새해가 시작되면 무엇인가를 달리 해보고 싶다는 생각이 드곤 합니다. 회사와 집 사이에서 늘 할 일은 산더미처럼 쌓여 있죠. 하지만 올바른 도구와 습관만 갖춘다면 2017년을 지금까지 가장 생산적인 한 해로 만들 수 있습니다.
생산성 습관을 완전히 바꿔줄 12단계 프로그램을 준비했습니다. 1월부터 12월까지 매달 하나씩 실천하면 됩니다.
1월: 일정표를 철저히 지키세요
새해를 여는 가장 좋은 방법은 시간 엄수와 일정 준수입니다. 스스로 다짐하는 것만으로도 가능하지만, 훌륭한 도구의 도움을 받으면 훨씬 쉬워집니다.
알림, 반복 일정, 크로스 플랫폼 동기화를 지원하는 캘린더를 선택하세요. 가장 인기 있고 직관적인 옵션 중 하나가 구글 캘린더입니다. 웹은 물론 안드로이드, iOS 기기에서도 사용할 수 있습니다.
일정을 만들 때마다 알림을 설정하고 언제 통보받을지 정할 수 있습니다. 주간 회의 같은 반복 일정을 추가하고, 캘린더를 다른 사람과 공유하며, 약속 페이지 기능으로 시간을 미리 확보할 수도 있습니다.
2월: 목표를 세우세요
목표를 명확히 세우고 집중하면 완수율이 크게 높아집니다. 하루 목표부터 간단히 시작하거나, 바로 주간·월간·연간 목표를 잡아도 좋습니다. 그리고 그 목표를 캘린더에 바로 적어두세요.
목표를 세울 때 완료 후 보상을 함께 고려해 보세요. 터널 끝의 빛이 보이게 할 뿐 아니라 동기부여도 강화됩니다.
예를 들어 길고 어려운 보고서를 이번 주 안에 끝냈다면, 좋아하는 식당에서 점심을 먹으며 스스로에게 상을 주는 겁니다.
3월: 템플릿을 활용하세요
문서 이야기가 나온 김에 새해에는 템플릿을 더 적극적으로 활용해 보세요. 문서를 처음부터 만들면 시간이 어마어마하게 들지만, 템플릿으로 시작하면 그 시간을 크게 줄여 다음 업무로 빠르게 넘어갈 수 있습니다.
마이크로소프트 워드 템플릿은 업무 편지와 기획서에, 엑셀 템플릿은 예산과 재정 관리에, 파워포인트 템플릿은 발표 자료에 활용할 수 있습니다.
OneNote, Evernote, 구글 독스용 템플릿도 확인해 보세요. 어떤 문서 작업이든 한결 간편해집니다.
4월: 큰 프로젝트는 잘게 나누세요
프로젝트를 맡거나 직접 만들었을 때 한 번에 처리하고 싶어질 때가 많습니다. 하지만 그건 오히려 비효율적일 수 있습니다. 프로젝트를 소화 가능한 단위로 나누고, 눈앞의 작업부터 차례로 처리하면 훨씬 선명하게 집중할 수 있습니다.
프로젝트 관리자들은 WBS(작업 분해 구조)를 활용해 프로젝트를 별도의 분기, 요소, 작업 패키지로 나눕니다.
물론 큰 프로젝트의 전체 그림을 파악하는 것도 중요합니다. 하지만 한 번에 하나의 작업에 집중할 수 있다면 더 체계적으로 정리하고, 흐름을 놓치지 않으며, 프로젝트를 완벽하게 마칠 수 있습니다.
5월: 할 일 목록을 만들고 우선순위를 정하세요
큰 프로젝트든 일상 업무든, 할 일 목록을 활용해 우선순위를 정하세요. 캘린더처럼 알림, 반복 작업, 크로스 플랫폼 접근을 지원하는 도구를 고르는 것이 좋습니다.
Wunderlist는 훌륭한 할 일 관리 도구였습니다. 여러 개의 리스트를 만들고 각각에 할 일을 담을 수 있으며, 알림 추가, 우선순위 설정과 정렬, 메모와 파일 첨부, 반복 작업과 하위 작업 생성까지 지원했습니다.
웹, 안드로이드, iOS, 윈도우 데스크톱 앱으로 무료로 제공되었고, 윈도우 10에서는 Cortana와도 동기화되었습니다. 참고로 Wunderlist는 현재 서비스가 종료되어 후속작인 Microsoft To Do로 통합되었으니, 이를 활용하면 같은 방식으로 관리할 수 있습니다.
6월: 업무를 위임하세요
할 일 목록 도구로 자신의 흐름을 유지하는 것도 효과적이지만, 위임 역시 그만큼 중요합니다. 부담을 나눌 수 있는 위치라면 위임하는 습관을 들이세요. 모든 것을 혼자 할 필요는 없습니다. 회사든 집이든 도와줄 사람이 있다면 맡겨 보세요.
프로젝트를 작업 단위로 나눴다면, 예컨대 높은 우선순위 작업에 직접 집중하고 낮은 우선순위 작업은 직원이나 팀원에게 넘기세요. 가장 중요한 일을 직접 처리하면서도 전체 업무가 빠짐없이 완료되도록 할 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스를 활용하면 우선순위를 정하고 업무를 위임하는 데 큰 도움이 됩니다. 긴급하지만 중요하지 않은 작업으로 판단되면 위임하는 것이 좋습니다.
