새로운 한 해가 시작되면 무엇을 다르게 하고 싶은지 생각해 보셨을 것입니다. 직장과 집 사이에는 항상 할 일이 너무 많습니다. 하지만 올바른 도구와 습관만 있다면 2017년을 가장 생산적인 해로 만들 수 있습니다.
생산성 습관을 바꾸는 데 도움이 될 12단계 프로그램을 준비했습니다. 1월부터 12월까지 한 번에 하나씩 정복할 수 있습니다.
1월:일정대로 유지
시간을 엄수하고 일정을 지키는 것보다 새해를 시작하는 더 좋은 방법은 없습니다. 스스로에게 약속할 수는 있지만 도움이 되는 훌륭한 도구가 있다면 훨씬 더 쉽습니다.
미리 알림, 반복 이벤트 및 교차 플랫폼 액세스가 있는 캘린더를 선택합니다. 가장 인기 있고 직관적인 옵션 중 하나는 Google 캘린더입니다. 웹과 Android 또는 iOS 기기에서 사용할 수 있습니다.
생성한 각 이벤트에 대해 미리 알림을 설정하고 알림을 받을 시기를 결정할 수 있습니다. 주간 회의에 반복되는 이벤트를 추가하고 캘린더를 다른 사람과 공유하고 약속 페이지 기능을 사용하여 시간을 차단할 수 있습니다.
2월:목표 설정
목표를 명확하게 설정하고 집중하면 목표를 완료하는 데 도움이 됩니다. 매일의 목표로 간단하게 시작하거나 바로 뛰어들어 매주, 매월 또는 전체 연도에 대한 목표를 설정할 수 있습니다. 그리고 그 달력에 바로 넣어 보세요.
이러한 목표를 스스로 설정할 때 완료했을 때 보상을 고려하십시오. 이렇게 하면 터널 끝의 빛을 볼 수 있을 뿐만 아니라 더 많은 동기를 부여할 수 있습니다.
예를 들어, 어렵고 긴 문서를 주말까지 마치면 좋아하는 레스토랑에서 점심을 먹습니다.
3월:템플릿 사용
문서에 대해 말하면 새해에는 (더 많은) 템플릿을 사용하는 것을 고려하십시오. 비즈니스 문서를 처음부터 작성하는 경우 엄청난 시간이 소요될 수 있습니다. 하지만 템플릿으로 시작하면 그 시간을 쉽게 최소화하고 다음 작업으로 넘어갈 수 있습니다.
비즈니스 서신 및 계획에는 Microsoft Word 템플릿, 예산 및 재정에는 Excel 템플릿, 프레젠테이션용 PowerPoint 템플릿을 사용할 수 있습니다.
OneNote, Evernote 및 Google Docs용 템플릿도 확인할 수 있습니다. 이 모든 것이 문서 작성을 더 간단하게 만듭니다.
4월:대규모 프로젝트 세분화
너무 많은 시간 우리는 프로젝트를 넘겨 받거나 스스로 프로젝트를 만들고 한 번에 해결하고 싶어합니다. 하지만 이는 역효과를 불러일으킬 수 있습니다. 프로젝트를 한 입 크기로 나누고 진행하기 전에 당면한 작업을 수행하면 더 명확하게 집중할 수 있습니다.
프로젝트 관리자는 작업 분류 구조를 사용하여 프로젝트의 개별 분기, 요소 및 작업 패키지를 분할합니다.
큰 프로젝트의 큰 그림을 보는 것은 물론 중요합니다. 그러나 한 번에 하나씩 작업에 집중할 수 있다면 더 잘 정리하고 더 쉽게 진행하며 프로젝트를 완전히 완료할 수 있습니다.
5월:할 일 생성 및 우선순위 지정
이러한 대규모 프로젝트나 일상적인 작업을 지원하려면 할 일 목록을 사용하고 우선 순위를 지정하십시오. 캘린더와 마찬가지로 미리 알림, 반복 작업 및 플랫폼 간 액세스를 제공하는 도구를 찾아야 합니다.
