게시일:2026년 2월 26일, 오전 10시 31분(EST)
MBA 과정을 마치고 10년간의 마케팅 경력을 쌓은 Saikat은 웹 개발, 네트워킹 및 SAP에 손을 댔습니다. 그는 2008년부터 2024년까지 여러 MakeUseOf 섹션의 편집자로 일했으며 AI, 생산성 방법 및 iOS에 특별한 관심을 갖고 있습니다. 그는 이전에 Lifehacker, OnlineTechTips, GuidingTech 및 GoSkills와 같은 최고의 웹 간행물에 기고했습니다.
Author에서 그의 전체 포트폴리오를 확인하실 수 있습니다.
나는 종종 우리가 Gmail 받은 편지함(또는 모든 종류의 이메일)과 건전한 관계를 맺고 있는지 자문합니다. 즉각적인 DM과 WhatsApp 메시지가 쏟아지는 시기에도 새 이메일이 받은 편지함에 도착할 때 느끼는 긴급함은 줄어들지 않았습니다. 모든 핑은 우리를 하루의 런닝머신에서 계속 달리게 만듭니다. 아니면 받은편지함을 0으로 만들고 복잡한 문제를 해결하기 위해 경쟁 중입니다.
최근에 저는 Gmail 탭을 인스턴트 채팅 창처럼 취급하지 않기로 결정했습니다. 변화는 규율만으로 이루어지는 것이 아닙니다. Gmail의 몇 가지 스마트 설정을 변경한 것입니다. 이러한 Gmail 워크플로 조정을 통해 응답 속도를 늦추고, 잘못된 긴급성을 낮추고, 끊임없는 답변 대신 심층 작업을 위한 공간을 만들 수 있었습니다.
휴가 응답기는 휴일에만 사용되는 것이 아닙니다
자동 회신을 사용하여 기대치를 설정하고 응답 부담을 줄이세요
부재중 응답자는 왜 여행 중에만 나와야 하나요? 이메일을 보내는 모든 사람에게 자동 회신을 보내도록 용도를 변경할 수 있습니다. Gmail에서 설정 -> 모든 설정 보기 -> 일반 -> 부재중 응답자로 이동하세요. , 전원을 켜고 시작 날짜를 설정하고 느린 응답에 대해 차분한 메모를 작성하세요. 저는 집중 근무 주간에 이메일을 하루에 두 번 확인한다고 말할 때 사용합니다.
평범한 평일에 활성화하는 것이 이상하다는 느낌이 들었습니다. 아무래도 없는 척 하는 것 같았다. 나는 사람들이 간단한 질문에 대한 빠른 답변이 필요할 때 로봇 메시지에 좌절감을 느끼는 모습을 상상했습니다.
그러나 나는 잘못된 기대보다 명확한 의사소통이 더 낫다는 것을 빨리 깨달았습니다. 사람들은 내가 언제 자신의 메시지를 검토할지 정확히 아는 것을 높이 평가하며 자동 응답을 통해 후속 이메일이 크게 줄어듭니다. 물론, 자동 응답 메시지를 전문적으로 유지하고 필요하지 않을 때는 끄는 것을 잊지 마세요.
사용자 정의 채팅 상태를 설정하여 대화 가능 여부를 알립니다.
동료들에게 즉각적인 답변을 기대하지 말라고 알리세요
Gmail과 함께 Google Chat/Meet을 사용하는 경우 프로필 아이콘 옆 오른쪽 상단에 있는 상태 드롭다운을 클릭하세요. 상태 설정을 선택하세요. , 맞춤 메시지를 작성하고 기간을 설정하세요. 부재중으로 설정을 확인할 수도 있습니다. 또는방해하지 마세요 . 이 상태는 Google Workspace 전반에 걸쳐 표시됩니다. Google Chat이 표시되지 않으면 설정 -> 모든 설정 보기 -> 채팅 및 미팅 -> Google Chat에서 활성화하세요. .
처음에는 '본격 작업 중', '오후 3시까지 오프라인'이라는 방송이 어색한 느낌이 들었습니다. 그것은 자의식적으로 생산성 신호처럼 보입니다. 그리고 받은편지함보다 Slack 채널이 더 편한 것 같습니다.
그러나 상태 메시지는 귀하의 가용성을 명시적으로 알려주는 데 도움이 됩니다. 이는 나중에 특히 관리자나 상사에게 방어적인 이메일을 보낼 필요 없이 시간을 보호하는 울타리와 같습니다.
