(No One)
- 호스트만 사용 가능(Host Only)
- 모두 공개 채팅 허용(Everyone Publicly)
- 모두 공개·비공개 채팅 허용(Everyone Publicly and Privately)
회의 녹화 옵션 역시 더보기(More) 탭에 있습니다. 녹화를 중지하고 회의를 종료하면 녹화 파일이 MP4 형식으로 변환되어 바탕화면에 저장됩니다.
회의를 마치려면 회의 종료(End Meeting)를 누르세요. 그러면 두 가지 선택지가 나타납니다. 하나는 본인만 회의를 나가고 나머지 참가자들이 계속 진행하도록 하는 것입니다.
다른 하나는 호스트 권한으로 회의 전체를 종료하는 것입니다. 회의를 녹화했다면 MP4 파일이 어디에 저장되었는지 알려주는 팝업 창을 놓치지 마세요.
종료 후에는 다시 홈 화면으로 돌아오며, 여기서 새 회의를 예약하거나 기존 회의에 참여할 수 있습니다.
줌 회의 ID 확인 위치
앱에서 개인 회의 ID(Personal Meeting ID)를 확인하려면 홈 화면 상단 내비게이션 바에서 회의(Meetings)를 클릭하세요.
줌 클라우드 회의 URL 확인 위치
회의 URL을 얻으려면 앱 홈 섹션에서 회의(Meeting)를 클릭한 뒤, 회의 초대장 표시(Show Meeting Invitation)를 누르면 됩니다.
스마트폰에서 줌 회의 만들고 진행하기
안드로이드, 아이폰, 아이패드용 줌 모바일 앱은 온라인 플랫폼의 간소화된 버전입니다.
작은 화면 크기 때문에 모바일 기기의 화면 구성은 데스크탑과 다르며, 주요 탭들은 화면 하단에 배치되어 있습니다.
모바일 기기에 줌 앱을 다운로드하세요. 이 글에서는 아이폰을 기준으로 설명합니다.
기존 계정이 있다면 로그인(Sign In)하고, 없다면 가입(Sign Up)을 눌러 새 계정을 만드세요.
로그인하면 줌 앱의 미팅 & 챗(Meet & Chat) 영역으로 이동합니다. 앱을 실행하면 기본적으로 홈과 채팅 탭이 열립니다.
하단 바의 회의(Meetings) 탭에는 예정된 일정과 개인 회의 ID가 표시됩니다. 이 화면에서 통화를 시작하거나, 초대장을 보내거나, 일정을 수정할 수 있습니다.
예정된 회의가 있다면 해당 항목을 탭해 참가자를 추가하고 문자 메시지나 이메일로 연락처에 초대장을 보낼 수 있습니다.
연락처(Contacts) 탭은 데스크탑 버전과 비슷하게 즐겨찾기와 연락처 목록을 보여줍니다.
연락처를 추가하려면 화면 오른쪽 상단의 플러스(+) 아이콘을 탭하세요. 그러면 새 연락처 추가, 공개 채널 참여, 새 채널 생성을 선택할 수 있는 팝업 메뉴가 열립니다.
연락처(Contact)는 개인 단위를 의미하고, 채널(Channel)은 여러 연락처로 이루어진 그룹입니다.
설정(Settings) 탭에서는 계정 관련 설정을 변경할 수 있으며, 줌 설정은 다음 항목별로 정리되어 있습니다.
- 회의(Meetings)
- 연락처(Contacts)
- 채팅(Chat)
- 일반(General)
- Siri 단축어(Siri Shortcuts)
화면 상단의 내 이름을 탭하면 프로필 사진 변경, 표시 이름 수정, 비밀번호 업데이트 등을 할 수 있습니다.
모바일에서 회의 시작하기
회의를 시작하려면 새 회의(New Meeting) > 회의 시작(Start a Meeting)을 순서대로 누르세요.
하단 메뉴 바를 불러오려면 화면 가운데를 한 번 탭하면 됩니다.
다른 사람들을 회의에 초대하려면 참가자(Participants) > 초대(Invite)를 클릭하세요.
이메일, 문자 메시지, 연락처를 통해 초대장을 보내거나 회의 URL을 직접 공유할 수 있습니다.
초대 메시지에는 링크가 포함되어 있어 받는 사람이 클릭만 하면 바로 회의에 참여할 수 있습니다.
지금 바로 줌 클라우드 회의를 시작해 보세요
지금까지 살펴본 것처럼 줌은 사용법이 쉬우면서도 다양한 기능을 갖춘 강력한 무료 화상회의 도구입니다. 어디에 있든 누구와든 손쉽게 가상으로 만날 수 있습니다.
실제로 2020년 들어 줌 사용자 수는 폭발적으로 늘어 222만 명을 기록했으며, 2019년에는 199만 명이었습니다.
비즈니스 용도나 가족·친구와의 온라인 만남을 위해 줌 클라우드 회의를 사용해 보셨나요? 여러분만의 줌 회의 꿀팁을 댓글로 알려주세요!