Microsoft SharePoint에서 "공간이 부족합니다. 이 사이트의 저장 공간이 거의 가득 찼습니다. 공간을 확보하려면 필요 없는 파일을 삭제하고 휴지통을 비우세요."라는 오류 메시지가 나타난다면, 아래 내용을 참고하여 SharePoint의 저장 공간을 손쉽게 확보하는 방법을 알아보세요.
Microsoft 365 SharePoint의 기본 제공 저장 용량은 1TB에 구매한 라이선스당 10GB가 추가되는 방식입니다. 더 많은 저장 공간이 필요하다면 [서비스 구매] 페이지에서 추가 스토리지를 구매할 수 있습니다(애드온 선택 → Office 365 추가 파일 스토리지).
일반적으로 SharePoint Online의 1TB 저장 공간은 소규모 회사에서 직원 간 문서와 파일을 공유하기에 충분합니다. 하지만 문서를 자주 수정하는 환경에서는 이 공간이 금방 부족해질 수 있습니다. 그 이유는 SharePoint가 기본적으로 수정된 문서마다 새 버전을 생성하고, 보안 및 백업 목적상 이전 버전까지 기록에 보관하기 때문입니다. 이 기능을 "파일 버전 관리(File Versioning)"라고 하며, SharePoint Online과 비즈니스용 OneDrive에서 사용할 수 있습니다.
파일 버전 관리는 바이러스 감염이나 실수로 인한 삭제·수정 발생 시 이전 버전으로 되돌리거나, 문서의 변경 이력을 추적할 수 있게 해 주는 매우 유용한 기능입니다. 반면, 파일 하나하나마다 수많은 버전을 저장하기 때문에 SharePoint의 사용 가능한 공간을 크게 잠식할 수 있다는 단점도 있습니다.
따라서 SharePoint Online의 저장 공간이 부족하지만 추가 스토리지 구매는 원하지 않는다면, 아래 단계를 따라 기존 파일의 이전 버전을 삭제하고 버전 관리 설정을 조정해 최소한의 버전만 유지함으로써 저장 공간을 확보하세요.
SharePoint Online 저장 공간 확보 방법
1단계. SharePoint 휴지통 비우기
SharePoint Online에서 사용 가능한 저장 공간을 늘리는 첫 번째 단계는 휴지통의 모든 삭제 항목을 제거하는 것입니다.
1. 왼쪽 메뉴에서 [휴지통] 링크를 클릭한 후 [휴지통 비우기]를 클릭합니다.
2단계. SharePoint Online의 파일 버전 수 줄이기
기본적으로 SharePoint Online과 비즈니스용 OneDrive는 문서 하나당 최대 500개 버전까지 보관할 수 있으며, 이는 사실상 과도한 수준입니다. 각 파일의 저장 버전 수를 줄이려면 아래 순서대로 진행하세요.
1. [문서] 라이브러리로 이동한 후 [설정] 메뉴에서 [라이브러리 설정]을 클릭합니다.
2. [버전 관리 설정]을 클릭합니다.
3. 버전 관리 설정 화면에서 "다음 개수의 주 버전 보관" 값을 500에서 100으로 변경하고 [확인]을 클릭합니다. 그러면 보관 한도인 100개를 초과하는 모든 버전이 자동으로 삭제됩니다.*
* 추가 도움말: SharePoint Online에서 파일 버전 관리를 완전히 비활성화하려면 최신 버전의 SharePoint Online Management Shell 도구를 다운로드한 후, 관리자 계정으로 SharePoint Online 관리 센터에 연결하고 다음 PowerShell 명령을 실행하세요.
- Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
3단계. SharePoint Online에서 파일의 이전 버전 삭제하기
세 번째 방법은 파일의 오래된 버전을 직접 삭제하는 것입니다. 다만 이 방법의 단점은 각 파일의 이전 버전을 개별적으로 삭제해야 한다는 점입니다. DMS-Shuttle for SharePoint와 같은 타사 도구를 사용하지 않는 한, 모든 파일의 이전 버전을 한 번에 삭제할 수 있는 기본 옵션은(글 작성 시점 기준) 제공되지 않습니다.
SharePoint 문서의 저장된 모든 버전을 확인하고 삭제하려면:
1. 왼쪽 메뉴에서 [사이트 콘텐츠]를 선택한 후 [사이트 설정]을 클릭합니다.
2. 사이트 설정 페이지의 [사이트 모음 관리] 영역에서 [저장 공간 메트릭(Storage Metrics)]을 클릭합니다.
3. 파일 목록에서 원하는 파일 옆의 [버전 기록] 옵션을 클릭하면 해당 파일에 저장된 모든 버전을 확인할 수 있습니다.
4. 마지막으로 [모든 버전 삭제]를 클릭하면 현재 버전을 제외한 모든 이전 버전이 삭제됩니다. 또는 각 버전의 드롭다운 화살표 메뉴에서 [삭제]를 선택하여 필요 없는 버전만 골라서 하나씩 삭제할 수도 있습니다.
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