Gmail이 강력한 이메일 도구라는 사실은 누구나 인정할 겁니다. 전 세계 수많은 사용자가 Gmail을 통해 고객, 동료, 파트너와 소통하고 있으며, 많은 이들에게 Gmail은 업무의 중심이라 해도 과언이 아닙니다.
그렇기에 역설적으로 Gmail이 생산성 저하의 원인이 되기도 합니다. 쏟아지는 이메일에 파묻혀 정작 중요한 일에 집중하기 어려워지는 것이죠. 다행히 Google Workspace 마켓플레이스에는 이런 문제를 해결해 줄 다양한 추가 기능이 있습니다. 오늘은 그중에서도 업무 흐름을 지켜주는 최고의 추가 기능 6가지를 소개합니다.
1. Yet Another Mail Merge: 대량 메일 발송의 필수 도구
첫 번째로 소개할 도구는 'Yet Another Mail Merge'입니다. 이름은 길지만 사용법은 의외로 간단합니다. 핵심 기능은 단 하나, 개인화된 이메일을 한꺼번에 빠르게 발송하는 것입니다.
개인화 데이터는 Google Sheets와 Gmail에서 직접 가져옵니다. Gmail 임시작성 도구로 템플릿을 만든 뒤, Google Sheets 스프레드시트에 이름, 직책, 회사명 등 삽입할 정보를 채워 넣기만 하면 됩니다.
발송 전 자신에게 테스트 메일을 먼저 보내 정상적으로 작동하는지 확인할 수 있으며, 문제가 없다면 나머지 수신자에게 일괄 발송하면 끝입니다.
'Yet Another Mail Merge'의 진짜 강점은 상세한 추적 기능입니다. 보낸 이메일 중 몇 통이 열렸는지, 답장은 몇 개나 왔는지, 반송된 메일은 얼마나 되는지 등 다양한 지표를 수집해 Google Sheets에 자동으로 기록해 주므로 발송 결과를 한눈에 관리할 수 있습니다.
2. DocuSign eSignature for Google Workspace
다음은 DocuSign입니다. 이 추가 기능은 번거로운 전자서명 업무를 손쉽게 처리해 줍니다. 설치하고 서명과 기본 정보를 담은 계정만 만들면, DocuSign이 하나의 디지털 서명 관제 센터 역할을 해 줍니다.
이후 전자 계약서에 서명하거나 상대방의 서명을 요청하는 일이 클릭 몇 번으로 끝납니다. Google Drive와도 연동되므로 기존 문서를 서명하거나 다른 사람에게 서명을 요청할 때도 유용하게 활용할 수 있습니다.
단, 무료 버전은 기능이 다소 제한적이라는 점을 참고하세요. 유료 플랜에 가입하지 않으면 타인에게 서명을 요청할 수 있는 문서 수 등에 제약이 따르지만, 본인이 직접 서명하는 데에는 제한이 없습니다.
3. DocHub for Gmail
업무상 PDF 파일을 자주 다뤄야 한다면 DocHub가 반복적인 작업 부담을 크게 덜어 줄 것입니다.
DocHub를 사용하면 Gmail 받은편지함 안에서 바로 PDF를 열어 편집, 회신, 서명까지 처리할 수 있습니다. 외부 프로그램으로 파일을 내보내거나 별도의 앱을 실행할 필요가 전혀 없죠.
사용 방법도 간단합니다. Gmail에서 첨부파일을 열고 DocHub로 편집하면 됩니다. 편집이 끝난 문서를 첨부한 회신 메일도 즉석에서 작성할 수 있습니다.
기능 또한 충실합니다. 서명, 텍스트 지우기, 이미지와 텍스트 삽입은 물론, 문서 병합이나 페이지 재배열 같은 전체적인 PDF 편집까지 지원합니다.
4. Sortd for Gmail
Sortd는 Gmail 활용도를 극대화하고 싶은 팀을 위한 올인원 솔루션입니다. Gmail 안에 Trello 스타일의 칸반 보드를 불러와, 팀 전체가 공유 메일함을 한눈에 파악하고 이메일이 업무 속에서 묻히는 일을 막아 줍니다.
메일 스레드 안에서 팀원들과 채팅을 주고받을 수 있고, 메일함과 연락처를 공유할 수도 있습니다. 답장이 밀린 이메일을 놓치지 않도록 팔로업 플래그를 달 수 있으며, 수신자가 메일을 열어보는 시점을 추적하는 기능도 제공됩니다.
덕분에 복잡한 협업 도구를 따로 배울 필요 없이, 팀원 각자가 어떤 업무를 맡고 있는지 명확하게 확인할 수 있습니다.
5. Todoist for Gmail
집중력이 쉽게 흐트러지고 하려던 일을 자주 잊어버리는 편이라면 Todoist가 그 습관을 바꿔 줄 수 있습니다.
이름에서 짐작할 수 있듯 Todoist는 이메일 관리를 돕는 할 일 목록 추가 기능입니다. 받은편지함의 이메일을 Todoist 할 일 목록에 등록하면 처리해야 할 업무를 명확하게 정리할 수 있습니다.
하지만 Todoist는 단순한 체크리스트 그 이상입니다. 마감일 설정, 알림, 우선순위 분류 등 다양한 기능을 갖추고 있어, 할 일 목록 자체에 매몰되는 일 없이 이메일 업무를 체계적으로 관리할 수 있습니다.
6. MeisterTask for Gmail
마지막은 MeisterTask입니다. 이 추가 기능은 이메일을 완수해야 할 프로젝트 작업으로 변환해 진행 중인 모든 프로젝트를 체계적으로 정리해 줍니다.
MeisterTask 계정을 만들어 두기만 하면, 이후 열리는 모든 이메일에서 해당 메일을 원하는 프로젝트의 작업으로 추가할 수 있는 옵션이 자동으로 나타납니다.
메일 제목은 작업 제목으로, 본문은 메모로 자동 입력됩니다. 물론 마음에 들지 않으면 얼마든지 자유롭게 수정할 수 있습니다.
Gmail을 프로처럼 활용하기
이 목록에서 여러분의 Gmail 활용도를 한 단계 끌어올리고, 어쩌면 '받은편지함 0'을 달성하는 데 도움이 될 도구를 찾으셨기를 바랍니다.
이 추가 기능들은 모두 생산성 향상에 큰 보탬이 됩니다. 특히 하루의 절반을 이메일 답장에 쏟아붓는다고 느낀다면 그 가치는 더욱 큽니다.
하지만 추가 기능은 어디까지나 절반일 뿐입니다. Gmail이 기본적으로 제공하는 기능만 제대로 활용해도 훨씬 더 많은 성과를 낼 수 있다는 사실도 함께 기억하세요.