직장에서는 매일 수많은 업무를 처리해야 합니다. 이 모든 것을 머릿속에 담아두기란 쉽지 않죠. 다행히 할 일을 기억하고 관리해 주는 생산성 앱은 무수히 많습니다.
하지만 굳이 새로운 프로그램을 찾아 설치하고 싶지 않다면 어떨까요? 걱정할 필요가 없습니다. 이미 사용 중인 Slack(슬랙)에도 강력한 생산성 기능이 다수 내장되어 있으니까요. 지금부터 올해 업무 효율을 한 단계 끌어올려 줄 슬랙 핵심 활용법 12가지를 소개합니다.
생산성 향상을 위한 슬랙 핵심 활용법
슬랙은 처음부터 생산성을 중시하며 발전해 온 도구입니다. 아래에서는 최근 추가된 신규 기능은 물론, 잘 알려지지 않은 숨겨진 기능까지 모두 정리했습니다.
1. 슬랙 채널 체계적으로 정리하기
슬랙에서는 누구나 채널을 만들 수 있기 때문에, 워크스페이스가 시간이 지나면 사용하지 않는 채널과 대화로 어수선해지기 쉽습니다. 문제는 나중에 중요한 링크나 파일이 공유된 채널 이름이 기억나지 않을 때, 이런 혼잡함 속에서 원하는 정보를 찾느라 상당한 시간을 낭비하게 된다는 점입니다.
채널을 깔끔하게 유지하는 가장 좋은 방법은 세 가지 유형으로 분류하는 것입니다.
- 즐겨찾기 채널: 진행 중인 프로젝트를 논의하는 채널처럼 자주 사용하거나 핵심 정보와 링크를 얻는 채널에 별표(★)를 표시해 상단에 고정하세요.
- 일반 채널: 자주 열어보지는 않지만 가끔 확인이 필요한 채널들을 말합니다.
- 알림 음소거 채널: 알림만 계속 울리고 정작 자주 확인하지 않는 채널이 있다면 과감히 음소거하세요.
채널을 음소거하려면 해당 채널을 연 뒤 상단의 채널 이름을 클릭하고, 알림 메뉴에서 채널 음소거(Mute channel)를 선택하면 됩니다. 음소거된 채널은 채널 목록 하단에 회색으로 표시되어 방해 없이 관리할 수 있습니다.
2. 스마트 리마인더 설정하기
슬랙의 /remind 명령어를 활용하면 본인은 물론 동료에게도 알림을 보내 마감일을 놓치는 일을 방지할 수 있습니다.
본인에게 리마인더를 설정하려면 메시지 창에 /remind me를 입력한 뒤 내용과 시간을 적으면 됩니다. 예를 들어 /remind me to send an email at 2pm처럼 입력하면 오후 2시에 이메일 전송을 알려줍니다.
동료에게 알림을 보내고 싶다면 /remind @사용자명 뒤에 내용과 시간을 입력하세요. 특정 채널 전체에 알림을 설정하려면 해당 채널에서 /remind #채널명 뒤에 내용과 시간을 붙이면 됩니다.
3. 안 읽은 메시지 한눈에 확인하기
읽지 않은 모든 메시지에 빠르게 접근하려면 슬랙의 All Unreads(모든 읽지 않음) 기능을 활용하세요.
왼쪽 사이드바에서 더보기(More)를 클릭한 후 All Unreads를 선택하면 됩니다. 단축키를 선호한다면 Windows에서는 Ctrl + Shift + A, Mac에서는 Cmd + Shift + A를 눌러 바로 열 수 있습니다.
4. 슬랙봇 자동 응답 설정하기
같은 질문을 반복해서 하거나 답하는 일이 잦다면, 슬랙봇(Slackbot) 자동 응답 기능으로 시간을 절약할 수 있습니다.
슬랙봇은 메시지나 채널에서 특정 트리거 단어나 문구가 감지되면 자동으로 답변을 전송하는 내장 봇입니다.
설정 방법은 간단합니다. 화면 왼쪽 상단의 워크스페이스 이름을 클릭한 뒤 관리(Administration) > 사용자 지정(Customize) 경로로 이동하세요.
워크스페이스 사용자 지정 창에서 Slackbot 탭을 선택하고 + Add New Response를 클릭합니다. 왼쪽 When someone says 칸에는 트리거 단어나 문구를, 오른쪽 Slackbot responds 칸에는 응답 내용을 입력하면 됩니다. 응답은 일반 텍스트뿐 아니라 링크, 이미지, 이모지도 사용할 수 있습니다.
5. 알림 환경 맞춤 설정하기
알림은 적절하면 도움이 되지만, 너무 많으면 오히려 집중력을 해칩니다. 다행히 슬랙에서는 어떤 알림을 언제 받을지 직접 조절할 수 있습니다.
프로필 사진을 클릭한 뒤 환경설정(Preferences) > 알림(Notifications)으로 이동하세요. 여기서 받고 싶은 알림 종류를 선택할 수 있습니다.
모든 새 메시지, 다이렉트 메시지·멘션·키워드, 또는 알림 끄기 중에서 선택하면 됩니다.
또한 특정 단어나 문구가 언급될 때마다 알림을 받도록 설정할 수도 있습니다. My Keywords 칸에 해당 단어들을 입력하기만 하면 됩니다. 같은 페이지에서 알림 일정(Notification schedule)을 지정해 업무 시간에만 알림을 받도록 만들 수도 있습니다.
