이메일을 사용하다 보면 연락처 관리가 생각보다 까다로운 작업이라는 것을 느끼게 됩니다. 지메일(Gmail)을 사용한다면 구글 주소록(Google Contacts)을 함께 이용할 수 있는데요. 의외로 많은 사람들이 주소록의 존재조차 모른 채 지메일만 사용하곤 합니다. 주소록을 꾸준히 쓰는 사용자라 해도 기능을 제대로 활용하지 못하는 경우가 많습니다.
구글 주소록에는 우리가 잘 모르는 유용한 기능이 숨어 있습니다. 연락처 공유부터 중복 연락처 병합까지, 주소록을 더 스마트하게 활용할 수 있는 방법은 다양합니다. 지금부터 구글 주소록의 잠재력을 최대한 끌어낼 수 있는 팁과 요령을 소개합니다.
1. 라벨과 그룹으로 연락처 정리하기
첫 번째 팁은 비교적 간단하지만 매우 중요합니다. 바로 '라벨'을 적극적으로 활용하는 것입니다.
주소록 화면 왼쪽에는 라벨 메뉴가 있습니다. 이를 사용하지 않으면 상당히 많은 시간을 낭비하게 됩니다. 라벨을 이용하면 여러 연락처를 그룹으로 묶어 관리하기 쉬워지고, 특정 그룹에 일괄적으로 이메일을 보낼 때도 단축 통로 역할을 해줍니다.
라벨 추가는 + 라벨 만들기(Create label) 버튼을 클릭하는 것만으로 가능합니다.
여기서는 예시로 '새 라벨'이라고 이름을 붙여보겠습니다.
저장하고 나면 왼쪽 목록에 새 라벨이 표시됩니다.
이제 연락처에 라벨을 지정할 수 있습니다. 연락처 위에 마우스를 올리면 나타나는 연락처 수정(Edit contact) 링크를 클릭하세요.
연락처 하나에 지정할 수 있는 라벨 개수에는 제한이 없습니다. 즉, 하나의 연락처가 여러 그룹에 동시에 속할 수 있습니다. 라벨 아이콘을 클릭한 뒤 라벨 관리(Manage labels) 목록에서 새 라벨을 선택하고 적용(Apply)을 누르면 됩니다.
완료했다면 저장(Save) 버튼을 눌러 선택한 라벨을 적용합니다.
라벨은 지메일에서 이메일을 작성할 때도 활용할 수 있습니다. 받는 사람 입력란에 라벨 이름을 입력하기 시작하면 지메일이 자동완성으로 제안해 줍니다. 라벨은 단순히 연락처를 정리하는 것 이상의 기능을 하는 셈입니다.
2. 다른 사람과 연락처 공유하기
구글 주소록은 기본적으로 연락처 공유 기능이 아쉬운 편입니다. 이럴 때 'Shared Contacts'라는 지메일 확장 프로그램이 도움이 됩니다.
Shared Contacts를 사용하면 특정 라벨에 속한 연락처를 팀원 또는 외부 사용자와 공유할 수 있습니다. 구글 드라이브와 마찬가지 방식으로 누가 열람하고, 수정하고, 새 연락처를 추가할 수 있는지 권한을 설정할 수 있죠. 공유받은 사람은 모바일 기기는 물론 데스크톱, 그리고 구글 주소록과 동기화되는 수많은 앱에서도 해당 연락처에 접근할 수 있습니다. Shared Contacts로 연락처를 공유하는 방법은 다음과 같습니다.
- 공유할 연락처로 이동해 오른쪽의 공유(Share) 옵션을 선택합니다.
- 연락처에 라벨을 추가하고 라벨에 추가(Add To Label)를 클릭하거나, 새 라벨을 만들어 지정합니다.
- 공유할 상대방의 이름 또는 이메일 주소를 입력하고 공유(Share)를 클릭합니다.
Shared Contacts에서는 연락처에 메모를 남기거나, 라벨을 생성하거나, 공유 라벨에 직접 연락처를 추가하는 것도 가능합니다. 이 확장 프로그램은 15일 무료 체험 후 월 1달러에 이용할 수 있습니다.
3. 열 표시 방식 사용자 지정하기
주소록 목록을 이름순 또는 성순으로 정렬할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
- 화면 오른쪽 위의 톱니바퀴 모양 설정(Settings) 옵션을 클릭합니다.
- 추가 설정(More Settings)을 클릭합니다.
- 원하는 정렬 순서를 선택하고 저장(Save)을 누릅니다.
하지만 더 실용적인 기능은 메인 화면에 표시되는 열의 순서를 바꾸는 것입니다. 방법은 아래와 같습니다.
- 먼저 점 세 개 아이콘을 클릭합니다.
- 열 순서 변경(Change column order)을 클릭합니다.
- 대화상자가 열리면 기본값인 이름(Name) 열은 항상 가장 앞에 고정됩니다. 대신 나머지 네 개의 열은 자유롭게 재배치할 수 있습니다.
