오랜만에 다시 학교에 복귀하면 피해갈 수 없는 것이 있습니다. 바로 각종 발표자료(PPT) 제작과 보고서 작성입니다. 그리고 이 과정에서 워드(Word)의 수많은 기능들을 다시 접하게 되는데, 사실 일상적으로는 거의 사용하지 않다가 학교나 직장에서야 비로소 쓰게 되는 기능들이 많습니다.
그 대표적인 기능 중 하나가 바로 목차(Table of Contents)입니다. 워드에는 적절한 스타일의 제목만 지정해 주면 보기 좋은 목차를 자동으로 생성해 주는 훌륭한 기능이 내장되어 있습니다. 게다가 이미 내용이 가득 작성된 워드 문서라도 몇 가지만 수정하면 손쉽게 목차를 자동 생성할 수 있다는 점이 매우 편리합니다.
이 글에서는 워드 문서에 올바른 제목 스타일을 설정하는 방법부터 시작해, 목차를 삽입하고 자신의 입맛에 맞게 꾸미는 방법까지 차근차근 알아보겠습니다.
1. 워드 문서에 제목 스타일 설정하기
목차를 만들기 전에 가장 먼저 해야 할 일은 문서에 제목(Heading) 스타일을 지정하는 것입니다. 기본값으로 목차에 사용할 수 있는 제목 스타일은 제목 1(H1), 제목 2(H2), 제목 3(H3) 세 가지입니다.
이 스타일들은 리본 메뉴의 홈 탭에 있는 스타일 상자에서 찾을 수 있습니다. 기본 목차(TOC)를 생성할 때는 위 세 가지가 유일하게 인식됩니다. 다만 사용자 지정 목차를 선택하면 제목 4(H4), 제목 5(H5), 제목 6(H6), 부제, 제목, TOC 제목 같은 추가 스타일도 활용할 수 있습니다.
H1~H3만으로는 부족하다고 느껴진다면, 위에 언급된 다른 제목 스타일을 마음대로 골라 사용해도 좋습니다. 다만 그 경우 사용자 지정 목차를 삽입하고 몇 가지 설정을 조정해야 하는데, 이 방법도 뒤에서 소개해 드리겠습니다.
텍스트에 제목 스타일을 적용하는 것은 아주 간단합니다. 해당 텍스트가 있는 줄을 클릭한 후, 원하는 제목 스타일을 클릭하기만 하면 됩니다.
탐색 창으로 제목 구조 한눈에 확인하기
문서 전체를 훑어가며 필요한 만큼 제목을 추가하세요. 참고로 제목을 추가하더라도 단락 기호가 보이는 상태에서도 눈에 잘 띄지 않을 수 있습니다. 모든 제목을 빠르게 확인하고 싶다면 보기 탭을 클릭한 뒤 탐색 창 체크박스를 선택하세요.
이렇게 하면 문서 왼쪽에 창이 나타나고, 각종 제목과 소제목 등의 구조를 한눈에 파악할 수 있습니다.
목록에서 항목을 클릭하면 해당 제목 위치로 바로 이동합니다. 최종 목차를 만들기 전에 문서의 제목 구조를 빠짐없이 점검할 수 있는 아주 유용한 방법입니다.
2. 워드에 목차 삽입하기
모든 제목 스타일이 준비되었다면, 이제 본격적으로 목차를 삽입해 보겠습니다. 먼저 워드의 기본 목차 설정부터 살펴볼 텐데요. 시작하기 전에 문서 맨 앞에 빈 페이지를 하나 추가해 두면 목차를 넣기에 깔끔합니다.
빈 페이지를 추가하려면 현재 첫 페이지의 맨 위로 커서를 옮긴 후 삽입 → 빈 페이지를 클릭합니다. 이어서 참조 → 목차를 클릭하고 상단의 자동 목차 옵션 중 하나를 선택합니다.
