서명은 그 사람의 개성을 드러냅니다. 두 사람이 똑같은 글씨를 쓰기 어렵듯, 서명 역시 저마다 다릅니다. 바로 여기서 '필체학(Graphology)'이라는 학문이 탄생했습니다. 하지만 디지털 시대가 열리고 이메일 서명이 등장하면서, 메일 끝에 남기는 사인은 한 줄 각주처럼 취급받게 되었습니다. 타이핑된 이름과 전화번호, 혹은 트위터 계정 정도—얼마나 밋밋한가요? 올바르게 이메일을 작성하고 서식을 갖추는 방법이 있듯이, 메일을 멋지게 마무리하는 방법도 존재합니다.
몇 년 전 필자는 파이어폭스 애드온을 활용해 지메일에서 커스텀 서명을 만드는 방법을 소개한 적이 있습니다. 당시의 정보 대부분은 지금도 유효하며, 지메일 서명을 더 알차게 활용하는 6가지 팁 역시 마찬가지입니다. 핵심은 스타일리시한 인상을 남기는 것을 넘어, 개인 브랜드를 구축하거나 회사 브랜드를 홍보하는 데에도 서명을 활용할 수 있다는 점입니다.
그럼 지금부터 이메일 서명의 힘을 어떻게 활용할 수 있는지 살펴보겠습니다.
이메일 서명이 주는 5가지 이점
- 이메일 서명은 소통에 열려 있다는 태도를 보여줍니다.
- 잘 설계된 서명은 메일을 통해 전문성을 전달합니다.
- 서명은 비즈니스, 웹사이트·블로그, 출판물, 사회적 캠페인을 홍보하는 강력한 도구입니다.
- 핵심 정보를 담은 서명은 곧 나만의 짧은 프로필(미니 이력서)입니다.
- 서명은 명함처럼 소셜 네트워킹 도구로도 기능합니다.
이메일 서명의 기본 구성 요소
깔끔한 이메일 서명은 단 한 가지를 말해줍니다—소통의 방식까지 신경 쓰는 사람이라는 것입니다. 과하지 않으면서 기본적인 서명은 '나는 누구인가', '나는 무슨 일을 하는가', '어떻게 연락할 수 있는가'에 답해야 합니다. 필자는 공간을 많이 차지하지 않는 미니멀한 서명을 선호합니다. 우리의 집중력은 이미 짧은 만큼, 아래 항목부터 시작해 보세요.
- 풀네임(성명)
- 연락처 정보
- 개인 또는 업무용 웹사이트·블로그 주소
- 회사 주소 (또는 추가하고 싶은 정보)
- 소셜 네트워크 프로필 링크는 중요한 경우에만 포함
간단한 텍스트 이메일 서명 디자인하기
텍스트 기반 이메일 서명은 화려한 그래픽이나 로고 없이도 깔끔한 정보 라인을 만들 수 있습니다. 또한 어떤 기기에서도 동일하게 표시되며, 지메일이나 아웃룩처럼 이미지가 차단되는 환경에서도 영향을 받지 않습니다. 텍스트 서명을 디자인하려면 사용 가능한 폰트, 글자 크기, 기호, 간격, 색상만으로 창의적인 발상이 필요합니다. 아래 이미지는 지메일에서 만든 깔끔한 텍스트 서명 예시입니다.
이 서명은 지메일에서 단 3분 만에 완성했습니다. Verdana 폰트를 사용하고 이름 글자 사이에 간격을 넣어 돋보이게 만든 것이 전부입니다. 원한다면 회사 로고의 색상을 활용해 텍스트 서명을 디자인할 수도 있습니다. 주소 배치를 추가한 모습은 아래와 같습니다.
텍스트 수준을 넘어서고 싶다면, 지메일의 리치 텍스트 편집기를 활용해 하이퍼링크와 이미지로 서명을 더욱 풍부하게 꾸밀 수 있습니다.
지메일 서명을 단순 텍스트 이상으로 발전시키기
지메일의 리치 텍스트 서명 편집기는 HTML 로고 제작도 지원합니다. 서명에 넣고 싶은 서비스의 작은 투명 로고 아이콘을 삽입할 수 있는데, 고급 구글 이미지 검색으로 이런 아이콘을 찾을 수 있습니다. 많은 서비스가 다양한 크기의 미디어 로고를 제공합니다(예: 트위터). 가급적 16x16px 크기의 투명 아이콘을 선택하고, 업로드 후 적절히 배치하면 됩니다. 필자가 빠르게 만들어 본 샘플 서명입니다.