- 예를 들어 라벨(Labels) 열을 옮기고 싶다면, 열 오른쪽의 가로 막대 두 개 아이콘을 클릭해 드래그한 후 원하는 위치로 이동하면 됩니다.
- 각 열 옆에는 드롭다운 메뉴가 있습니다. 이를 이용하면 현재 표시되지 않는 항목으로 열을 교체할 수 있습니다. 예를 들어 직함 및 회사(Job Title and Company) 대신 주소(Address)를 선택해 해당 열을 표시할 수 있습니다. 완료(Done)를 클릭하면 열이 재배열됩니다.
정렬 순서와 열 배치는 사용자의 필요에 맞게 자유롭게 조정하면 됩니다.
4. 프로필 사진 추가하기
긴 연락처 목록에서 항목을 구분하는 일은 생각보다 어렵습니다. 중요한 고객이나 가까운 지인의 얼굴을 사진으로 등록해 두면 한눈에 알아보기 좋습니다. 방법은 다음과 같습니다.
- 친구 연락처에 사진을 추가한다고 가정해 보겠습니다. 수정(Edit) 버튼을 클릭합니다.
- 기존 프로필 이미지(연락처 사진 설정(Set contact photo))를 클릭해 사진 선택기를 엽니다.
- 라이브러리에 있는 기존 사진을 선택하거나 새 사진을 업로드할 수 있습니다. 프로필 사진을 등록한 뒤 완료(Done)를 클릭합니다.
5. 중복 연락처 병합하기
중복된 연락처가 있다면 병합하는 것이 좋습니다. 몇 가지 방법을 소개합니다.
다행히 구글 주소록은 이름이나 이메일 주소를 기준으로 중복 계정을 자동으로 찾아줍니다. 병합 및 수정(Merge & Fix)을 선택하면 시스템이 찾아낸 중복 의심 목록을 확인할 수 있습니다.
그런데 같은 사람인데도 구글 주소록이 중복으로 인식하지 못하는 경우가 있습니다.
예를 들어 'Aditya Indian Theatre'라는 연락처와 'Aditya 2'라는 연락처가 있다고 해보죠. 두 연락처는 같은 사람이지만 사용하는 연락처 번호만 다른 경우입니다.
이럴 때 병합하는 가장 좋은 방법은 무엇일까요? 간단합니다. 프로필 이름 옆의 체크박스를 선택하세요. 두 항목을 모두 선택한 뒤 상단 근처의 병합(Merge) 아이콘을 클릭하면 됩니다.
병합 후 이름과 이메일 주소가 하나씩만 남더라도 걱정하지 마세요. 모든 정보는 그대로 유지됩니다.
구글 주소록은 두 개의 전화번호를 모두 저장하며, 회사명이나 이메일 주소 같은 다른 정보도 자동으로 병합해 줍니다.
개인용과 집안 용도로 연락처를 따로 관리하고 있다면, 한 사람의 정보를 하나의 연락처로 모으는 것이 훨씬 편리합니다. 하나의 연락처로 통합해도 각각의 주소로 이메일을 보내는 데는 지장이 없습니다.
6. 주소록 빠르게 접근하는 단축키
주소록을 잊어버리거나 접근 방법이 기억나지 않을 때가 종종 있습니다. 단축키를 만들어 두면 훨씬 편리합니다.
- 먼저 설정(Settings)으로 이동한 뒤 모든 설정(All Settings) 옵션을 선택합니다.
- 첫 번째 탭인 일반 탭(General tab)에서 단축키 기능이 활성화되어 있는지 확인합니다. 페이지 하단의 키보드 단축키(Keyboard shortcuts) 항목을 반드시 켜주세요.
이제 지메일 사용 중 G 키와 C 키를 차례로 누르면 새 탭에서 구글 주소록이 열립니다. 더 이상 아이콘을 찾거나 진입 경로를 외울 필요가 없습니다. 지메일에서 GC만 입력하면 주소록 페이지가 자동으로 열립니다.
구글 주소록 관리, 생각보다 쉽습니다!
많은 사람에게 구글 주소록은 단순한 연락처 저장 앱에 불과하지만, 활용도를 높여 줄 다양한 기능을 갖추고 있습니다. 라벨을 추가하면 시간을 절약할 수 있고, 연락처 공유는 누구에게나 필요한 기능이며, 단축키는 작업 흐름을 끊지 않고 시간을 아껴 줍니다. 구글 주소록은 사용자가 원하는 만큼 생산적인 도구가 될 수 있습니다.
구글 주소록을 적극적으로 활용하게 되면 주기적으로 연락처 목록을 정리하고 싶어질 것입니다. 정리 방법까지 익혀 두고 위의 팁들과 함께 활용한다면 곧 더 생산적인 이메일 경험을 누릴 수 있을 것입니다.