2026년 1월 7일 오전 10:01 EST 게시
벤(Ben)은 2014년 MUO에 합류해 컴퓨터 정보 시스템 학위를 취득한 뒤, 2016년 IT 직장을 그만두고 사이트에 전념했습니다. 2017년 편집 팀에 합류한 이후 꾸준히 성장해 왔습니다.
작가로서 Windows, Android, 게임, iPhone 관련 해설과 사용법 안내를 전문으로 하고 있습니다. 2009년부터 Windows를 깊이 다뤄 왔고, 2011년 첫 Android 폰을 구입했으며, 2020년부터 iPhone을 매일 사용하고 있습니다. 그의 글은 누적 조회수 1억 회를 넘어섰습니다.
현재 MUO의 수석 편집자(Senior Editor)로서 Devices와 Home 섹션을 이끌며, 매달 수십 편의 양질의 기사를 집필하는 모범을 보이고 있습니다.
업무 외에는 새로운 비디오 게임을 경험하고, 음악을 탐색하고, 새로운 정보를 배우며, 친구들과 시간을 보내는 것을 좋아합니다. MUO가 본진이지만 Nintendo Life에도 잠시 글을 쓴 적이 있으며 여러 기업 블로그에도 기여한 바 있습니다.
비기술적인 방식의 고착
기술에 대해 그렇게 많이 쓰면서도, 제 방식이 때때로 얼마나 비기술적인지 스스로도 놀랄 때가 있습니다. 오랫동안 이메일을 정리하고 처리해야 할 일을 추적하기 위해 '읽지 않음' 표시 방식을 사용해 왔는데, 드디어 이를 훨씬 매끄러운 솔루션으로 전환하려 합니다.
획기적인 변화는 아니지만 몇 가지 불편한 지점을 해결하고 작업을 더 탄탄하게 관리하는 데 도움이 될 것입니다.
현재 시스템: 이메일을 '읽지 않음'으로 표시하기
기능은 하지만 번거로운 방식
Gmail 계정을 만든 이후로 줄곧 '읽지 않은 메일 먼저(Unread first)' 정렬 방식을 사용해 왔습니다. 제 사고방식 특성상 처리해야 할 일이 눈앞에 없으면 잊어버리기 일쑤입니다. 그래서 읽지 않은 이메일이 상단에 표시되면 새 메일이 밀려나더라도 놓치지 않게 됩니다.
규모가 작을 때는 잘 작동합니다. 볼 필요는 있지만 조치가 필요 없는 메일을 빠르게 훑어본 뒤, 더 시간이 필요한 메일만 읽지 않음으로 되돌리면 됩니다. 하지만 이를 습관적으로 하다 보면 여러 문제가 생기기 시작합니다.
가장 큰 문제는 받은편지함이 여러 용도가 뒤섞인 공간이 된다는 점입니다. 아직 확인조차 하지 않은 메일과 2주 전에 처리할 예정이었던 업무 메일이 뒤엉켜 있어, 읽지 않은 이메일이 무엇을 의미하는지 한눈에 파악하기 어렵습니다.
기능적으로는 읽지 않음과 읽음 상태를 오가는 전환이 불안정하다는 점이 가장 큰 문제입니다. 데스크톱에서는 Mailbird를 주로 사용하는데, 메일이 읽음으로 표시되기까지 걸리는 시간을 설정할 수 있습니다. 실수로 지나쳐 버리지 않도록 1초로 설정해 두었는데, 덕분에 중요하지 않은 메일에도 불필요하게 오래 머물러야 하는 단점이 있습니다.
안타깝게도 Mailbird는 읽지 않음 표시가 일관되지 않습니다. 종종 메일을 읽지 않음으로 표시해도 몇 초 후 다시 읽음 상태로 되돌아갑니다. 제 환경에서는 받은편지함이 새로 고침되기 전에 알아차리지 못하면 해당 메일은 사라진 것이나 마찬가지입니다. 문뜩 떠오르지 않는 한 완전히 잊어버리게 됩니다.
첫 번째 단계: 전용 폴더 만들기
모든 것에 고유한 공간 부여하기
저는 이메일 정리에 크게 집착하는 사람이 아닙니다. Unroll.me로 구독 메일을 관리하고 가끔 단기 목적으로 폴더를 만들 정도였고, 이메일 사용은 대부분 읽지 않은 메일을 처리하거나 과거 메일을 검색하는 방식이었습니다.
