작별 인사를 건네는 일은 생각보다 어렵습니다. 어색하고 불편하게 느껴질 때가 많죠. 일상 속 그런 상황을 위한 매뉴얼은 없지만, 적어도 이메일에서는 어색함 없이 자연스럽게 끝맺음을 남기는 방법은 알려드릴 수 있습니다.
이메일 서명은 사실상 당신의 '작별 인사'입니다. 포옹을 할지 악수를 할지 정하는 문제도 아니고, 이름만 적을지 모든 연락처가 담긴 명함을 건넬지 정하는 것도 아닙니다. 결국 중요한 것은 어떤 인상을 남기느냐, 혹은 아무 인상도 남기지 못하느냐의 차이입니다.
이 글에서는 필자가 수십 년간 인터넷으로 사람들과 소통하며 배운 가장 중요한 교훈들을 공유하려 합니다. 흥미롭게도 이메일 서명과 관련된 고민은 1960년대 MIT의 CTSS 메일 시스템이나 BitNet, FidoNet 같은 초기 이메일 시절부터 존재해 왔습니다.
이메일은 오랫동안 우리 곁에 있었습니다. 그렇다면 어떻게 해야 할까요? 건방진 사람처럼 보이지 않으면서도, 상대방이 당신이 누구이고 어떤 일을 하는지 알 수 있을 만큼 충분한 정보를 담으려면 어떻게 서명해야 할까요? 지금부터 하나씩 살펴보겠습니다. 글을 다 읽고 나면 자신만의 이메일 서명을 어떻게 구성해야 할지 명확해질 것입니다.
이메일 서명이 해야 할 역할
필자는 요즘 이메일을 보낼 때 세 가지 '수준'의 서명을 사용합니다. 왜냐하면 관계에도 세 단계가 있기 때문입니다. 친한 친구에게 짧게 보내는 메모부터 회사에 보내는 공식적인 업무 메일까지 말이죠. 세 가지 버전이면 충분하며, 각각의 목적은 다음과 같습니다.
1. 가벼운 미소 — 하루에도 여러 번 메일을 주고받는 친한 친구나 동료에게 보내는 짧은 이메일에 사용하는 서명입니다.
2. 미소와 악수 — 좀 더 격식을 갖춰야 하는 직장 동료에게 보내는 긴 이메일에 사용하는 서명입니다.
3. 격식 있는 악수와 명함 — 직책과 모든 연락처 정보를 제공해야 하는 공식적인 업무 이메일에 사용하는 서명입니다.
각 유형의 이메일 서명에는 암묵적인 규칙이 있습니다. 규칙을 깨더라도 세상이 끝나지는 않겠지만, 특히 좋은 인상을 남기고 싶다면 이메일 성격에 맞는 팁을 숙지하는 것이 좋습니다.
가벼운 미소 서명
항상 이메일 서명이 필요한 것은 아닙니다. 적어도 격식 있는 서명이 항상 필요한 것은 아닙니다. 복도에서 동료를 자주 마주치는 상황을 떠올려 보세요. 하루에도 여러 번 마주치고 같은 회의에 참석합니다. 매번 악수로 인사할 필요가 있을까요? 대부분은 가볍게 "안녕하세요" 한마디와 미소면 충분합니다. 조언을 구하거나 팁을 요청하러 동료에게 빠르게 이메일을 보낼 때는 아예 서명이 필요 없을 수도 있습니다. 그래도 끝맺음이 필요하다고 느껴진다면 필자처럼 이름 앞에 대시(-) 하나만 붙이는 방법을 활용해 보세요.
화려한 명언이나 복잡한 직함은 필요 없습니다. 상대방은 이미 당신이 누구이고 어떤 일을 하는지 알고 있기 때문에, 이름 이상의 정보는 오히려 어색하게 느껴집니다. 휴게실에서 나누는 일상적인 대화를 "그럼 나중에 봐요!"라고 말하며 가볍게 손을 흔들며 끝내는 것과 같습니다. 그 이상은 필요하지 않습니다.
미소와 악수
두 번째 유형의 서명은 격식과 비격식의 중간에 있는 하이브리드 형태로, 적절히 맞추기 가장 까다로운 유형입니다. 준공식적인 업무 요청을 위해 동료에게 이메일을 보내면서도 딱딱한 사람으로 보이고 싶지 않은 경우죠. 상대방이 이메일의 중요성을 인식하되, 정말 친구 관계가 맞는지 의문을 갖지 않도록 해야 합니다. 바로 이럴 때 절묘한 균형의 서명이 빛을 발합니다. 이런 서명은 보통 크기를 줄여 이메일 하단에서 거의 눈에 띄지 않게 처리합니다. 가장 효과적인 방법 중 하나는 필자가 '원 라이너(one-liner)'라고 부르는 서명입니다.
이 방식에서는 모든 정보를 '|' 기호로 구분합니다. 주소나 이메일, 전화번호, 휴대폰 번호 등 원하는 정보를 담을 수 있습니다. 간결하게, 꼭 필요한 정보만 담는 것이 포인트입니다. 심지어 어떤 사람들은 본문보다 연한 색(회색 계열)의 글씨로 이 서명을 만들기도 합니다. 또 다른 방식은 아주 짧은 두 줄 서명입니다. 기본적으로 이름과 전화번호 또는 이메일 주소 중 하나의 연락 수단만 적는 것이죠.
