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Outlook에서 사용자가 서명을 추가하지 못하도록 차단하는 방법 (레지스트리·그룹 정책)

Outlook에서 사용자가 서명을 추가하지 못하도록 차단하고 싶다면 레지스트리 편집기 또는 로컬 그룹 정책 편집기를 활용하면 됩니다. 이 설정을 적용하면 Outlook에서 더 이상 기존에 만들어 둔 서명을 추가하는 옵션이 표시되지 않습니다.

예를 들어 팀 단위로 업무를 진행하면서 회사 명의로 발송되는 모든 이메일에 서명이 포함되지 않기를 원한다면 두 가지 방법이 있습니다. 첫째, 서명을 수동으로 하나씩 삭제하는 방법이고, 둘째, 이 글에서 소개하는 정책 설정을 활용하는 방법입니다. 특히 여러 개의 커스텀 서명을 사용 중이라서 일일이 삭제하기 번거로운 상황이라면 후자의 방법이 훨씬 효율적입니다.

방법 1. 레지스트리 편집기로 Outlook 서명 추가 차단하기

레지스트리를 수정해 Outlook에서 서명 추가를 막으려면 아래 순서대로 진행하세요.

  1. Win + R 키를 눌러 실행 창을 엽니다.
  2. regedit을 입력한 후 Enter 키를 누릅니다.
  3. UAC(사용자 계정 컨트롤) 창에서 예를 클릭합니다.
  4. HKCU에서 office 경로로 이동합니다.
  5. office 키를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새로 만들기 > 키를 선택한 뒤 이름을 16.0으로 지정합니다.
  6. 같은 방식으로 16.0 하위에 common이라는 이름의 키를 생성합니다.
  7. common 키를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새로 만들기 > 키를 선택한 후 이름을 mailsettings로 지정합니다.
  8. mailsettings를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새로 만들기 > DWORD(32비트) 값을 선택합니다.
  9. 값 이름을 disablesignatures로 입력합니다.
  10. 해당 값을 두 번 클릭하여 값 데이터를 1로 설정합니다.
  11. 확인을 클릭한 뒤 컴퓨터를 다시 시작합니다.

각 단계를 조금 더 자세히 살펴보겠습니다.

먼저 Win + R 키를 눌러 실행 창을 연 다음 regedit을 입력하고 Enter 키를 누르세요. UAC 프롬프트가 나타나면 예를 클릭해 레지스트리 편집기를 실행합니다.

이후 아래 경로로 이동합니다.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office

office 키를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새로 만들기 > 키를 선택한 뒤 이름을 16.0으로 지정하세요. 이어서 16.0 키를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 같은 방식으로 common이라는 하위 키를 생성합니다.

다음으로 common 키 아래에 새 하위 키를 만듭니다. common 키를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새로 만들기 > 키를 선택한 후 이름을 mailsettings로 지정합니다.

완료했다면 REG_DWORD 값을 생성합니다. mailsettings 키를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새로 만들기 > DWORD(32비트) 값을 선택한 뒤 이름을 disablesignatures로 입력하세요.

생성된 값을 두 번 클릭하고 값 데이터를 1로 변경합니다.

마지막으로 확인 버튼을 클릭하고 컴퓨터를 재시작하면 설정이 적용됩니다.

서명 기능을 다시 허용하는 방법

나중에 Outlook에서 서명 추가를 다시 허용하고 싶다면 두 가지 선택지가 있습니다. 값 데이터를 0으로 변경하거나, 해당 REG_DWORD 값을 삭제하는 것입니다. 값을 삭제하려면 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 삭제를 선택한 후 예를 클릭하면 됩니다.

방법 2. 로컬 그룹 정책 편집기로 Outlook 서명 추가 차단하기

같은 작업은 로컬 그룹 정책 편집기로도 가능합니다. 단, 먼저 Office 관리 템플릿(Administrative Template)을 설치해야 한다는 점에 유의하세요.

그룹 정책으로 Outlook 서명 추가를 차단하려면 아래 순서를 따르세요.

  1. 작업 표시줄 검색 상자에 gpedit.msc를 입력합니다.
  2. 검색 결과를 클릭해 로컬 그룹 정책 편집기를 실행합니다.
  3. 사용자 구성에서 메일 형식(Mail Format)으로 이동합니다.
  4. 전자 메일 메시지에 대한 서명 허용 안 함 설정을 두 번 클릭합니다.
  5. 사용 옵션을 선택합니다.
  6. 확인 버튼을 클릭합니다.

먼저 작업 표시줄 검색 상자에 gpedit.msc를 입력하고 검색 결과를 클릭해 로컬 그룹 정책 편집기를 실행합니다.

그런 다음 아래 경로로 이동하세요.

사용자 구성 > 관리 템플릿 > Microsoft Outlook 2016 > Outlook 옵션 > 메일 형식

여기에서 전자 메일 메시지에 대한 서명 허용 안 함이라는 설정을 찾을 수 있습니다. 해당 항목을 두 번 클릭하고 사용 옵션을 선택하세요.

확인 버튼을 클릭하면 변경 사항이 저장됩니다. 레지스트리 편집기 방법과 달리 컴퓨터를 재시작할 필요는 없습니다. 다만 설정 변경 당시 Outlook이 열려 있었다면 앱만 다시 시작하면 됩니다.

설정을 원래대로 되돌리는 방법

차단 설정을 해제하고 싶다면 동일하게 메일 형식 섹션으로 이동한 뒤 전자 메일 메시지에 대한 서명 허용 안 함 설정을 두 번 클릭하고 구성되지 않음을 선택하면 됩니다. 사용 안 함을 선택할 수도 있지만, 기본 상태로 복원하는 것이 좋으므로 구성되지 않음 옵션을 권장합니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

사용자가 Outlook 서명을 추가·수정·삭제하지 못하게 하려면 어떻게 하나요?

최종 사용자가 Outlook 서명을 추가, 편집, 삭제하는 것까지 모두 차단하려면 HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\mailsettings 경로에 NewSignature라는 이름의 REG_DWORD 값을 생성하고 값 데이터를 1로 설정하세요. 이어서 ReplySignature라는 REG_DWORD 값을 하나 더 만들고 역시 값 데이터를 1로 지정하면 됩니다.

Office 365에서 내 서명을 끄려면 어떻게 하나요?

Office 365 또는 Outlook 365에서 서명을 비활성화하려면 위에서 안내한 방법을 그대로 따르면 됩니다. 로컬 그룹 정책 편집기에서 전자 메일 메시지에 대한 서명 허용 안 함 설정을 연 후 사용 옵션을 선택하고 확인 버튼을 클릭하세요.

지금까지 Outlook에서 사용자가 서명을 추가하지 못하도록 차단하는 두 가지 방법을 살펴봤습니다. 환경과 관리 방식에 따라 레지스트리 편집기 또는 그룹 정책 중 편리한 쪽을 선택해 적용해 보시기 바랍니다.