빠른 문서 요소(Quick Parts)는 Microsoft Word에서 자동 텍스트(AutoText)를 포함한 콘텐츠 조각을 만들어 Microsoft Outlook 이메일 메시지에 바로 붙여넣을 수 있는 매우 유용한 기능입니다. 이 기능은 본래 이메일 서명과 Microsoft Office 템플릿 양쪽에서 모두 작동하도록 설계되었습니다. 일상 업무에서 이 기능의 활용도가 높다고 느낀다면, 그 기능을 Outlook 2016으로 확장해 보세요. 아래에서 그 방법을 소개합니다.
Word와 Outlook에서 빠른 문서 요소 만들기
빠른 문서 요소 옵션은 Word 리본 메뉴의 '삽입' 탭에서 확인할 수 있습니다.
Microsoft Outlook에서 이 기능을 사용하려면 먼저 Outlook을 실행하고 새 메시지를 만듭니다. 이것이 Outlook용 빠른 문서 요소를 가장 빠르게 활성화하거나 생성하는 방법입니다. 여기서 템플릿으로 사용할 텍스트 몇 줄을 입력한 뒤, 아래 단계를 따라 진행하세요.
입력한 텍스트 전체를 선택한 다음 '삽입' 탭을 클릭합니다.
이어서 '빠른 문서 요소'를 선택하고, '선택 영역을 빠른 문서 요소 갤러리에 저장(Save Selection to Quick Parts Gallery)' 옵션을 클릭합니다.
확인하면 아래 스크린샷과 같이 '새 블록 만들기(Create New Building Block)' 대화 상자가 열립니다.
이름과 설명 등 필요한 정보를 모두 입력하고 확인을 누르면 완료됩니다!
이제 Outlook에서 이메일을 작성할 때 시간과 수고를 덜려면, 새 이메일 메시지를 열고 방금 만든 빠른 문서 요소를 삽입할 위치에 커서를 놓습니다.
그다음 리본 메뉴의 '삽입' 탭으로 이동해 '빠른 문서 요소'를 클릭하고, 추가한 항목과 일치하는 미리 보기를 선택하면 됩니다. 또는 항목 이름의 첫 글자를 입력해 해당 항목을 빠르게 검색할 수도 있습니다.
만약 목록에서 항목을 삭제하고 싶다면 해당 항목을 선택한 후 삭제를 클릭합니다. 경고 메시지가 표시되면 무시하고 '예'를 누르세요. 단, 삭제된 블록은 더 이상 갤러리에서 사용할 수 없지만, 이미 문서에 삽입된 내용은 그대로 남아 있을 수 있다는 점을 기억하세요.
이 튜토리얼이 여러분의 업무에 도움이 되길 바랍니다.