하루 종일 Gmail 받은편지함에서 살아가고 계신가요? 그렇다면 Gmail을 든든한 메모 작성 도구로 바꿔보는 건 어떨까요?
Gmail을 효율적인 이메일 클라이언트로 만들어 주는 기능들은 사실 훌륭한 메모 앱으로 거듭나게 해주는 재료이기도 합니다. 다소 색다른 방식이긴 하지만 말이죠. 이 글에서는 Gmail을 메모 도구로 활용할 수 있는 몇 가지 설정 팁과 노하우를 소개합니다.
그럼 지금부터 Gmail을 메모장으로 재활용하는 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
Gmail 임시보관함 활용의 장점부터 파악하기
어쩌면 이미 눈치채셨겠지만, 핵심은 Gmail의 임시저장 메일(Drafts)을 메모처럼 활용하는 것입니다. 이 방식만으로도 몇 가지 이점을 바로 누릴 수 있습니다.
- 미리 작성해둔 답변(템플릿)을 특정 유형의 메모 양식으로 재사용할 수 있습니다
- 드래그 앤 드롭으로 이미지를 본문에 간편하게 삽입할 수 있습니다
- 중요한 파일을 메모에 직접 업로드하거나 Google Drive에서 첨부할 수 있습니다
- 멀티 인박스 기능을 활용해 메모를 빠르게 열어볼 수 있는 패널로 나눌 수 있습니다
게다가 Gmail은 수정 내용을 자동 저장해주니, 저장 걱정은 덜어도 됩니다! 이 외에도 떠오르는 장점이 있다면 '메모용 Gmail의 장점' 목록에 추가해두세요.
메일 작성 창을 편안하게 사용하는 법
메모 용도로 자주 쓰려면 Gmail 기본 작성 창의 크기와 위치가 다소 아쉬울 수 있습니다. 하지만 더 편리한 창 모드가 몇 가지 있습니다.
- 전체 화면 모드 — 우측 상단의 최소화와 저장 후 닫기 아이콘 사이에 있는 전체 화면 아이콘을 클릭하세요. 기존 Gmail 화면 위에 작성 창이 겹쳐서 표시됩니다.
전체 화면 보기를 기본값으로 설정할 수도 있습니다. 작성 창 우측 하단의 작은 아래 화살표를 클릭한 뒤 전체 화면을 기본으로 설정을 선택하면 됩니다.
- 팝업 창 모드 — Shift 키를 누른 상태에서 작성 버튼이나 작성 창의 전체 화면 버튼을 클릭하세요. 이제 별도의 팝업 창에서 메모를 입력할 수 있습니다.
- 브라우저 탭 모드 — Ctrl 키(Mac은 Command 키)를 누른 상태에서 작성 버튼 또는 전체 화면 버튼을 클릭하세요. 전용 브라우저 탭에서 메모를 작성할 수 있습니다.
Gmail 작성 창의 글자 모양이 마음에 들지 않는다면 inbox.google.com에서 임시보관함을 확인해보세요. Inbox by Gmail의 임시보관 화면이 눈에 더 편안합니다. 자주 보는 메모를 받은편지함에 고정(pin)해두면 언제든 손쉽게 열어볼 수 있습니다.
수신 이메일의 방해 차단하기
Gmail로 메모를 쓰기로 했다면, 몇 분마다 새 이메일이 집중력을 흐트러뜨리게 두면 안 되겠죠. 활발하게 움직이는 받은편지함의 소음에서 벗어나려면 아래 두 가지 방법 중 하나를 활용해보세요.
1. 도착 즉시 '읽음' 처리하는 필터 만들기
새 메일이 도착하자마자 읽음으로 표시되도록 필터를 설정하면, 받은편지함 옆의 안읽은 메일 개수 표시로 인한 시각적 스트레스를 피할 수 있습니다.
설정하려면 설정 > 필터 및 차단된 주소로 이동해 새 필터 만들기를 선택하세요. 메일을 필터링할 조건을 지정하는 창이 나타납니다.
팝업창의 받는 사람 입력란에 본인 이메일 주소를 입력하고, 우측 하단의 이 검색어로 필터 만들기 링크를 클릭합니다. 다음으로 읽은 편지함으로 이동(읽음으로 표시) 항목에 체크하세요. 여기서 아래 옵션들도 함께 선택할 수 있습니다.
- 받은편지함 건너뛰기(보관처리) — 수신되는 이메일을 자동으로 보관하여 받은편지함에서 즉시 사라지게 하고 싶을 때 선택합니다.