이것은 수많은 업무 우선순위 방법 중 하나일 뿐입니다.
7월: 시간을 관리하세요
위임이 시간 관리의 큰 축임을 기억하세요. 하지만 적절한 도구도 그만큼 중요합니다. 시간을 추적하고, 어떻게 쓰였는지 기록하고, 일일 또는 주간 계획을 세우려면 편리한 앱을 활용하세요.
지금까지 캘린더와 할 일 관리 도구를 갖췄다면, 이제 시간 추적 도구가 필요합니다. 훌륭한 선택지는 Toggl입니다. 클릭(모바일 앱에서는 탭) 한 번으로 활동 시간 측정을 시작할 수 있고, 추적할 프로젝트를 설정하고, 정리용 태그를 붙이며, 주간·월간·연간 리포트를 확인할 수 있습니다.
Toggl은 웹과 안드로이드, iOS 기기에서 사용할 수 있으며, 윈도우, 맥, 리눅스 데스크톱 버전도 제공됩니다.
8월: 휴식 시간을 확보하세요
휴식이 어떻게 생산성 향상에 도움이 되는지 의문이 들 수 있습니다. 하지만 이는 프로젝트나 과제에서 잠시 벗어나 머리를 비우는 시간이라고 생각해 보세요. 다시 돌아왔을 때 새로운 시선으로 작업할 수 있고, 이전에는 보이지 않던 것들이 보이기도 합니다.
명상이나 간단한 호흡 운동 같은 이완법을 활용하는 사람들도 많습니다. 이런 방법들은 스트레스를 덜어주고 불안을 줄이며 새로운 시각을 되찾아 줍니다. 하루를 마무리할 때, 아니면 하루 한가운데라도, 꼭 휴식 시간을 따로 확보하세요.
9월: 받은 편지함을 정리하세요
사용하는 이메일 앱이 무엇이든 더 나은 관리 방법을 찾을 수 있습니다. 마이크로소프트 아웃룩을 사용한다면 규칙 설정 기능을 활용해 보세요. 규칙을 설정하면 아웃룩이 특정 폴더로 메일을 자동 이동시키고, 깃발을 표시하고, 알림음을 재생합니다. 지메일에서도 필터를 설정해 같은 효과를 낼 수 있습니다.
모바일 기기에서는 Mailswipe 같은 도구로 이메일을 더 빠르게 처리할 수 있습니다. 카드 형태로 표시된 메시지를 스와이프하기만 하면 동작이 실행되어, 이메일을 휴지통으로 보내거나 나중에 읽기 위해 저장하는 것도 손쉽습니다. 다만 해당 앱은 현재 서비스가 중단되었으니, 비슷한 스와이프 방식의 메일 관리 앱으로 대체할 수 있습니다.
10월: 산책을 떠나세요
휴식 시간을 내는 것과 마찬가지로 운동 시간을 계획에 넣는 것도 아주 좋은 습관입니다. 짧은 산책만이라도 몸과 마음에 모두 좋습니다. 여러 연구에서 운동과 생산성의 연관성이 밝혀졌습니다.
스톡홀름대학교와 카롤린스카 연구소 연구진이 진행한 연구에 따르면:
운동을 한 사람들은 자기 평가 생산성의 향상도 보고했습니다. 일을 더 많이 해냈다고 느꼈고, 업무 수행 능력이 커졌으며, 병결도 줄었다고 답했습니다.
책상을 떠나 가볍게 걷든, 하루를 마치고 하는 평소 운동이든, 마음과 몸을 모두 건강하게 유지할 수 있습니다.
11월: 타이머를 활용하세요
산책이든 잠깐의 휴식이든, 확실하게 챙기는 한 가지 방법은 타이머를 쓰는 것입니다. 대부분의 업무를 온라인으로 한다면 브라우저 확장 프로그램이 편리합니다. 원하는 시간을 설정해 두고 알람이 울리면 일어나 움직이면 됩니다.
브라우저 확장 프로그램이 마음에 들지 않는다면 모바일 기기의 타이머를 활용해 보세요. 안드로이드와 iOS 모두 기본 타이머가 내장되어 있습니다. 두 기기 모두 기본 시계 앱을 열어 타이머로 카운트다운을 하거나 알람을 특정 시각에 맞추면 됩니다.
12월: 스스로를 생산적인 사람으로 믿으세요
"할 일이 너무 많아서 어떻게 다 끝낼지 모르겠어"라고 말한 적이 몇 번이나 있나요? 아니면 "이번 주 안에 저걸 다 끝내는 건 불가능해"라고요? 때로 압도감을 느끼는 것은 당연합니다.
스스로에게 못 할 말을 하는 대신, 할 수 있다는 말을 하세요. "모든 일을 끝내려면 내가 해야 할 일은..." 또는 "이번 주 안에 끝내기 위해 내가 조정할 것은..." 같은 문장으로 바꿔 말해 보세요. 이 단계는 집중력과 긍정적인 사고를 키워주는 중요한 과정입니다.
다시 말해, 불평을 멈추고 생산적으로 생각하기 시작하는 겁니다.
2017년, 더 생산적인 삶을 위한 준비가 되셨나요?
이미 몇 가지 도구를 사용 중이거나 어떤 습관에 확신을 갖고 있을 수도 있습니다. 하지만 그렇지 않다면, 새해보다 시작하기 좋은 때는 없습니다.
2017년을 더 생산적으로 보내기 위한 계획이 있으신가요? 좋은 제안이 있다면 언제든 들려주세요!