조직은 재무 데이터, 신용카드 번호, 주민등록번호, 건강 기록 등 민감한 정보를 철저히 보호하고, 의도치 않거나 부주의한 유출을 사전에 차단해야 합니다. Microsoft 365 보안 및 준수 센터에서 제공하는 DLP(데이터 손실 방지, Data Loss Prevention) 정책을 활용하면 Office 365 전반에서 민감한 정보를 식별·모니터링·보호할 수 있습니다. 이번 글에서는 Microsoft 365 DLP의 기본 개념과 실무 활용 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
Microsoft 365의 DLP 정책이란?
DLP 정책은 다음과 같은 핵심 기능을 제공합니다.
- 민감한 정보 식별: OneDrive for Business 사이트나 SharePoint Online에 저장된 문서 중 신용카드 번호 등 민감한 정보가 포함된 문서를 자동으로 식별합니다. Exchange 관리 센터에서 DLP 정책을 생성하면 이메일 및 기타 사서함 항목에도 적용할 수 있습니다.
- 실수로 인한 공유 방지: 민감한 문서에 대해 사이트 관리자, 문서 소유자, 마지막으로 수정한 사용자를 제외한 모든 사용자의 접근을 자동으로 차단합니다.
- 업무 중단 없는 규정 준수 지원: 사용자에게 DLP 정책을 교육하고, 정책 팁(policy tip)과 이메일 알림을 제공하여 업무 흐름을 막지 않으면서도 규정을 준수하도록 돕습니다.
- Office 데스크톱 프로그램 지원: SharePoint Online, OneDrive for Business와 마찬가지로 Word, Excel, PowerPoint 등 Office 데스크톱 프로그램에서도 동일한 DLP 기능을 사용할 수 있습니다.
- DLP 보고서: 각 정책과 규칙이 시간 경과에 따라 몇 번 일치(match)했는지 확인하여 조직의 규정 준수 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
DLP 정책의 구성 요소
DLP 정책은 먼저 보호할 콘텐츠의 위치, 즉 어디에 있는 콘텐츠를 보호할지 지정합니다. 대표적인 위치로는 SharePoint Online 사이트, OneDrive for Business 사이트 등이 있습니다.
Office 365 전반의 민감한 정보를 하나의 DLP 정책으로 보호할 수 있으며, 정보의 위치는 OneDrive for Business 또는 SharePoint Online 사이트가 될 수 있습니다.
또한 DLP 정책에는 콘텐츠를 보호하기 위한 규칙을 언제, 어떻게 적용할지에 대한 정보도 포함됩니다.
- 조건(Conditions): 규칙이 적용되기 위해 콘텐츠가 충족해야 하는 조건입니다.
- 작업(Actions): 조건과 일치하는 콘텐츠가 발견되었을 때 자동으로 수행하도록 설정한 작업입니다.
하나의 규칙으로 특정 보호 요구 사항을 충족할 수 있으며, 특정 규정 준수에 필요한 모든 규칙처럼 공통된 보호 요구 사항들은 하나의 DLP 정책으로 묶어 체계적으로 관리하는 것이 좋습니다.
DLP 정책 설정 방법
관리자는 Office 365 준수 센터에서 SharePoint Online과 OneDrive for Business용 DLP 정책을 손쉽게 설정할 수 있습니다. 미리 만들어져 제공되는 기본 템플릿(out-of-the-box 템플릿)을 활용하면 조건, 작업, 예외를 간편하게 구성할 수 있어 초기 도입 부담이 크게 줄어듭니다. 이메일용 DLP 정책은 Exchange 관리 센터에서 별도로 설정할 수 있습니다.
OneDrive 모바일 앱의 DLP 정책 팁
모바일 기기를 통해 동료들과 협업하는 사용자가 급증하면서, 조직의 민감한 데이터를 보호하는 일은 점점 더 어려워지고 있습니다.
직원들이 언제 어디서나 안전하게 업무를 수행할 수 있도록 지원하기 위해, Microsoft는 Office 365 DLP 정책 팁을 Android, iOS, 유니버설 Windows 플랫폼용 OneDrive 모바일 앱까지 확장했습니다.
정책 팁은 사용자에게 보여지는 상황 인지형 알림으로, 민감한 데이터를 전송·공유하거나 해당 데이터로 작업하려는 시점에 필요한 정보를 안내합니다. 웹 버전과 Outlook을 포함한 Office 2016 클라이언트에서 이미 제공되던 기능이 모바일 환경에서도 사용 가능해진 것입니다.
모바일 사용자는 민감한 정보가 포함된 문서에 대한 정책 팁을 확인할 수 있으며, 적용된 정책과 사용자의 작업에 따라 어떤 사유로 정책 위반이 발생했는지에 대한 설명을 제공받습니다. 또한 정책을 재정의(override)하거나 오탐(false positive) 보고서를 제출할 수 있는 옵션도 함께 제공됩니다.
Android 기기에 표시되는 정책 팁
OneDrive 유니버설 Windows 데스크톱 앱에서의 정책 팁
이러한 확장을 통해 OneDrive for Business 웹, Office 클라이언트, 모바일 전반에서 일관된 DLP 정책 팁 경험을 제공받을 수 있으며, 조직의 데이터는 그 어느 때보다 안전하게 보호됩니다.
더 자세한 내용은 microsoft.com 공식 문서에서 확인할 수 있습니다.