즉각적인 회신 방지
이메일을 작성할 때 보내기 옆에 있는 화살표를 클릭하세요. 보내기 예약을 선택하세요. . 추천 시간을 선택하거나 날짜 및 시간 선택을 선택하세요. . 예약됨 섹션에서 예약된 이메일을 검토할 수도 있습니다. 폴더를 왼쪽 사이드바에 넣으세요.
저녁에 이메일 처리를 일괄 처리하고 다음날 오전 9시에 모든 것을 전달할 수 있습니다. 나는 글을 다 쓰자마자 답장을 보내곤 했어요. 생산적인 느낌이 들었습니다. 하지만 모든 이메일이 긴급하다고 느껴지는 곳에서 주고받는 교환이 가능해졌습니다.
이제는 나에게 맞는 시간에 초안을 작성하고 업무 시간 중에 보냅니다. 그 작은 지연은 긴급함을 유발하는 요인을 낮추고, 더 명확한 머리로 메시지를 생각하는 데 도움이 되며, 더 건강한 경계 내에 머무르는 데 도움이 됩니다.
귀하의 일정에 맞춰 스누즈 시간을 설정하세요
미래에 이메일을 보내세요
이메일 위에 마우스를 올려놓고 시계 아이콘을 클릭하면 일시 중지됩니다. , 또는 메시지를 열고 일시 중지를 선택하세요. 상단 바에서. 표시되지 않으면 설정 -> 모든 설정 보기 -> 일반 -> 마우스오버 작업으로 이동하세요. -> 마우스 오버 작업 활성화 . 또한 여러 이메일을 일시 중지하고 메일 스와이프 작업을 사용합니다. 모바일에서 스와이프하여 알림을 일시중지할 수 있습니다. 다시 알림을 사용하면 시각적으로 어수선한 부분이 줄어든다는 부수적인 이점이 있습니다.
나는 이메일에 응답하는 것을 잊어버릴까봐 이 기능을 거의 사용하지 않았습니다. 하지만 스누즈 시간이 임의적일 필요는 없습니다. 이제는 이메일 확인이 생산성을 저하하지 않도록 맞춤 시간(예:정오에 에너지가 적은 시간)을 설정합니다.
스누즈 시간을 Nudges와 같은 다른 Gmail 기능과 결합해 보세요. 및 스마트 답장 이메일 생산성을 높이세요.
주의를 끄는 이메일 스레드 음소거
실제 메시지를 삭제하지 않고 시끄러운 그룹 스레드를 침묵시킵니다
시끄러운 대화를 열고 점 3개 메뉴를 클릭한 다음 음소거를 선택하세요. . 스레드는 받은편지함을 건너뛰고 바로 전체보관함으로 이동합니다. . 메시지는 계속 수신되지만 즉각적인 주의가 필요하지는 않습니다.
나는 중요한 일이 발생할 경우를 대비해 모든 스레드를 표시해 두곤 했습니다. 놓치는 것에 대한 두려움 때문에 실제 작업과 거의 관련이 없는 대화에 계속 묶여 있었습니다. 어디선가 "복사당한다고 책임을 지는 것은 아니다"라는 글을 읽었던 기억이 나네요!
음소거된 스레드는 계속 검색 가능합니다. 누군가가 음소거된 스레드에서 귀하의 입력이 절실히 필요한 경우 "받는 사람" 또는 "참조" 줄에 귀하의 이메일 주소를 직접 추가하여 자동으로 대화 음소거를 해제합니다. 음소거 기능을 적극적으로 사용하면 받은 편지함은 더 이상 다른 사람의 우선순위에 대한 알림 피드로 작동하지 않습니다.
관련
모든 Gmail 설정을 한 번에 변경할 필요는 없습니다
이메일에 대한 불안은 현실입니다. FOMO도 마찬가지입니다. 하지만 이메일로 더 스마트하게 작업하는 능력은 우리 손에 달려 있습니다. 우리는 작은 실험을 통해서만 배울 수 있습니다. 따라서 하루나 이틀 동안 휴가 응답기를 켜고 별표 대신 일시 중지하고 긴급하지 않은 모든 응답을 예약하십시오. 귀하의 받은편지함으로 전송되는 답장은 이러한 실험에 대한 답변이 될 것입니다.