작별인사를 하는 것이 그렇게 어렵습니까? 불편하기도 하고 가끔 어색하기도 합니다. 글쎄, 상황에 대한 지침이 없을 수도 있지만 최소한 어색함 없이 이메일로 작별 인사를 할 수 있는 방법에 대한 몇 가지 지침은 제공할 수 있습니다.
이메일 서명은 모든 의도와 목적, 즉 "안녕"입니다. 누군가를 안아주거나 악수를 하는 것이 아닙니다. 당신이 그들에게 당신의 이름만 알려주거나 당신의 모든 연락처 정보가 포함된 명함을 건네주는 것이 아닙니다. 인상을 주는 방식입니다. 아니면 안 됩니다.
이 기사에서 저는 인터넷에서 사람들과 소통하면서 수십 년 동안 배운 가장 중요한 5가지 교훈을 공유하고자 합니다. 흥미롭게도 이메일 서명과 관련된 딜레마는 1960년대에 초기 이메일 메시지가 BitNet 및 FidoNet 또는 MIT의 CTSS 메일 시스템을 통해 전송된 이래로 존재해 왔습니다.
이메일은 아주 오랫동안 우리와 함께해 왔습니다. 그럼 어떻게 해야 맞나요? 속물처럼 보이지 않으면서 사람들이 당신이 누구이고 무엇인지 알 수 있도록 충분한 정보를 제공하는 방법은 무엇입니까? 시작하자. 이 작업이 완료되면 자신의 이메일 서명으로 무엇을 하고 싶은지 꽤 알 수 있을 것입니다.
이메일 서명의 역할
요즘 사람들에게 이메일을 보내는 과정에서 3가지 "레벨"의 이메일 서명이 있습니다. 왜요? 간략한 메모에서 친구에게, 회사에 보내는 공식적인 비즈니스 이메일 메시지에 이르기까지 모든 관계에는 세 가지 수준의 관계가 있습니다. 세 가지 변형만 있으면 충분하며 이러한 변형의 목적은 다음과 같아야 합니다.
1. 빠른 미소 -- 이 서명 버전은 하루에도 여러 번 지속적으로 이메일을 보내는 친구나 동료에게 빠른 이메일을 보냅니다.
2. 미소와 악수 -- 이 서명 버전은 직장 동료에게 더 긴 이메일을 보내는데, 이메일은 좀 더 형식적이어야 합니다.
3. 단단한 악수와 명함 -- 공식적인 비즈니스 관련 이메일을 작성하고 직함과 모든 연락처 정보를 제공해야 하는 경우를 위한 것입니다.
이러한 각 유형의 이메일 서명에는 불문율이 있습니다. 그것들을 부수면 세상의 끝이 아닙니다. 특히 좋은 인상을 남기고 싶다면 보내는 각 유형의 이메일에 대해 다음 팁 중 일부에 주의를 기울이는 것이 좋습니다.
퀵 스마일 서명
이메일 서명이 항상 필요한 것은 아닙니다. 적어도 항상 공식적인 것은 필요하지 않습니다. 이것은 복도에서 동료와 함께 걷고 있을 때와 같습니다. 당신은 그들을 하루에 여러 번 봅니다. 같은 회의에 참석합니다. 복도에서 악수로 인사해야합니까? 아니요; 대부분의 경우 빠른 "Hey Fred"와 미소입니다. 조언이나 팁을 요청하기 위해 동료에게 빠르게 이메일을 보낼 때 서명이 전혀 필요하지 않을 수도 있습니다. 서명할 필요가 있다고 느끼면 내 접근 방식을 취할 수 있습니다. 이름 앞에 대시가 붙으면 됩니다.
화려한 인용문이나 정교한 제목이 필요하지 않습니다. 그 사람은 당신이 누구인지, 당신이 무엇인지, 그리고 당신의 이름 이외의 모든 것이 어색할 것이라는 것을 알고 있습니다. 그것을 물 냉각기의 기본적인 대화처럼 생각하십시오. 일반적으로 "알았어, 그럼 나중에 잡아!"와 같은 말로 끝납니다. 그리고 빠른 파도. 더 이상 필요하지 않습니다.
미소와 악수
다른 유형의 서명은 일종의 공식 및 비공식 서명입니다. 이것은 바로 잡기 힘든 것입니다. 이들은 준정식 비즈니스 요청과 함께 이메일을 보내고 싶은 동료일 수 있지만, 당신은 그들이 당신을 딱딱한 사람으로 생각하지 않기를 바랍니다. 그들은 이메일의 중요성을 이해해야 하지만 당신이 실제로 여전히 친구인지 궁금해하는 것은 원하지 않습니다. 여기에서 매우 미묘한 서명이 작용합니다. 일반적으로 크기가 줄어들고 이메일 자체의 바닥글에서 거의 눈에 띄지 않습니다. 이에 대한 가장 좋은 접근 방식 중 하나는 제가 "한 줄짜리"라고 부르는 서명입니다.
이 버전에서 모든 정보는 "|" 캐릭터. 이것은 주소나 이메일, 전화번호, 휴대폰 번호 등과 같이 간단할 수 있습니다. 간단해야 하며 필요한 정보만 포함하면 됩니다. 나는 일부 사람들이 이메일의 나머지 부분보다 더 희미한 글꼴(아마도 회색일 수 있음)로 이 서명을 하는 것을 보았습니다. 내가 언급한 또 다른 접근 방식은 매우 짧은 두 줄짜리입니다. 기본적으로 하나의 전화번호나 이메일 주소가 될 수 있는 이름과 연락처 한 가지 형식입니다.
