Microsoft 계정으로 오피스 앱에 로그인하면 기본적으로 문서가 OneDrive 저장소에 저장됩니다. 이는 파일을 클라우드에 보관해 두면 다른 동기화된 기기에서도 언제든 접근할 수 있도록 유도하기 위한 조치입니다.
하지만 때로는 오피스 파일을 컴퓨터에 직접 저장하고 싶은 경우가 있습니다. 다행히도 오피스 앱에서는 기본 저장 위치를 OneDrive에서 컴퓨터로 손쉽게 전환할 수 있습니다. 이 가이드에서는 Office 365가 파일을 로컬에 저장하도록 설정하는 다양한 방법을 소개합니다.
Microsoft Office 파일을 기본적으로 로컬 컴퓨터에 저장하기
기본 저장 위치를 변경하는 과정은 Word, Excel, PowerPoint 등 모든 오피스 앱에서 동일합니다. 또한 한 개의 오피스 앱에서 파일을 로컬 컴퓨터에 저장하도록 설정하면, 다른 모든 앱도 자동으로 로컬에 파일을 저장하게 됩니다.
Word에서 변경하는 방법은 다음과 같습니다(설정은 다른 모든 오피스 앱에 자동 적용됩니다).
- 컴퓨터에서 Microsoft Word를 실행합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 옵션(Options)을 선택합니다. Word 편집 화면에 있는 경우에는 파일(File) > 추가 정보(More) > 옵션(Options)을 차례로 선택합니다.
- Word 옵션 창 왼쪽 사이드바에서 저장(Save)을 선택합니다.
- 오른쪽의 문서 저장 섹션에서 기본적으로 컴퓨터에 저장(Save to Computer by default) 옵션을 활성화합니다.
- 창 하단의 확인(OK)을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.
이제 오피스 앱은 OneDrive 대신 컴퓨터에 파일을 저장합니다.
다시 OneDrive에 파일을 저장하고 싶다면, Word 옵션 창에서 기본적으로 컴퓨터에 저장 옵션의 체크를 해제하면 됩니다.
Microsoft Office에서 기본 저장 폴더 변경하기
오피스 문서의 기본 저장 위치를 컴퓨터로 지정했다면, 이제 실제 파일이 저장되는 기본 폴더도 원하는 곳으로 바꾸는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 문서가 항상 원하는 폴더에 정확히 저장됩니다.
앞선 방법과 달리, 기본 저장 폴더는 각 오피스 앱마다 개별적으로 지정해야 합니다.
- 기본 로컬 저장 폴더를 변경할 오피스 앱을 실행합니다. 여기서는 Word를 예로 들겠습니다.
- 왼쪽 사이드바에서 옵션을 선택합니다.
- Word 옵션 창 왼쪽 사이드바에서 저장을 선택합니다.
- 오른쪽 창에서 기본 로컬 파일 위치(Default local file location) 항목 옆의 찾아보기(Browse)를 클릭합니다.
- 기본 저장 폴더로 지정할 폴더로 이동한 뒤 해당 폴더를 선택합니다.
- Word 옵션 창 하단의 확인을 클릭하여 설정을 저장합니다.
이제부터 오피스 앱은 지정한 폴더에 문서를 기본적으로 저장합니다. 기본 폴더는 필요할 때마다 언제든 다시 변경할 수 있습니다.
개별 Office 365 문서만 로컬 컴퓨터에 저장하기
특정 문서만 로컬 컴퓨터에 저장하고 나머지는 클라우드에 두고 싶다면, 오피스 앱에서 제공하는 개별 저장 기능을 활용하면 됩니다. 이렇게 하면 문서마다 저장 위치를 직접 선택할 수 있습니다.
Word에서 진행하는 방법은 다음과 같습니다.
- 컴퓨터에서 Microsoft Word로 해당 문서를 엽니다.
- 상단의 파일(File) 탭을 선택합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 다른 이름으로 저장(Save As)을 선택합니다.
- 오른쪽의 기타 위치(Other locations) 섹션에서 찾아보기를 클릭합니다.
- 이제 문서를 저장할 컴퓨터 내의 로컬 폴더를 자유롭게 선택할 수 있습니다.
특정 문서를 로컬에 자주 저장하지만, 컴퓨터를 기본 저장 위치로 설정할 만큼은 아닌 경우가 있다면 다른 이름으로 저장 버튼을 빠른 실행 도구 모음(Quick Access Toolbar)에 고정해 두는 것이 좋습니다. 그러면 단축 버튼 하나만 눌러 문서를 즉시 로컬 저장소에 저장할 수 있습니다.
Word에서 다른 이름으로 저장을 도구 모음에 고정하는 방법은 다음과 같습니다.
- Word 인터페이스 상단의 아래 화살표 아이콘을 클릭하고 기타 명령(More Commands)을 선택합니다.
- 왼쪽 명령 목록에서 다른 이름으로 저장을 선택한 후 추가(Add)를 클릭합니다.
- 창 하단의 확인을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.
- 이제 다른 이름으로 저장 옵션이 빠른 실행 도구 모음에 추가됩니다. 문서를 로컬에 저장할 때마다 이 버튼을 클릭하면 됩니다.
기존 방식의 '다른 이름으로 저장' 창으로 오피스 문서 저장하기
최신 버전의 Microsoft Office는 새로운 스타일의 '다른 이름으로 저장' 창을 표시합니다. 익숙한 파일 탐색기 형태의 기존 '다른 이름으로 저장' 창을 다시 사용하고 싶다면, 간단한 옵션 설정으로 되돌릴 수 있습니다.
- 컴퓨터에서 오피스 앱을 실행합니다. 여기서는 Word를 사용합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 옵션을 선택합니다.
- Word 옵션 창 왼쪽 사이드바에서 저장을 선택합니다.
- 키보드 바로 가기로 파일을 열거나 저장할 때 Backstage 화면 표시 안 함(Don't show the Backstage when opening or saving files with keyboard shortcuts) 옵션을 활성화합니다.
- 창 하단의 확인을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.
이후 문서를 저장해 보면, 저장할 폴더를 직접 선택할 수 있는 기존 방식의 '다른 이름으로 저장' 창이 나타나는 것을 확인할 수 있습니다.
Office 365가 파일을 로컬 컴퓨터에 저장하도록 설정하기
Microsoft가 OneDrive를 오피스 문서의 기본 저장소로 지정한 것은 분명 편리하지만, 모든 사용자에게 꼭 맞는 것은 아닙니다. 문서를 컴퓨터에 로컬로 보관하고 싶다면, 위에서 안내한 방법대로 각 오피스 앱의 옵션을 통해 손쉽게 설정할 수 있습니다.
이 가이드가 여러분의 '오프라인' 문서를 오프라인 상태로 안전하게 유지하는 데 도움이 되기를 바랍니다.