참고로 지메일 고객센터 페이지에 따르면, 하나의 지메일 계정에서 여러 '보내는' 주소를 사용하는 경우 설정의 '일반' 탭에서 주소별로 서로 다른 서명을 지정할 수 있습니다. 또한 미리 쓴 답장(Canned Responses) 기능을 활용하면 같은 계정 안에서 여러 개의 이메일 서명을 운영할 수 있습니다.
LinkedIn으로 서명 만들기
링크드인(LinkedIn)은 HTML 서명을 손쉽게 만들어주는 강력한 서명 생성기를 제공합니다. 다양한 색감의 테마를 갖추고 있어 이메일에 세련된 느낌을 더할 수 있습니다. 서명 생성기를 실행하면 아래와 같은 자바스크립트 창이 나타나며, 생성된 코드를 HTML 서명을 지원하는 이메일 클라이언트에 복사-붙여넣기하면 됩니다.
서명 생성기는 웹메일 클라이언트 지원 여부를 명시하지 않지만, 지메일에서는 간단한 우회 방법이 있습니다. 링크드인 서명의 텍스트 전체를 복사한 뒤 새 메일 작성 창에 붙여넣으면, 지메일이 선택한 링크드인 테마를 그대로 유지한 채 서명을 표시합니다. 이를 미리 쓴 답장으로 저장해 재활용할 수도 있습니다.
서드파티 이메일 서명 도구로 메일에 활력 더하기
WiseStamp
WiseStamp는 크롬, 파이어폭스, 사파리, 썬더버드에서 사용할 수 있는 브라우저 확장 프로그램입니다. 다양한 이메일 서명 템플릿을 제공하며, 프로필 사진이나 로고, 메신저 및 소셜 프로필 등 내 정보로 자유롭게 커스터마이징할 수 있습니다. WiseStamp의 독보적인 기능은 소셜 웹의 다양한 앱을 서명과 연동할 수 있다는 점입니다. 예를 들어 페이스북 페이지를 홍보하는 페이스북 앱이나, 블로그 독자층을 넓히는 데 도움이 되는 워드프레스 앱을 추가할 수 있습니다.
무료 버전은 두 개의 서명(예: 개인용과 업무용)을 제공하며, 유료 플랜에서는 여러 서명을 지원합니다.
작년에 Tina가 WiseStamp에 대한 상세 리뷰를 진행했는데, 그 이후 Pinterest와 Instagram 같은 새로운 앱이 추가되었고 Outlook.com 웹메일 플랫폼도 지원됩니다. 특히 주목할 만한 기능은 사이드바 앱(Sidebar Apps)입니다.
사이드바 앱을 활용하면 메일 본문 옆에 콘텐츠를 노출할 수 있습니다. 이메일 오른쪽 영역에 콘텐츠를 배치해 더 많은 시선을 끌 수 있습니다. 현재는 YouTube, Twitter, Pinterest용 사이드바 앱을 이용할 수 있습니다.
Sigwich
Sigwich는 매력적인 서명을 만들어주는 또 다른 서드파티 앱입니다. 아웃룩, 지메일, 야후 메일 등의 이메일 클라이언트와 인터넷 익스플로러, 파이어폭스, 크롬 브라우저에서 작동합니다. Sigwich의 강력한 서명 엔진 덕분에 창의적인 서명을 손쉽게 만들 수 있으며, 6가지 레이아웃으로 나만의 개성을 살린 디자인이 가능합니다. 서명을 다듬은 후 파일을 설치해 이메일 클라이언트에서 사용하면 됩니다. 단, 다운로드하려면 무료 계정 가입이 필요합니다.
제공되는 서명 레이아웃은 괜찮았지만, 필자는 Sigwich에 크게 만족하지 못했습니다. 사용 중 이미지 크롭퍼(Image Cropper)가 제대로 작동하지 않는 버그를 발견했고, 폰트 색상 변경 기능이 없다는 점도 아쉬웠습니다. 두 도구를 비교해 보면 WiseStamp가 훨씬 강력하고 사용하기 쉽습니다.
완벽한 이메일 서명을 만드는 데에는 여러 가지 지켜야 할 점과 피해야 할 점이 있습니다. 그중 첫 번째는 올바른 도구를 선택하는 것이고, 두 번째는 심플하고 슬림하게 유지하는 것입니다. 이메일 서명의 효과는 눈에 잘 드러나지 않을 수 있지만, 좋은 인상이 어디로 전달될지는 아무도 모릅니다. 그렇다면 여러분은 어떠신가요? 평소 이메일 서명을 꾸준히 사용하고 계신가요? 어떤 이점이 있고, 어떻게 디자인하셨는지 댓글로 공유해 주세요. 아직 서명을 사용하지 않는다면, 시작하기에 딱 좋은 때입니다.