이메일의 주인이 되는 법: 받은 편지함 앞에서 하루를 허비하지 마세요

1,829억 통.

이것은 단 하루 동안 전 세계에서 오가는 이메일의 수입니다. 지구상의 모든 사람에게 하루 25통이 넘는 이메일이 배달되는 셈입니다.

이토록 어마어마한 양의 이메일이 매일 쏟아지고 있으니, 많은 사람들이 전자 우편함 앞에서 압도당하는 것은 당연한 일입니다. 하지만 걱정하지 마세요. '괴물 같은' 받은 편지함을 길들일 수 있는 실용적인 생산성 비결을 소개합니다.

미리 작성된 답변(템플릿)을 활용하세요

이 방법의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 투고 거절 안내, 동료의 노력에 대한 감사 인사, 간단한 인사말까지, 우리는 생각보다 많은 이메일에 거의 비슷한 내용으로 답장하고 있습니다. 그래서 가장 자주 사용하는 답변들은 반드시 템플릿(canned responses)으로 미리 만들어 두어야 합니다.

Gmail을 비롯한 대부분의 이메일 클라이언트에서 이 기능은 몇 번의 클릭만으로 설정할 수 있습니다. 아무리 타이핑 속도가 빠른 사람이라도 마우스 두 번 클릭보다는 느립니다. 귀중한 시간을 절약하기 위해 지금 바로 설정해 보세요.

필터와 라벨(폴더)을 설정하세요

과잉된 메일을 처리하는 가장 확실한 방법은 먼저 체계적으로 분류하는 것입니다. Outlook에는 폴더가, Gmail에는 라벨이 있으며, 두 서비스 모두 메일을 해당 폴더나 라벨로 자동 분류해 주는 필터 기능을 제공합니다. 특히 Gmail은 사용자 맞춤형 고급 필터는 물론, 새 메일의 중요도를 자동으로 판단해 정리해 주는 '우선순위 받은 편지함(Priority Inbox)' 기능도 갖추고 있습니다.

필터와 라벨을 제대로 세팅하고 분류하는 데는 초기 시간이 필요하고, 첫 한 달간은 꾸준한 관리가 요구됩니다. 하지만 장기적으로 볼 때 그만한 가치가 충분합니다. 성급하게 대충 넣지 말고, 신중하게 고민해서 분류 체계를 설계하세요. 이 자동화 시스템은 평생 당신의 받은 편지함을 지탱하는 기반이 됩니다.

메일을 필터링하기 전에 다음의 3단계 점검을 해보는 것을 추천합니다.

이 메시지에 가장 적합한 라벨/폴더 이름이 무엇일지 스스로에게 물어봅니다.
그 이름이 이미 존재하는지 확인하고, 없다면 새로 생성합니다.
그 이름이 독립된 항목이어야 하는지, 아니면 기존 폴더의 하위 카테고리로 들어가야 하는지 판단합니다.

이 과정을 꾸준히 실천하면 받은 편지함이 마법처럼 깔끔해집니다.

할 일 목록은 받은 편지함 밖으로 옮기세요

함께 외쳐봅시다. "받은 편지함은 할 일 목록이 아닙니다." 구글의 비벡 할타르(Vivek Haldar)가 예전에 이 주제로 글을 쓴 적이 있는데, 나는 그의 의견에 완전히 동감입니다.

"이메일은 할 일 목록으로 쓰기엔 최악의 장소입니다. GTD(Getting Things Done) 방식을 이메일에 얹으려는 발상 자체를 이해할 수 없습니다. 이메일은 그 자체로 실행 가능한 것이 아닙니다. 읽고 이해한 후에야 비로소 명확한 행동 항목이 도출될 수 있지만, 그것을 받은 편지함에 쌓아두어서는 안 됩니다."

이메일의 본질은 커뮤니케이션입니다. 커뮤니케이션이라는 원래 역할에 충실하게 두세요. 할 일 관리에는 훌륭한 앱이 많으니, Any.do나 Wunderlist 같은 전용 도구를 적극 추천합니다.

불필요한 메일은 과감히 구독 해지하세요

스팸 필터가 작동하고 있음에도, 받은 편지함을 막고 있는 뉴스레터와 잡동사니 메일의 양에 놀랄 겁니다. 그리고 정체는 한번 시작되면 순식간에 통제 불능 상태로 번집니다. 이 흐름을 차단하려면 구독 해지가 필수이며, 아주 간단한 요령 하나만 기억하면 됩니다.

이메일 검색창에 'unsubscribe'(수신 거부)라는 단어를 검색해 보세요. 이 문구는 모든 뉴스레터 말미에 붙어 있기 때문에, 받은 편지함에 쌓여 있는 대량 메일 목록이 한눈에 드러납니다. 이제 하나씩 열어서 구독을 해지하면 됩니다. 이때 Gmail의 미리보기 창(Preview Pane) 기능을 함께 사용하면 작업 속도를 크게 높일 수 있습니다.

메일링 리스트를 빠르게 구독 해지하거나 여러 뉴스레터를 하나의 요약본으로 묶어주는 애드온과 서비스도 활용할 만합니다.

모든 이메일에 던져야 할 황금 질문

마지막으로 소개할 핵심 비결로, 지난 1년간 내가 받은 편지함 과부하를 견디게 해준 바로 그 방법입니다. BBC Future의 톰 스태퍼드(Tom Stafford)는 어떤 메시지를 열었을 때 스스로에게 던져야 할 단 하나의 황금 질문을 제안했습니다.

"내 받은 편지함에 이 정보가 없었다면, 굳이 찾아 나서서라도 읽었을까?"

대답이 '아니오'라면, 회신 버튼을 누르지도 말고 심지어 열어보지도 않은 채 삭제하면 됩니다. 정말 그렇게 간단합니다. 뭔가 크게 놓치는 일은 없습니다. 실제로 나는 1년간 이 방법을 써왔고, 효과가 있다는 것을 확인했습니다. 스태퍼드의 설명은 다음과 같습니다.

"이 원칙은 단체 이메일과 뒤따라오는 답장의 눈사태에서 가장 뚜렷하게 드러납니다. 모든 이메일에 답장할 필요는 없으며, 많은 사안은 다른 사람들이 처리하고, 처리되어야 한다는 사실을 떠올리며 맞서세요. '내 받은 편지함에 이 정보가 없었다면, 굳이 찾아 나서서라도 읽었을까?'라고 물어보세요. 대부분의 경우 대답은 '아니오'일 것이며, 그것은 곧 당신의 주의력이 남에 의해 좌우되고 있다는 신호입니다."

메일 더미를 관리하는 나만의 요령은 누구나 하나쯤 가지고 있습니다. 그리고 그런 노하우를 나누는 것이 최고의 학습 방법입니다. 초보자부터 활용자까지 모두에게 유용한 Gmail 완벽 가이드도 준비되어 있으니 참고해 보세요. 프로 사용자들의 조언만큼 큰 도움은 없습니다. 스태퍼드가 그 글을 쓰지 않았다면 나는 아직도 메일의 홍수 속에 빠져 있었을 테니, 그에게 진심으로 감사할 따름입니다.