Wunderlist는 훌륭한 작업 목록 관리자입니다. 각 목록에 할일 목록을 여러 개 만들 수 있습니다. 그런 다음 미리 알림을 추가하고 우선 순위에 따라 설정 및 정렬하고 메모를 포함하고 파일을 첨부합니다. 반복 작업을 만들고 하위 작업을 추가할 수도 있습니다.
추적을 유지하고 수행해야 할 작업의 우선 순위를 정하기 위해 웹, Android, iOS 및 Windows 데스크톱 응용 프로그램에서 이 응용 프로그램을 무료로 사용할 수 있습니다. Windows 10에서 Wunderlist는 이제 Cortana와도 동기화됩니다.
6월:작업 위임
작업 목록 도구를 사용하여 자신을 추적하는 것이 효과적이지만 위임도 효과적인 경우가 많습니다. 당신이 짐을 분담할 수 있는 위치에 있다면 그것을 하는 습관을 들이십시오. 모든 것을 스스로 할 필요는 없습니다. 그리고 직장에서든 집에서든 도움을 줄 사람이 있다면 도와주세요.
예를 들어 프로젝트를 작업으로 나눌 때 우선 순위가 높은 부분에 집중하십시오. 그런 다음 직원이나 팀에 우선 순위가 낮은 작업을 할당하십시오. 이렇게 하면 가장 중요한 것을 처리하면서도 모든 항목이 완료되었는지 확인할 수 있습니다.
Eisenhower Matrix를 통해 작업의 우선 순위를 지정하고 위임할 수 있습니다. 긴급하지만 중요하지 않은 작업을 식별하면 위임해야 합니다.
이것은 작업의 우선 순위를 지정하는 여러 방법 중 하나일 뿐입니다.
7월:시간 관리
위임은 시간 관리의 큰 부분임을 기억하십시오. 그러나 올바른 도구도 마찬가지입니다. 시간을 기록하고, 어떻게 사용하는지 기록하고, 일일 또는 주간 계획을 작성하려면 편리한 애플리케이션을 사용하십시오.
지금까지 일정 및 작업 목록 관리자가 있습니다. 이제 시간 추적 도구가 필요합니다. 훌륭한 옵션은 Toggl입니다. 클릭(또는 모바일 앱에서 탭)으로 활동의 타이밍을 시작할 수 있습니다. 추적을 위한 다양한 프로젝트를 설정하고, 조직을 위한 태그를 추가하고, 주간, 월간, 연간 보고서를 봅니다.
웹과 Android 또는 iOS 기기에서 Toggl을 사용할 수 있습니다. 이 애플리케이션은 데스크톱 도구로 Windows, Mac 및 Linux에서도 사용할 수 있습니다.
8월:휴식을 취하세요
휴식을 취하는 것이 생산성을 높이는 데 어떻게 도움이 되는지 궁금할 것입니다. 그러나 마음을 비우기 위해 프로젝트나 작업에서 한발짝 물러나는 시간이라고 생각하십시오. 돌아갈 준비가 되면 신선한 눈으로 그렇게 할 수 있습니다. 이것은 종종 이전에 보지 못했던 것을 볼 수 있게 해줍니다.
어떤 사람들은 명상이나 간단한 호흡 운동과 같은 이완 방법을 사용합니다. 다시 말하지만, 이러한 유형의 보조 장치는 스트레스를 완화하고 불안을 최소화하며 상쾌한 전망을 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다. 하루가 끝날 때 또는 중간에 긴장을 푸는 시간을 따로 확보하십시오.