6. Slack Connect로 외부 인원 초대하기
Slack Connect는 회사 외부의 사람들을 슬랙 채널에 초대할 수 있게 해주는 서비스입니다. 커뮤니케이션의 보안과 프라이버시는 슬랙이 알아서 관리해 주므로, 여러 메신저를 오가며 소통할 필요가 없습니다.
외부 인원과 다이렉트 메시지만 주고받고 싶다면 무료 플랜에서도 가능합니다. 새 메시지를 시작한 뒤 To: 칸에 초대하려는 상대방의 이메일 주소를 입력하면 Slack Connect DM 초대장이 발송되며, 상대방은 14일 이내에 초대를 수락하면 됩니다.
양쪽 모두 유료 플랜을 사용 중이라면 공유 채널을 만들어 더욱 효율적으로 협업할 수도 있습니다. 기존 채널(#general 제외)에 외부 인원을 초대하는 것도 가능합니다.
채널에 초대하려면 채널 이름을 클릭한 뒤 설정(Settings) > Slack Connect > Work With Another Company 경로로 이동하고, 초대할 사람들의 이메일 주소를 입력한 후 완료(Done)를 누르면 됩니다.
7. 텍스트 서식으로 소통 명확하게 하기
메시지에 서식을 활용하면 의도를 명확하게 전달할 수 있습니다. 메시지 입력창의 서식 도구 모음을 이용하거나 각 서식에 해당하는 특수 기호를 입력하면 손쉽게 적용할 수 있습니다.
슬랙에서는 텍스트를 굵게(Bold), 기울임(Italic)으로 표현하거나 취소선(Strikethrough), 인용구(Blockquotes), 글머리 기호 및 번호 매기기 목록을 사용할 수 있으며, 링크와 코드 라인 삽입도 가능합니다.
8. 키보드 단축키 활용하기
키보드 단축키를 익혀두면 작업 속도가 빨라져 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
슬랙의 모든 단축키 목록은 Windows에서 Ctrl + /, Mac에서 Cmd + /를 누르면 확인할 수 있습니다.
9. 수신 이메일 관리하기 (유료 플랜 전용)
이메일을 슬랙으로 전송하는 기능을 활용하면 모든 업무 소통을 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 물론 따로 분리해서 관리하고 싶은 사용자도 있겠죠. 유료 플랜을 사용하는 워크스페이스의 소유자나 관리자라면 이 기능을 완전히 통제할 수 있습니다. 즉, 워크스페이스 멤버가 채널, DM, 슬랙봇으로 이메일을 전송해 게시할 수 있는지 직접 결정하는 것이죠.
수신 이메일을 관리하려면 먼저 워크스페이스를 선택한 뒤 설정 및 관리(Settings & administration)로 이동하고, 워크스페이스 설정 > 수신 이메일(Incoming Emails) > 펼치기(Expand) 경로를 따라가세요. 여기서 수신 이메일을 활성화(Enable)하거나 비활성화(Disable)할 수 있습니다.
10. 메시지 활동 통계 확인하기 (유료 플랜 전용)
슬랙 워크스페이스를 더 효율적으로 운영하고 싶다면 메시지 활동 데이터를 활용해 보세요. 유료 플랜 워크스페이스의 소유자나 관리자에게 제공되는 기능입니다.
확인하려는 메시지 옆의 점 세 개 아이콘을 클릭한 후 View message activity(메시지 활동 보기)를 선택하면 됩니다. 이 통계는 공지사항이나 사내 커뮤니케이션 캠페인의 영향력을 측정하는 데 큰 도움이 됩니다.
11. 검색 연산자로 원하는 정보 빠르게 찾기
대형 워크스페이스에서는 원하는 정보를 찾는 것 자체가 일이 될 수 있습니다. 기본적으로 슬랙에서 검색하면 워크스페이스의 모든 채널과 모든 사용자의 메시지에서 결과를 보여주는데요, 몇 가지 검색 연산자를 활용하면 훨씬 효율적인 검색이 가능합니다.
- in: 특정 채널 안에서 검색할 때 사용 – 예: Test results in:#general
- from: 특정 사용자가 보낸 메시지만 찾을 때 사용 – 예: Test results from:@person
- has: 특정 키워드가 포함된 메시지를 찾을 때 사용 – 예: Has: test results
- after:, before:, during: 특정 기간의 메시지를 찾을 때 사용 – 예: During: today
12. Workflow Builder로 반복 업무 자동화하기
마지막으로 소개할 슬랙 최강의 생산성 기능은 바로 Workflow Builder(워크플로 빌더)입니다. Workflow Builder는 일상적인 반복 업무를 자동화해 주는 도구 모음으로, 이를 활용하면 수작업으로 처리하던 시간을 크게 아낄 수 있습니다. 신규 멤버 환영 메시지부터 문서 서명 요청까지, 워크플로의 규모와 복잡도는 전부 사용자가 직접 설계할 수 있습니다.
시작하려면 워크스페이스를 선택한 뒤 도구(Tools) > Workflow Builder 경로로 이동하고, 자동화하려는 루틴 유형을 고른 후 첫 번째 워크플로를 만들어 보세요.
슬랙 파워 유저가 되는 지름길
슬랙은 흔히 단순한 커뮤니케이션 플랫폼으로 여겨지지만, 사실 강력한 생산성 도구이기도 합니다. 앱의 구조를 잘 이해하고 위에서 소개한 숨겨진 팁과 요령 몇 가지만 익히면 누구나 파워 유저가 될 수 있습니다.
슬랙 덕분에 업무 효율이 높아지고 계신가요? 여러분만의 슬랙 활용 꿀팁이 있다면 댓글로 공유해 주세요!