Word에는 평소 잘 쓰지 않는 기능이 정말 많은데, 막상 특별한 상황이 닥치면 이 숨겨진 기능들이 놀랍도록 유용하게 쓰입니다. 실제로 저도 온라인 수업 자료를 조사하면서 여러 웹 문서의 내용을 Word 문서로 복사·붙여넣기 해야 할 일이 있었습니다.
문제는 붙여넣기할 때 '텍스트만'으로 붙여넣기를 깜빡했다는 것입니다. 그 결과 문장마다 줄 간격, 글자 크기, 색상, 글꼴이 제각각이 되어 버렸죠.
서식이 뒤죽박죽 섞인 문서
원래 의도했던 모습은 첫 번째 문단처럼 통일된 서식이었지만, 현실은 달랐습니다. 한 문단은 두 줄 간격에 형광펜 표시와 굵은 글씨가 섞여 있었고, 다른 문단은 아예 다른 글꼴과 글자 크기에 굵게·기울임까지 적용된 상태였습니다.
'원본 서식 유지'나 '대상 서식에 맞춤'(현재는 '서식 병합'이라고 불리는) 옵션은 이미 알고 있었기 때문에, 내용이 아니라 서식만 복사해서 붙여넣는 방법이 분명히 있을 거라고 생각했습니다.
Format Painter(서식 복사) 발견
여러 리본 메뉴의 버튼들을 살펴보던 중 Format Painter(서식 복사)라는 도구를 찾았습니다. 이름부터가 딱 필요한 기능 같았습니다.
사용법이 익숙하지 않아 마우스를 버튼 위에 올려 두자 도구 설명(tooltip)이 나타났는데, 이것이 꽤 유용했습니다.
기본적인 사용 방법은 다음과 같습니다.
- 마음에 드는 서식이 적용된 영역을 선택합니다.
- 서식 복사(Format Painter) 버튼을 클릭합니다.
- 서식을 적용할 다른 부분을 클릭합니다.
그런데 직접 해보니 단순 클릭만으로는 서식이 제대로 적용되지 않았습니다. 예를 들어 첫 번째 문단을 선택하고 버튼을 누른 뒤 세 번째 문단 가운데를 그냥 클릭했더니, 들여쓰기만 사라질 뿐 다른 서식 설정은 전혀 반영되지 않았습니다.
드래그로 선택해야 제대로 적용된다
시행착오 끝에 찾은 요령은 이것입니다. 서식 복사 버튼을 누른 후 클릭해서 끌어(drag) 전체 문단을 선택하면 원하는 대로 서식이 그대로 적용됩니다. 물론 여러 개의 문단을 한 번에 드래그해서 선택하면 여러 곳에 동시에 서식을 입힐 수도 있습니다.
여러 구역에 반복 적용하기: 더블클릭 팁
서식을 적용할 위치가 문서 곳곳에 흩어져 있다면, 서식 복사 버튼을 두 번 클릭하세요. 그러면 잠금 상태가 되어 문서 내 여러 구역에 계속해서 서식을 적용할 수 있습니다. 작업이 끝나면 Esc 키를 누르거나 버튼을 다시 클릭하면 해제됩니다.
한 가지 주의할 점이 있습니다. 글자 서식만 복사하고 싶다면 문단 전체를 선택하지 말고 텍스트 부분만 선택하세요. 반대로 글자 서식과 문단 서식(줄 간격, 들여쓰기 등)을 모두 복사하려면 문단 기호(¶)까지 포함한 문단 전체를 선택해야 합니다.
도형에도 적용 가능
서식 복사는 텍스트뿐 아니라 특정 종류의 그래픽이나 그리기 개체에도 잘 작동합니다. 대표적인 예가 바로 도형입니다. 삽입 탭에서 도형을 클릭하면 별, 화살표, 사각형 등 다양한 도형을 문서에 추가할 수 있고, 기본 모양과 완전히 다르게 꾸밀 수 있습니다.
예를 들어 별 도형 하나에 선 굵기와 색상을 바꾸고, 텍스트를 넣고, 그림자와 반사 효과까지 적용했다고 해보겠습니다. 오른쪽에 있는 별은 기본 상태의 별입니다. 왼쪽의 꾸민 별을 클릭하고 서식 복사 버튼을 누른 뒤 오른쪽 별을 클릭하면, 텍스트와 크기를 제외한 나머지 서식이 그대로 복사됩니다.
문서를 넘어서도 사용 가능
이 기능은 매우 큰 Word 문서 안에서 서식을 통일할 때 특히 편리합니다. 심지어 Word를 여러 개 실행해 두고 서식을 다른 문서 간에 복사·붙여넣기 하는 것도 가능했습니다. 직접 테스트해 본 결과, 문서 A에서 복사한 서식을 문서 B에 그대로 적용할 수 있었습니다.
Word의 방대한 기능에 비하면 작은 기능이지만, 필요할 때는 정말 많은 시간을 절약해 주는 도구입니다. 비슷한 서식을 반복적으로 적용해야 하는 상황이라면 서식 복사(Format Painter)를 꼭 활용해 보세요.