'수동 목차' 옵션은 목차 형식을 갖춘 채우기용 텍스트일 뿐이라, 모든 내용을 직접 수정해야 합니다. 반면 자동 목차를 삽입하면 아래와 같은 결과물을 바로 얻을 수 있습니다.
이것으로 워드 문서 안에 멋지게 정돈된 목차가 생겼습니다! 다만 목차를 삽입한 이후에도 문서의 제목을 계속 수정할 수 있는데, 이 변경 사항은 목차에 자동으로 반영되지 않습니다.
목차 업데이트 방법
변경 사항을 목차에 반영하려면 목차 내부를 클릭한 뒤 상단에 나타나는 업데이트 버튼을 누릅니다.
그러면 '페이지 번호만 업데이트'할지 '전체 목차를 업데이트'할지 묻는 대화상자가 나타납니다. 제목을 수정·추가·삭제했다면 전체 목차를 선택하고, 단순히 본문 내용만 늘렸다면 페이지 번호만 업데이트하면 됩니다.
3. 목차 스타일 사용자 지정하기
H1, H2, H3 외의 제목 스타일을 사용했다면 기본 목차에는 표시되지 않는다는 점을 알아차리셨을 겁니다. 이런 추가 제목까지 포함하려면 목차를 삽입할 때 사용자 지정 목차를 선택해야 합니다.
그러면 목차 옵션 대화상자가 열립니다. 페이지 번호 표시 여부, 번호 오른쪽 정렬 여부 같은 기본 설정을 조정할 수 있고, 일반 섹션에서는 여러 서식 스타일 중에서 고를 수 있으며, H3(3수준) 이상의 더 많은 수준을 표시하도록 설정할 수도 있습니다.
옵션 버튼을 클릭하면 목차를 구성할 항목을 더 추가할 수 있습니다. 아래로 스크롤하면 부제와 TOC 제목을 선택할 수 있습니다.
목차 글꼴과 서식 꾸미기
목차의 디자인을 입맛대로 바꾸려면 수정(Modify) 버튼을 클릭해야 합니다. 목차 위에서 마우스 우클릭 후 글꼴이나 단락을 선택해도 목차 서식에는 적용되지 않으니 주의하세요. 수정 버튼을 누르면 새 대화상자가 열리고, 여기서 TOC 1(H1), TOC 2(H2) 등 각 수준별로 개별 편집이 가능합니다.
두 번째 수정 버튼을 클릭하면 해당 제목 수준의 서식을 변경할 수 있습니다. 예를 들어 모든 H1 제목을 굵게 처리하고 글자 크기를 키우는 식의 연출도 가능합니다.
하단의 서식 버튼을 클릭하면 단락, 탭, 테두리, 프레임, 번호 매기기 등 훨씬 더 다양한 세부 설정을 조정할 수 있습니다. 아래는 H1 제목을 굵게 하고 글자 크기를 키운 목차의 예시입니다.
CTRL 없이 목차 링크 클릭하기
마지막으로, CTRL 키를 누른 상태에서 목차 항목을 클릭하면 해당 페이지로 바로 이동합니다. 그런데 매번 CTRL을 누르는 것이 불편하다면 이 동작을 변경할 수 있습니다. 파일 → 옵션 → 고급 순서로 이동하세요.
여기서 CTRL + 클릭 하이퍼링크 따라가기 체크박스를 해제하면, CTRL 키 없이 목차 항목을 링크처럼 클릭할 수 있습니다. 다만 아쉽게도 이 설정은 자신의 로컬 워드에만 적용됩니다. 파일을 이메일로 보내 받은 사람이 이 설정을 해제하지 않았다면, 그 사람은 여전히 CTRL + 클릭으로 링크를 따라가야 합니다.
이상으로 워드에서 목차를 만들고 활용하는 방법을 모두 살펴보았습니다. 자동 목차 기능을 잘 활용하면 방대한 문서도 깔끔하게 정리할 수 있으니 꼭 익혀 두세요!