프레젠테이션 슬라이드의 텍스트만 골라내어 Microsoft Word나 메모장 같은 다른 프로그램으로 옮기고 싶었던 경험이 한 번쯤 있으실 겁니다. PowerPoint 프레젠테이션은 일반적으로 PPT라는 고유 형식으로 저장되기 때문에, 파일을 공유하려면 받는 사람 역시 Microsoft PowerPoint를 사용할 수 있어야 합니다. 게다가 이미지와 미디어가 많이 포함되다 보니 파일 용량도 상당히 커지는 편입니다.
이런 경우에는 프레젠테이션 파일 전체를 검토자에게 보내는 대신, 핵심 텍스트만 담은 워드 문서를 전달하는 것이 훨씬 간편합니다. 이렇게 하면 관련 정보를 여러 응용 프로그램에서 손쉽게 열어보고 활용할 수 있습니다. 지금부터 파워포인트의 텍스트를 워드로 추출하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
파워포인트에서 워드로 텍스트 추출하기
1. 프레젠테이션을 열고 내보내기 메뉴로 이동
먼저 텍스트를 추출할 PowerPoint 프레젠테이션을 엽니다.
상단 리본 메뉴에서 [파일] 탭을 클릭한 뒤, 화면 왼쪽에 나타나는 목록에서 [내보내기(Export)]를 선택합니다.
2. 유인물(Handout) 만들기
프레젠테이션에는 미디어 파일과 이미지가 많이 들어가기 때문에 용량이 수백 MB에 이를 수 있습니다. 이럴 때는 PPT 파일을 가벼운 텍스트 기반 문서로 변환하면 용량을 크게 줄일 수 있습니다.
이제 [유인물 만들기(Create Handouts)] 옵션을 선택한 후 [만들기(Create)] 버튼을 클릭합니다. 유인물이란 발표에 사용된 핵심 내용을 요약해 담은 인쇄용 자료를 의미합니다.
3. 페이지 레이아웃을 선택하고 변환 실행
버튼을 누르는 즉시 'Microsoft Word로 보내기(Send to Microsoft Word)' 창이 나타납니다. 여기서 원하는 페이지 레이아웃을 고르면 됩니다. 필자는 [슬라이드 옆에 노트(Notes next to Slides)]를 선택했지만, [슬라이드 옆에 빈 줄(Blank lines next to slides)]을 선택할 수도 있습니다. 이 옵션을 고르면 워드 문서에서 각 슬라이드 옆에 빈 줄이 생성되어, 문서를 받은 사람이 해당 공간에 자신만의 메모를 남길 수 있습니다.
또한 이 형식에서는 워드 안에서 프레젠테이션 내용을 추가로 편집할 수 있는 폭이 사실상 무제한에 가깝습니다. 원하는 레이아웃을 선택한 뒤 [확인]을 클릭하면 변환이 시작됩니다. 변환이 완료되면 모든 슬라이드와 그에 맞는 텍스트 레이아웃이 깔끔하게 정리된 새 워드 문서를 확인할 수 있습니다.
오늘 소개해 드린 팁이 여러분의 업무에 도움이 되길 바랍니다.