엑셀의 몇 가지 팁과 요령만 알아두어도 개인 생활과 업무 모두에서 큰 차이를 만들 수 있습니다. 가계 예산 관리부터 매출 보고서 정리까지, 엑셀은 숫자를 다루는 데 탁월한 도구이며, 그중에서도 COUNTIF 함수는 가장 유용한 기능 중 하나입니다. 이 글에서는 엑셀에서 COUNTIF 함수를 사용하는 방법을 단계별로 소개합니다.
※ 이 글의 내용은 Microsoft 365용 Excel, Excel 2019, Excel 2016에 적용됩니다.
COUNTIF 함수란?
엑셀은 수동으로 조작할 때도 훌륭한 도구지만, 일부 작업을 자동화할 수 있다면 훨씬 더 강력해집니다. 바로 이럴 때 함수가 필요합니다. SUM으로 숫자를 합산하거나 CLEAN으로 인쇄 불가능한 문자를 제거하듯이, COUNTIF 역시 같은 방식으로 작동합니다. 다만 COUNTIF의 역할은 특정 기준과 일치하는 셀의 개수를 세는 것입니다.
COUNTIF는 특정 숫자, 날짜, 텍스트, 특수문자 등 원하는 어떤 조건으로든 셀을 구분해 개수를 셀 수 있습니다. 즉, 입력값을 받아 사용자가 지정한 기준에 따라 총 개수를 계산해 결과로 반환합니다.
엑셀에서 COUNTIF 함수 사용하는 방법
COUNTIF 함수는 수식을 직접 입력하거나 엑셀의 [수식] 메뉴를 통해 사용할 수 있습니다. 어느 쪽 방법을 사용하든 최종 수식은 아래와 같은 형태가 됩니다.
=COUNTIF(D4:D10,"Yes")
이 예제에서 COUNTIF 함수는 D4부터 D10까지의 셀을 검색하여 'Yes'라는 단어를 찾습니다. 그리고 해당 단어가 발견된 횟수를, 수식을 입력한 셀에 숫자로 표시합니다.
물론 수식을 직접 입력해도 되지만, 초보자에게는 엑셀의 [수식] 메뉴를 활용하는 방법이 더 쉽습니다. 아래 단계를 따라 해 보세요.
1. 데이터 준비하기
COUNTIF 함수를 사용할 엑셀 문서를 열고, 분석하려는 모든 데이터가 빠짐없이 정확하게 입력되어 있는지 먼저 확인합니다.
2. 함수 삽입하기
COUNTIF 결과가 표시될 셀을 선택한 뒤, 그 셀에 수식을 직접 입력합니다. 또는 메뉴를 이용할 수도 있습니다. [수식] 탭을 클릭한 다음, 리본 메뉴의 [함수 라이브러리] 섹션에서 [추가 함수] > [통계]를 선택해 COUNTIF 함수를 찾습니다.
3. 범위(Range) 지정하기
[함수 인수] 창이 열리면 범위(Range)를 직접 입력하거나(시작 셀과 끝 셀을 콜론으로 구분), 계산에 포함할 셀들을 마우스로 클릭한 상태에서 드래그하여 지정합니다. 이 예제에서는 D4부터 D10까지이므로 D4:D10으로 입력합니다.
💡 팁: 검색 조건에서 물음표(?)는 임의의 한 글자와, 별표(*)는 임의의 문자열과 일치시키는 와일드카드로 활용할 수 있습니다.
4. 조건(Criteria) 입력하기
COUNTIF로 셀고 싶은 조건(Criteria)을 입력하거나 선택합니다. 이 예제에서는 D열에 'Yes'라는 답변이 몇 개 있는지 알고 싶으므로 Yes를 입력합니다.
💡 팁: 같은 방법으로 'No' 응답에 대해서도 반복하면, 전체 응답 목록에서 'No'가 두 개라는 사실도 쉽게 파악할 수 있습니다. COUNTIF 함수는 사실상 무제한에 가까운 양의 데이터에 적용할 수 있으며, 데이터가 많을수록 그 유용성이 커집니다.
5. 결과 확인하기
[확인]을 클릭합니다. 모든 값을 올바르게 입력했다면 COUNTIF 함수를 실행한 셀에 결과가 표시됩니다. 이 예제에서는 5라는 결과가 나타납니다.
💡 팁: 여러 범위에서 동시에 조건을 검색하고 싶다면 COUNTIF 대신 COUNTIFS 함수를 사용해야 합니다. COUNTIFS는 두 개 이상의 조건을 동시에 적용할 때 유용합니다.