분명히 이것은 귀하가 누구인지, 어떤 회사에서 일하는지 이미 알고 있고 많은 서신 이메일 중 하나를 보내는 수신자를 위한 것입니다. 그것은 친근한 이메일의 "느낌"을 제공하지만, 그 사람이 당신에게 연락해야 하고 그들의 Rolodex에 당신의 전화번호를 보관하지 않을 수 있다면(사람들이 아직도 그 전화번호를 사용합니까...?), 당신의 연락처 정보는 맨 아래에 있습니다. 이메일로 바로 연락할 수 있습니다.
공식적인 악수
물론 회사 외부에 있는 사람에게 이메일을 보내거나 공식적인 대화가 필요한 공식적인 내용에 대해 회사 내부에 있는 사람에게 이메일을 보낼 때가 있습니다. 동료 시상식에 참석할 때 정장을 입는 것과 같습니다. 이러한 경우에 해야 할 일을 설명하기 전에 먼저 하지 말아야 할 일을 설명하는 것이 더 교육적입니다. 예, 회사 이름, 웹 사이트 및 이메일 주소와 같은 연락처 정보를 제공해야 하지만 너무 많이 입력할 필요는 없습니다. 팩스를 포함하여 4개의 다른 전화번호를 제공해야 합니까?
아닙니다. 이메일, 전화 또는 웹사이트를 통해 연락할 수 있는 여러 가지 방법이 있으므로 충분한 연락처 정보를 제공하세요. 전화번호 목록을 제공하면 사무실에 없는 것처럼 이동하여 연락하기가 너무 어려워 보입니다.
또 다른 일반적인 실수는 자기 홍보자로서 발생합니다. 이런 사람들은 서명이 10줄 이상이고 대부분 셀프 마케팅으로 채워질 정도로 소셜 네트워킹 계정으로 이메일 서명에 과부하가 걸립니다.
끔찍한 인상을 주는 또 다른 방법은 이메일 주소에 온갖 펑키한 색상과 글꼴을 사용하는 것입니다. 색상이 일치해야 하고 글꼴이 올바르게 보일 필요가 있기 때문에 그런 것을 제거하는 것은 어렵습니다. 안타깝게도 많은 사람들이 색상을 적절하게 일치시키는 방법을 모르고 있으며 이메일 서명이 Willy Wonka 공장에서 나온 것처럼 보입니다.
이런 종류의 광대 서명은 비전문적이며 당신이 그것을 보내는 사람은 당신이 어떤 분야에 있더라도 당신이 무엇을 하고 있는지 전혀 모른다고 생각할 것입니다. 따라서 화려한 색상은 피하세요. 간단하게 유지하십시오.
올바르게 할 수 있는 것
좋은 인상을 남기고 싶다면 좋은 정식 이메일 서명은 어떤 모습일까요? 필요한 기본 정보를 사용하고 형식과 스타일을 단순하게 유지하고 정보를 과도하게 사용하지 마십시오.
여기 한 가지 예가 있습니다. 여기에는 이름, 회사, 전화번호, 이메일 주소의 4줄이 포함됩니다. 그게 다야.
이 사람은 일반 텍스트만 사용했으며, 4줄만 유지하면 고급스럽고 전문적인 느낌이 납니다.
내 주소를 사용하여 이탤릭체를 사용하고 어두운 회색으로 페이드하여 서명을 겸손하게 유지하는 데 조금 더 나아갑니다. 이메일 텍스트 자체보다 더 밝게 유지하면 받는 사람에게 메시지 자체에 대한 부차적인 정보로 간주한다는 것을 수신자에게 알릴 수 있습니다. 겸손의 미묘한 힌트입니다.
또한 제목은 현재 진행 중인 대화와 관련이 있을 때만 사용해야 합니다. 내 웹사이트와 관련된 대부분의 서신에서 사람들은 내가 사이트의 소유자라는 것을 알아야 하므로 제목이 중요합니다. 이메일과 전화번호 등 빠른 연락을 위한 충분한 정보만 포함되어 있습니다.
또 다른 예는 MakeUseOf의 내부 및 외부 통신에 사용하는 서명입니다.
여기에서 나는 실제로 제목을 사용할지 말지 고민했습니다. 일반적으로 외부 이메일 통신에서만 중요하고 일부 내부 통신에서는 약간 중요합니다. 나는 외부용과 내부용의 두 가지 버전을 사용하기 시작했지만 두 버전 사이를 수동으로 전환하는 데 지쳐서 위의 버전을 사용하기로 결정했습니다. 자급자족하는 위험을 무릅쓰고 희미하고 부차적인 상태로 남아 있습니다. 또한 "|"를 사용합니다. 위에서 언급한 문자, 웹사이트 이름을 돋보이게 하기 위해 약간의 색상 스플래시, 나는 굵게 표시하기로 결정하고 인용문에 다섯 번째 줄을 추가했습니다.
당신이 누구인지, 당신이 하는 일, 연락하는 방법을 나타내는 완벽한 이메일 서명을 생각해내면 시행착오를 겪을 수 있지만, 일단 올바르게 이해하고 나면 모든 일에 최선을 다하고 있다는 것을 알게 되어 기분이 좋습니다. 귀하가 보내는 이메일 서신.
더 나은 이메일 서명을 위한 팁은 무엇입니까? 당신이 본 다른 서명에 대해 좋아하거나 싫어하는 점은 무엇입니까? 아래 댓글 섹션에서 생각을 공유하세요!