- 라벨 적용 — 나중에 메일을 확인할 때 새 메일과 오래된 메일을 구분하고 싶을 때 유용합니다. 반드시 옆의 라벨 선택... 드롭다운 메뉴에서 원하는 라벨을 지정하세요.
참고: Gmail에서 여러 계정의 메일을 함께 확인하고 있다면, 각 이메일 주소마다 이 '읽음' 필터 설정 과정을 반복해야 합니다.
2. 지정한 시간에 또는 필요할 때만 메일 받기
일하는 중에도 습관적으로 새 메일을 확인하게 된다면 BatchedInbox 같은 플러그인을 설치해보세요. 이 플러그인은 메일을 특별한 라벨 아래에 잠시 보관했다가, 직접 지정한 하루의 특정 시간에 받은편지함으로 전달해줍니다.
Chrome 사용자라면 BatchedInbox 대신 Inbox Pause를 설치할 수도 있습니다. BatchedInbox가 일정 간격으로 메일을 전달한다면, Inbox Pause는 사용자가 메일을 받을 준비가 될 때까지 받은편지함을 잠시 멈춰줍니다. 언제든 '일시정지 해제'를 통해 받은편지함을 다시 열 수 있습니다.
Gmelius로 깔끔한 화면 만들기
메모 작업에는 깔끔하고 미니멀한 인터페이스가 잘 어울립니다. Chrome, Opera, Safari용 확장 프로그램인 Gmelius를 설치하면 Gmail 안에서도 그런 환경을 만들 수 있습니다. Gmail의 외형과 동작 방식을 바꿀 수 있는 다양한 옵션을 제공합니다.
Gmelius를 설치하고 Gmail을 새로고침하면, Gmelius 대시보드에 방문해 취향대로 설정하라는 안내가 나타납니다. 잡동사니와 방해 요소 없는 인터페이스를 만들려면 Customization(사용자 지정) 탭에서 아래 설정들을 조정해보세요.
- People 위젯 숨기기
- 광고 비활성화
- Google+ 활동 숨기기
- Gmail 헤더를 필요할 때만 표시
- Gmail 푸터 숨기기
글꼴 스타일 바꾸기
눈에 익숙하지 않은 글꼴은 작성하거나 읽는 내용 자체에 집중하기 어렵게 만듭니다.
메모로 변신한 Gmail 임시저장 메일을 더 보기 좋게 만들려면 설정 > 일반 > 기본 텍스트 스타일로 이동하세요. 마음에 드는(적어도 방해가 되지 않는) 글꼴 종류, 크기, 색상을 고르면 선택한 스타일이 바로 미리보기로 표시됩니다. 아래로 스크롤한 뒤 변경 사항에 만족하면 변경사항 저장 버튼을 누르면 됩니다.
특정 메모나 이메일에서만 글자 모양을 바꾸고 싶다면, 작성 창의 서식 옵션 버튼을 클릭해 조절하면 됩니다.
라벨과 별표로 메노 체계적으로 정리하기
Gmail의 라벨은 메모의 태그 역할을 충분히 대신할 수 있습니다. 사이드바의 새 라벨 만들기 링크를 클릭해 시작하세요. 자주 사용하지 않을 라벨이라면 기본 사이드바 화면에서 숨겨두는 것이 좋습니다.
라벨을 숨기려면 먼저 사이드바에서 해당 라벨 이름에 마우스를 올리고 나타나는 작은 아래 화살표를 클릭합니다. 팝업되는 옵션 메뉴에서 라벨 목록에서: 항목 아래의 숨기기를 선택하세요. 참고로 같은 메뉴에서 라벨 색상 옵션을 통해 라벨 색깔도 바꿀 수 있습니다.
물론 수정할 라벨이 많다면 한 번에 일괄 처리하는 편이 편리합니다. 사이드바의 라벨 관리 링크나 설정 > 라벨 메뉴를 이용하세요.
라벨에 색상 코딩을 넘어선 시각적 구분이 필요하다면 '별표'를 활용해 메모를 태깅해보세요. 우리가 흔히 보던 노란색 별 외에도 다양한 별표가 준비되어 있습니다. 설정 > 일반 > 별표로 이동해 나머지 별표 옵션을 활성화하세요.
아래 스크린샷에서 사용 가능한 모든 별표를 확인할 수 있습니다. 사용할 개수에 따라 별표 4개 링크 또는 모든 별표 링크를 클릭하세요.
메모에 노란색 별을 달려면 메일 목록에서 해당 메모 앞의 별표 아이콘을 클릭하면 됩니다. 그 아이콘을 계속 클릭하면 다른 종류의 별표로 순환 전환됩니다.
