구글 드라이브를 단순히 파일 보관 창고로만 사용하고 있다면, 그 잠재력을 극히 일부만 활용하고 있는 것일지도 모릅니다. 현재 구글 드라이브는 완전한 오피스 스위트부터 고급 협업 기능, 다양한 애플리케이션과의 동기화까지 폭넓은 기능을 제공합니다.
아래에서 소개하는 구글 드라이브 팁과 요령을 활용하면 일상 업무를 더욱 간편하고 효율적으로 처리할 수 있습니다.
1. 이미지에서 텍스트 추출하기
구글 드라이브는 OCR(광학 문자 인식) 기능을 통해 이미지 속 텍스트를 추출할 수 있습니다. PDF 또는 JPEG/PNG 이미지 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 'Google Docs로 열기'를 선택하세요. OCR 도구가 빠르게 이미지를 텍스트로 변환해 주므로 자유롭게 복사해서 활용할 수 있습니다.
이 기능은 쓰기 방지된 PDF 파일이나 책의 스캔 페이지를 다룰 때 특히 유용합니다. 단, Arial이나 Verdana 같은 일반적인 서체가 사용된 선명하고 고해상도의 이미지로 변환해야 인식률이 높습니다.
2. 프로처럼 검색하기
구글 드라이브에는 고급 검색 기능이 탑재되어 있어 원하는 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다. 기억나는 키워드든 특정 날짜 범위든 직관적인 결과를 얻을 수 있으며, OCR 도구 덕분에 이미지와 PDF 파일 내부의 텍스트까지 검색 대상에 포함됩니다.
최근 구글 드라이브에 머신러닝 기술이 도입되면서 원하는 문서를 찾는 속도가 한층 더 빨라졌습니다.
3. 친구와 채팅하며 문서 함께 편집하기
구글 드라이브는 지인들과 채팅하면서 Google Sheets, Docs, Slides 문서를 공동 작업하기에 탁월한 도구입니다. Gmail 초대장만 보내면 그룹 전체가 순식간에 하나의 문서를 함께 편집할 수 있습니다.
WebEx나 GoToMeeting 같은 인기 협업 도구가 많지만, 구글 드라이브의 이 기능은 그 어떤 도구보다 뛰어나다고 평가할 만합니다.
4. 선호하는 이메일 클라이언트에서 바로 메일 보내기
예전에 저장해둔 Google Docs, Sheets 또는 Slides 파일에 중요한 이메일 주소가 있다면, 해당 주소를 더블클릭하여 바로 이메일을 보낼 수 있습니다. 좋은 점은 Gmail에 국한되지 않는다는 것입니다. Thunderbird나 Outlook 같은 외부 이메일 클라이언트도 손쉽게 사용할 수 있습니다.
5. 버전 변경 기록 확인하기
문서는 우리가 기억하지 못하는 수많은 버전 수정을 거칩니다. 다행히 구글 드라이브는 버전 변경 기록을 최대 100회 편집 또는 30일 중 짧은 기간까지 보관합니다. 실제로 2013년까지 거슬러 올라가는 버전 기록이 그대로 남아 있는 경우도 있어 의외라고 느낄 수 있습니다.
6. Windows 10 PC에 구글 드라이브 폴더 만들기
Windows 10 PC에 구글 드라이브 폴더를 손쉽게 만들 수 있으며, 여러모로 유용하게 활용됩니다. 예를 들어 'Google Takeout'이라는 앱을 활용하면 구글 포토와 Microsoft 사진 앱을 직접 동기화할 수 있습니다.
7. 여러 구글 드라이브 계정 활용하기
구글 드라이브의 15GB 무료 저장 용량이 아쉽게 느껴지시나요? Gmail 계정을 여러 개 가지고 있다면, 같은 브라우저 창에서 여러 탭으로 추가 구글 드라이브 계정을 관리할 수 있습니다. 허용되는 계정 수에 대한 공식적인 정보는 없지만, 4~5개를 넘으면 일종의 '공정 사용' 정책이 적용되는 듯합니다.
최소한으로만 계산해도 최소 60GB의 무료 공간을 확보할 수 있어 파일을 자유롭게 관리하기에 충분합니다.
8. 오프라인에서 작업하기
'설정'에서 구글 드라이브의 오프라인 모드를 활성화하면 인터넷 없이도 Sheets, Docs, Slides로 작업할 수 있습니다. 단, 설정 전에 반드시 인터넷에 연결된 상태에서 Chrome 브라우저를 사용해야 합니다.
이후 'Google Docs Offline' 크롬 확장 프로그램을 설치하고 활성화하면 준비가 완료됩니다.
9. 더 많은 앱 연결하기
'설정'에서 G Suite 생산성 앱들을 구글 드라이브에 연결할 수 있습니다. 세련된 PDF 배경부터 Slack, FormRecycler까지 선택할 수 있는 유용한 앱이 수백 가지에 달합니다.
10. 기타 유용한 팁 모음
구글 드라이브에서는 특정 문서를 직접 게시하여 링크를 가진 누구나 볼 수 있도록 설정할 수도 있습니다.
여러 문서를 빠르게 살펴보고 싶다면 키보드 단축키를 활용해 보세요. 거의 모든 명령을 실행할 수 있으며, Shift + # 키 하나만 기억하면 나머지 단축키 전체 목록을 확인할 수 있습니다.
마치며
오늘날 구글 드라이브는 단순한 파일 저장 솔루션 그 이상입니다. 생산성과 협업 기능 면에서 Gmail, LibreOffice, Microsoft Office에 견줄 만한 수준에 이르렀습니다.
구글 드라이브의 이런 부가 기능들을 사용해 보셨나요? 댓글로 여러분의 경험을 공유해 주세요.