당연히 이 유형은 이미 당신이 누구이고 어느 회사에 다니는지 알고 있는 상대방에게 수많은 업무 이메일 중 하나를 보낼 때 사용합니다. 친근한 이메일의 분위기를 유지하면서도, 상대방이 연락이 필요할 때 연락처를 따로 찾아 헤매지 않도록 이메일 맨 아래에 바로 확인할 수 있게 해주는 것입니다.
격식 있는 악수
물론 회사 외부인에게 이메일을 보내거나, 회사 내부라도 공식적인 안건이라 격식을 갖춰야 하는 경우가 있습니다. 동료 시상식에 참석할 때 정장을 입는 것과 같은 상황이죠. 이럴 때 해야 할 일을 설명하기 전에, 먼저 하지 말아야 할 일을 아는 것이 더 도움이 됩니다. 네, 회사명, 웹사이트, 이메일 주소 같은 연락처 정보는 제공해야 합니다. 하지만 과해서는 안 됩니다. 팩스까지 포함해 전화번호 네 개나 적을 필요가 있을까요?
아니요. 이메일, 전화, 웹사이트 등 몇 가지 연락 방법이 확보될 정도면 충분합니다. 전화번호 목록을 죽 늘어놓으면 사무실에는 거의 없이 항상 밖을 돌아다니는 사람처럼, 연락하기 어려운 사람처럼 보입니다.
또 다른 흔한 실수는 자기 홍보성이 강해 보이는 것입니다. 소셜 네트워크 계정을 이메일 서명에 가득 채워 10줄이 넘고 대부분이 자기 마케팅으로 이루어진 서명도 있죠.
형편없는 인상을 주는 또 다른 방법은 갖가지 화려한 색상과 글꼴을 서명에 사용하는 것입니다. 색상이 서로 어울려야 하고 글꼴도 조화롭게 보여야 하기 때문에 쉽지 않은데, 안타깝게도 많은 사람들이 색상 조합을 제대로 알지 못해 서명이 마치 윌리 원카의 초콜릿 공장에서 나온 듯한 모습이 되곤 합니다.
이런 '광대 같은 서명'은 비전문적으로 보이며, 어떤 분야에서 일하든 받는 사람에게 일이 서툰 사람이라는 인상을 줍니다. 과한 색상은 피하고, 단순하게 유지하세요.
올바르게 할 수 있는 것
그렇다면 좋은 인상을 남기는 격식 있는 이메일 서명은 어떤 모습일까요? 기본적으로 필요한 정보만 담고, 서식과 스타일은 단순하게 유지하며, 정보를 과하게 넣지 않으면 됩니다.
한 가지 예를 들어보겠습니다. 이름, 회사, 전화번호, 이메일 주소. 딱 네 줄로 구성된 서명입니다.
이 사람은 일반 텍스트만 사용했고, 네 줄로 간결하게 유지하여 세련되고 전문적인 인상을 줍니다.
필자의 경우 서명을 더욱 절제된 느낌으로 유지하기 위해 이탤릭체를 사용하고 진회색으로 처리합니다. 본문보다 한 단계 연한 색으로 표현하면, 자신의 정보를 메시지 자체보다 덜 중요하게 여긴다는 것을 수신자에게 전달할 수 있습니다. 은은한 겸손의 표현이죠.
또한 직함은 대화 내용과 관련이 있을 때만 사용해야 합니다. 필자의 웹사이트 관련 연락에서는 필자가 사이트 운영자라는 사실을 알려야 하므로 직함이 중요합니다. 빠른 연락에 필요한 최소한의 정보, 즉 이메일과 전화번호만 포함하면 됩니다.
또 다른 예는 필자가 MakeUseOf의 내·외부 서신 모두에 사용하는 서명입니다.
여기서 필자는 직함을 넣을지 말지 고민했습니다. 직함은 보통 외부 커뮤니케이션에서만 중요하고 내부에서는 상대적으로 덜 중요합니다. 처음에는 외부용과 내부용 두 버전을 따로 사용했지만, 매번 수동으로 전환하는 게 번거로워 위 버전 하나로 통일했습니다. 자만해 보일 위험도 있었지만, 연한 색으로 보조적인 위치에 두어 균형을 잡았습니다. 앞서 언급한 '|' 기호도 활용했고, 웹사이트 이름이 돋보이도록 작은 색 포인트를 넣었으며, 감히 다섯 번째 줄에 명언까지 추가했습니다.
당신이 누구인지, 무슨 일을 하는지, 어떻게 연락할 수 있는지를 담은 완벽한 이메일 서명을 만드는 데는 시행착오가 필요할 수 있습니다. 하지만 한번 제대로 만들어두면, 보내는 모든 이메일에서 최선의 인상을 남기고 있다는 안도감을 얻을 수 있습니다.
더 나은 이메일 서명을 위한 팁이 있으신가요? 다른 사람의 서명에서 좋았던 점이나 아쉬웠던 점이 있다면 아래 댓글로 의견을 나눠주세요!