Markdown 지원 추가하기
Markdown은 웹용 글쓰기에 매우 편리한 방식으로, 요즘 많은 메모 앱의 표준 기능이 되었습니다. Gmail 메일(여기서는 메모죠)을 Markdown으로 작성하려면 브라우저에 Markdown Here를 설치하세요. 사용법이 간단하고, 설치 직후 바로 사용 안내도 제공됩니다.
앞서 소개한 것처럼 방해 요소 제거를 위해 Gmelius를 설치했다면 Markdown Here 같은 확장 프로그램은 따로 필요 없습니다. Gmelius에는 Markdown 기능이 내장되어 있으며, Gmelius 대시보드의 Productivity(생산성) 탭에서 Enable Markdown support 설정을 찾아 활성화하면 됩니다.
단, 이 Markdown 기능은 아직 베타 단계입니다. 사용 중 문제가 생긴다면 결국 Markdown Here를 설치하는 편이 좋을 수 있습니다.
할 일 관리는 Google Tasks에 맡기기
많은 사람에게 메모 앱은 할 일 목록까지 담아두는 만능 수납공간이기도 합니다. 데이터를 확인해야 할 지점이 적을수록 디지털 피로감도 줄어드니, 이는 나쁘지 않은 습관입니다. 문제는 메모와 할 일을 분리해서 관리하려면 추가적인 정리 체계가 필요하다는 점인데요. Gmail에서는 이런 걱정이 없습니다. 할 일 목록을 Google Tasks로 넘기면 되니까요.
Gmail에 내장된 할 일 관리 기능인 Tasks는 거슬리지 않으면서도 언제든 접근할 수 있어, 집중력을 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.
Gmail 검색 연산자 익히기
메모를 아무리 많이 만들어도 Gmail 검색 연산자 사용법만 익히면 몇 번의 키 입력으로 원하는 메모를 찾아낼 수 있습니다.
예를 들어 메모에 별표를 붙여뒀다면 has 연산자로 필터링할 수 있습니다. '녹색 체크표시' 별표가 달린 메모를 찾으려면 검색창에 has:green-check를 입력하고 Enter를 누르면 됩니다. 물론 이 별표가 붙은 일반 이메일도 함께 표시되므로, 검색어에 in:draft를 추가해 조건에 맞는 메모만 표시되도록 하세요.
검색에 사용할 별표의 정확한 이름을 알아내려면 설정 > 일반 > 별표 섹션에서 해당 별표 위에 마우스를 올려보세요. 또는 검색창에 별표 색상 이름을 입력하기 시작하면 일치하는 별표 이름이 나타납니다.
소중한 메모 안전하게 지키기
Gmail 임시저장 메일 삭제는 골치 아픈 문제입니다. 실수든 의도든, 30초짜리 '버리기 실행 취소' 창이 지나가면 삭제된 임시저장 메일은 영원히 사라집니다.
메모를 하나라도 잃지 않으려면, Gmail을 정기적인 메모 도구로 본격 사용하기 전에 백업 계획을 세워두세요. 임시저장 메일은 다음과 같은 방법으로 백업할 수 있습니다.
- IMAP을 통해 데스크톱의 기본 이메일 클라이언트로 백업
- Google Drive로 백업
- Google Takeout을 통한 백업
Gmail, 메모 앱이 될 수 있을까?
Gmail은 웹, 데스크톱, 모바일 어디에서나 사용할 수 있고, Gmail Offline(Chrome)이나 데스크톱 메일 클라이언트를 활용하면 오프라인에서도 동작합니다. 게다가 이미 Gmail에 익숙하고 사용법도 알고 계시니, Gmail을 메모 도구로 쓰기에 유리한 조건이 많습니다. 다만 실질적인 해결책이 될지는 결국 본인만이 판단할 수 있는 문제입니다.
개발자들은 언제나 Gmail에 유용한 플러그인과 브라우저 확장 프로그램을 만들어내고 있습니다. 다른 앱에 있던 메모를 Gmail로 가져오는 방법도 반드시 찾을 수 있을 것입니다. 임시저장 메일이 아니라 이메일 형태로 보이더라도 말이죠.
'완벽한 메모 도구'란 어쩌면 유니콘처럼 존재하지 않는 것일지도 모릅니다. 하지만 효과적인 도구는 이야기가 다르고, Gmail은 그럴 가능성을 충분히 갖추고 있습니다. 이제 이메일 확인 그 이상으로 Gmail을 활용할 준비가 되셨나요?
Gmail을 이메일 클라이언트 그 이상으로 활용하는 나만의 창의적인 꿀팁을 댓글로 공유해주세요!