182,900,000,000개의 이메일.
1829억.
이는 지구상의 모든 인간의 마음당 25개 이상의 이메일입니다.
그것이 바로 우리가 하루 만에 보내드리는 것입니다(PDF).
매일 보내고 받는 엄청난 양의 이메일을 감안할 때 이 전자 통신이 우리 중 많은 사람들이 처리하기가 너무 어려워진 것은 놀라운 일이 아닙니다. 하지만 걱정하지 마세요. 여기 야수를 길들이는 데 도움이 되는 몇 가지 생산성 비밀이 있습니다.
미리 준비된 답변 사용
나는 이것의 중요성을 강조할 수 없다. 제출 거부, 동료의 노력 인정, 간단한 인사 등 많은 이메일에 같은 방식으로 답장을 보낼 가능성이 있습니다. 절대적으로 해야 할 일은 가장 자주 사용하는 이메일에 대해 미리 준비된 답변을 만드는 것입니다.
Gmail이나 다른 이메일 클라이언트에서 미리 준비된 답변을 설정하는 것은 정말 쉽습니다. 타이피스트가 아무리 빨라도 마우스를 두 번 클릭하는 것보다 빠르지 않죠? 시간을 절약하고 지금 하십시오.
필터 및 레이블/폴더 설정
과부하를 해결하는 가장 좋은 방법은 먼저 과부하를 해결하는 것입니다. 즉, 받은 편지함에서 필터와 레이블/폴더를 사용합니다. Outlook에는 폴더가 있고 Gmail에는 레이블이 있으며 두 필터 모두 이메일을 이러한 폴더와 레이블로 자동 라우팅하도록 설정할 수 있는 필터가 있습니다. 맞춤 요구사항에 따라 Gmail에서 고급 필터를 설정할 수 있습니다. 실제로 Gmail은 새로운 자동분류함을 통해 이메일에 자동으로 일부 주문을 가져오도록 제안합니다.
잘 설정하고 분류하는 데 시간이 걸리며 첫 달에는 지속적인 입력이 필요합니다. 그러나 장기적으로 볼 때 시간을 할애할 가치가 있습니다. 급하게 라벨과 필터 아래에 항목을 두지 말고 받은편지함에서 평생 사용할 자동화 기능이므로 잘 생각하고 분류하세요.
이메일을 필터링하기 전에 3단계를 확인하는 것이 가장 좋습니다.
- 이 메시지에 가장 적합한 레이블/폴더 이름(존재 여부에 관계없이)이 무엇인지 자문해 보십시오.
- 해당 이름이 이미 존재하는지 확인하고 없으면 생성하십시오.
- 그 이름이 별도의 엔터티여야 하는지 아니면 기존 폴더 중 하나 아래에 하위 분류되어야 하는지 자문해 보십시오.
이 작업을 정기적으로 수행하면 받은 편지함이 마술처럼 깨끗해집니다.
다른 곳에서 할 일 목록 가져오기
저에게 이렇게 말하십시오. "받은 편지함은 할 일 목록이 아닙니다." Google의 Vivek Haldar는 이에 대해 얼마 전에 썼고 더 이상 동의할 수 없습니다. 다음은 Haldar의 의견입니다.
<블록 인용>이메일은 할 일 목록을 보관하는 끔찍한 장소입니다. 이메일에 GTD를 어떻게 붙일 수 있는지 정말 모르겠습니다. 이메일을 실행할 수 없습니다. 일단 읽고 이해하면 명확한 조치를 취할 수 있지만 받은편지함은 그것을 밀어넣는 곳이 아닙니다.
당신의 이메일은 커뮤니케이션에 관한 것이므로 그것에 대해 이야기하십시오. 할 일 목록을 위한 환상적인 앱이 많이 있으며 Any.do 또는 Wunderlist를 적극 추천합니다.
정크 구독 취소
스팸 필터에도 불구하고 얼마나 많은 뉴스레터와 기타 정크 이메일이 받은 편지함을 막고 있는지 믿을 수 없을 것입니다. 그리고 일단 잡동사니가 쌓이기 시작하면 빠르게 통제 불능 상태가 될 수 있습니다. 이를 막으려면 구독 취소를 시작해야 하며 아주 쉬운 트릭이 하나 있습니다.
이메일 클라이언트에서 "구독 취소"라는 단어를 검색하십시오. 모든 뉴스레터의 끝에 추가되므로 받은 편지함에 있는 모든 대량 메일 목록이 갑자기 표시됩니다. 이제 하나씩 열고 구독을 취소하십시오. 작업 속도를 높이려면 Gmail의 미리보기 창을 사용하는 것이 좋습니다.
메일링 리스트에서 빠르게 구독을 취소하거나 이메일 요약으로 묶을 수 있는 추가 기능과 서비스도 있습니다.
각 이메일에 대한 가장 중요한 질문
이것은 중요한 일이며 지난 1년 동안 받은 편지함 과부하를 관리하는 데 도움이 되었습니다. BBC Future의 Tom Stafford는 메시지를 열 때 자신에게 한 가지 중요한 질문을 제공했습니다.
<블록 인용>"받은 편지함에 이 정보가 없으면 내가 찾으러 나가겠습니까?"
대답이 아니오인 경우 열지 않고 답장을 누르거나 삭제를 누르지 마십시오. 간단합니다. 아니요, 당신은 엄청난 것을 놓치지 않을 것입니다. 저는 1년 동안 그것을 해왔고 실제로 효과가 있습니다. 이에 대한 Stafford의 설명은 다음과 같습니다.
<블록 인용>그룹 이메일과 끊임없이 뒤따르는 엄청난 양의 답장보다 더 분명한 것은 어디에도 없습니다. 모든 이메일에 답장을 보내야 하는 것은 아니며 많은 문제는 다른 사람들이 처리해야 하며 처리해야 함을 상기하여 반격하십시오. 스스로에게 물어보십시오. "받은 편지함에 이 정보가 없다면 내가 찾으러 나가겠습니까?" 대부분의 경우 대답은 "아니오"이며, 이는 다른 사람이 당신의 주의를 통제하고 있다는 신호입니다.
이메일 해킹 공유
모든 사람은 혼란을 관리하기 위해 자신만의 이메일 해킹을 가지고 있으며 가장 좋은 학습 방법은 공유하는 것입니다. 또한 모든 사람을 위한 Gmail 가이드도 있습니다. 프로 사용자의 조언과 마찬가지로 도움이 됩니다. Stafford가 그 기사를 작성하지 않았다면 나는 여전히 메시지에 빠져 있었을 것이고 그에 대해 영원히 감사할 것입니다.
이메일 과부하를 어떻게 처리합니까? 여기에 오답은 없습니다.