그래서 읽지 않은 메일을 대체할 방법도 비슷하게 단순하게 유지하고 싶었습니다. 모든 계정의 받은편지함에 '_To-Do'라는 이름의 새 폴더를 만들었습니다. 이제 잃어버리고 싶지 않은 메일은 이 폴더로 옮기면 됩니다. 그러면 수많은 메일 사이에서 묻힐 걱정이 없습니다.
행동하도록 상기시켜 줄 눈에 띄는 요소(읽지 않은 메일 개수 등)가 필요하기 때문에, 이 폴더의 메일도 여전히 읽지 않음으로 표시합니다. 하지만 이제 실수로 읽음 상태로 바뀌어도 쉽게 찾아낼 수 있습니다. 하나를 처리하고 나면 삭제하거나 받은편지함으로 옮겨서 머릿속에서 깔끔히 비워냅니다.
Gmail의 '별표(Starred)' 기능도 오랫동안 활용해 왔습니다. 나중에 필요할 것 같은 메일에 별표를 달아 두는 방식인데, 이 역시 유용하지만 대부분 잊어버리고 폴더에 들어갈 때야 가끔 정리하게 됩니다.
보완재: 더 나은 할 일 목록 앱
모든 알림이 이메일 속에 있는 것은 아니다
메일을 전용 폴더로 옮기면 메일이 공중에 증발하는 문제는 해결됩니다. 오랫동안 읽지 않음으로 표시해 두었던 메일 중 상당수는 계정 개설이나 알림 확인처럼 바로 실행 가능한 것이었고, 위 시스템으로 충분히 처리됩니다.
하지만 문제의 전부는 아닙니다. 이메일 클라이언트는 더 넓은 범위의 업무를 관리하기에 좋은 도구가 아닙니다. 예컨대 월 예산을 세워야 한다는 은행 입금 알림 메일처럼, 메일 자체가 아니라 그 너머의 할 일을 상징하는 메일에도 읽지 않음 표시를 해 왔습니다.
그런 업무에 대한 해결책은 제대로 된 할 일 목록 앱을 다시 쓰기 시작하는 것이었습니다. 몇 번 시도했지만, 대부분의 생산성 솔루션이 그랬듯 자연스럽게 느껴지지 않았습니다. 가장 최근에는 반복 업무를 Todoist에 모두 옮겼지만, 결국 다시 열어보지도 않았습니다.
TickTick은 훌륭하다
이번에는 TickTick으로 돌아왔습니다. 유일하게 저와 잘 맞았던 할 일 앱입니다(왜 사용을 멈췄는지 기억도 나지 않습니다). 지난 몇 년간 Apple Reminders를 고수한 이유는 Siri 연동이 쉬워서였습니다. Siri가 제대로 작동할 때만이라도, '목요일에 택배 보내라고 알려줘'라고 말하는 것이 앱에서 여러 번 탭하는 것보다 훨씬 간편합니다.
그런데 TickTick에 두 가지 옵션이 있다는 사실을 몰랐습니다. 바로 음성으로 직접 작업을 생성하는 기능과, Apple Reminders의 작업을 주기적으로 동기화한 뒤 삭제하는 기능입니다. 덕분에 음성 생성의 장점은 그대로 유지하면서 훨씬 뛰어난 크로스 플랫폼 앱을 사용할 수 있습니다. TickTick에는 훌륭한 기능이 많아 다시 하나씩 발견하는 재미도 있었습니다.
특히 마음에 드는 기능은 반복 작업의 다음 일정을 마감일이 아닌 완료 시점을 기준으로 생성하도록 설정할 수 있다는 점입니다. Apple Reminders에서는 실행 계획을 세운 날짜가 아니라 예정된 날짜를 기준으로 다음 반복이 잡히는 게 늘 아쉬웠습니다.
예를 들어 정수기 필터를 90일마다 교체하라고 알림을 설정했다고 합시다. 그런데 이번에는 100일째에야 교체가 필요했습니다. 100일째에 작업을 완료하면 다음 알림이 80일 후가 아니라 완료 시점부터 90일 후로 생성됩니다.
사소한 변화가 큰 영향을 만든다
모두 당연하게 들리지만, 최적이 아니더라도 익숙한 방식을 고수하기 쉽다는 점을 잘 보여줍니다. 읽지 않음 표시 습관의 근육 기억을 깨는 데는 시간이 필요했지만, 문제의 근본 원인을 고치는 데는 겨우 몇 분밖에 걸리지 않았습니다.
이제 이메일 후속 조치를 위한 전용 공간이 생겼습니다. 메일을 직접 처리하든, 다른 할 일에 대한 리마인더로 활용하든요. 읽지 않은 이메일이 며칠, 몇 주, 심지어 몇 달씩 받은편지함에 머물게 할 필요는 더 이상 없습니다.