9월:받은 편지함 유지 관리
사용하는 이메일 응용 프로그램에 따라 항상 더 나은 관리 방법을 찾을 수 있습니다. Microsoft Outlook이 마음에 들면 규칙 설정을 활용할 수 있습니다. 규칙은 Outlook이 전자 메일을 특정 폴더로 이동하고 플래그를 지정하고 경고음을 재생하도록 합니다. 마찬가지로 Gmail 필터를 설정할 수 있습니다.
모바일 장치에서 Mailswipe [Broken URL Removed]와 같은 도구를 사용하여 이메일을 더 빠르게 처리할 수 있습니다. 카드로 표시되는 메시지를 스와이프하여 조치를 취하기만 하면 됩니다. 따라서 이메일을 쉽게 휴지통으로 옮기거나 나중을 위해 저장할 수 있습니다.
앱은 $2.99부터 시작하는 인앱 구매로 Android [더 이상 사용할 수 없음] 및 iOS [더 이상 사용할 수 없음]에서 하나의 이메일 계정에 대해 무료입니다.
10월:산책
휴식을 취하는 시간을 만드는 것과 유사하게 운동 일정을 잡는 것도 좋은 생각입니다. 조금만 걸어도 몸과 마음이 건강해집니다. 다양한 연구에서 운동과 생산성 사이의 연관성이 밝혀졌습니다.
Stockholm University와 Karolinska Institutet의 연구원이 수행한 한 연구에서는 다음과 같은 결과를 보여주었습니다.
<블록 인용>운동을 한 사람들은 또한 자가 평가 생산성이 향상되었다고 보고했습니다. 즉, 직장에서 더 많은 일을 하고, 더 많은 작업 능력을 갖고, 덜 아프다고 인식했습니다.
따라서 간단한 산책을 위해 책상을 떠나거나 하루 일과 후에 규칙적인 운동을 하는 경우에도 몸과 마음을 건강하게 유지할 수 있습니다.
11월:타이머 사용
산책을 하거나 짧은 휴식을 즐기는 한 가지 방법은 타이머를 사용하는 것입니다. 대부분의 작업이 온라인으로 수행되는 경우 편리한 브라우저 확장을 사용할 수 있습니다. 특정 시간 동안 타이머를 설정하고 경보가 울리면 일어나 가십시오. Chrome용 1-click-timer 또는 Firefox용 TimerFox [더 이상 사용할 수 없음]을 확인하십시오.
브라우저 확장을 사용하지 않으려면 모바일 장치에서 타이머를 사용하는 것이 좋습니다. Android 및 iOS 기기 모두 타이머가 내장되어 있습니다. 어느 기기에서든 기본 시계 앱을 열고 타이머를 사용하여 카운트다운을 하거나 특정 시간에 알람을 설정하면 됩니다.
12월:생산성을 높이세요
"나는 할 일이 너무 많은데 어떻게 해야 할지 모르겠어"라고 스스로에게 몇 번이나 말했습니까? 아니면 "이 모든 것을 이번주말까지 끝낼 수 있는 방법은 없습니다"는 어떻습니까? 때때로 압도되는 느낌이 드는 것은 이해할 수 있습니다.
생산적인 방법에 대해 자신에게 이야기하기보다 직접 이야기하십시오. 대신 "모든 것을 끝내기 위해 해야 할 일은..." 또는 "주말까지 이 일을 끝내기 위해 다시 정리할 것은..."과 같은 말을 시도해 보십시오. 생산성을 높이는 이 부분은 다음을 수행하는 데 도움이 됩니다. 집중하고 긍정적으로 생각하세요.
즉, 불평을 멈추고 생산적으로 생각하십시오.
2017년에 생산성을 높일 준비가 되셨습니까?
당신은 이미 이러한 도구 중 몇 가지를 사용하고 있을 수도 있고 일부 습관으로 맹세할 수도 있습니다. 하지만 그렇지 않다면 새로운 해를 시작하는 것보다 더 좋은 시기는 없습니다.
2017년에 생산성을 높일 계획이 있습니까? 제안 사항이 있으면 언제든지 환영합니다!