Microsoft OneDrive 사용법 완벽 가이드: Windows 10에서 클라우드 저장소 시작하기

컴퓨터, 휴대폰, 태블릿 같은 디지털 기기가 등장하기 전에는 모든 데이터가 수작업으로 관리되었고, 장부나 서류 파일에 손으로 기록되었습니다. 은행, 상점, 병원처럼 매일 방문객이 많아 대량의 데이터가 발생하는 곳에서는 모든 기록을 수기로 관리해야 했고, 그만큼 많은 파일을 유지해야 하는 번거로움이 있었습니다.

수작업 데이터 관리의 문제점

• 관리해야 할 파일이 방대하여 많은 물리적 공간을 차지했습니다.
• 새 파일이나 장부를 계속 구매해야 해서 비용이 크게 증가했습니다.
• 필요한 데이터를 찾으려면 모든 파일을 일일이 뒤져야 했기 때문에 시간이 오래 걸렸습니다.
• 서류 형태로 보관하다 보니 분실이나 훼손 위험이 높았습니다.
• 건물에 출입할 수 있는 사람이라면 누구든 데이터에 접근할 수 있어 보안에 취약했습니다.
• 파일이 너무 많아 내용을 수정하는 것조차 어려웠습니다.

디지털 기기의 등장으로 이러한 문제들은 대부분 해결되었습니다. 휴대폰과 컴퓨터는 데이터를 저장하고 보관할 수 있는 환경을 제공했고, 물리적 공간 없이 한 곳에 모든 데이터를 모아 관리할 수 있게 되었습니다. 또한 디지털 기기 자체의 보안 기능 덕분에 데이터를 안전하게 지킬 수 있고, 백업을 통해 분실 위험도 줄일 수 있으며, 데이터 수정 작업도 훨씬 간편해졌습니다.

그래도 남는 문제, 클라우드 백업의 필요성

하지만 세상에 완벽한 것은 없습니다. 디지털 기기도 시간이 지나면 고장 나거나 노후화됩니다. 기기가 손상되면 그 안에 저장된 모든 데이터는 어떻게 될까요? 실수로 기기를 포맷하면 데이터가 모두 사라질 수도 있습니다. 이런 상황에 대비하려면 OneDrive를 활용해 클라우드에 데이터를 백업해 두는 것이 좋습니다.

이러한 문제를 해결하기 위해 마이크로소프트는 새로운 스토리지 서비스를 선보였습니다. 데이터가 기기가 아닌 클라우드 자체에 저장되기 때문에 기기가 손상되더라도 데이터는 항상 안전하며, 다른 기기를 통해 언제 어디서나 클라우드에 접속해 데이터를 확인할 수 있습니다. 이것이 바로 마이크로소프트의 클라우드 스토리지 서비스 OneDrive입니다.

OneDrive란?

OneDrive는 마이크로소프트 계정에 기본으로 연결되는 온라인 클라우드 스토리지 서비스입니다. 파일을 클라우드에 저장해 두면 컴퓨터, 휴대폰, 태블릿 등 어떤 기기에서든 원할 때 파일에 접근할 수 있습니다. 게다가 클라우드에서 바로 파일이나 폴더를 다른 사람에게 전달할 수 있다는 점이 큰 장점입니다.

OneDrive의 주요 기능

• 무료 사용자도 OneDrive 계정에 최대 5GB까지 데이터를 저장할 수 있습니다.
• 크로스 플랫폼 동기화를 지원하여 컴퓨터에서 작업 중인 파일을 휴대폰 등 다른 기기에서도 동일하게 열어볼 수 있습니다.
• 지능형 검색(Intelligent Search) 기능을 제공합니다.
• 파일 버전 기록을 유지하므로 변경 사항을 되돌리고 싶을 때 쉽게 복원할 수 있습니다.

그럼 OneDrive를 어떻게 사용하는지 하나씩 살펴보겠습니다.

OneDrive 사용법: Microsoft OneDrive 시작하기

시작하기 전에 만일의 상황에 대비해 복원 지점(restore point)을 만들어 두는 것이 좋습니다.

방법 1 – OneDrive 계정 만들기

OneDrive를 사용하기 전에 먼저 계정을 만들어야 합니다. 이미 @outlook.com이나 @hotmail.com으로 끝나는 이메일 계정 또는 Skype 계정을 사용하고 있다면, 그것은 곧 마이크로소프트 계정이므로 이 단계를 건너뛰고 바로 로그인하면 됩니다. 계정이 없다면 아래 단계에 따라 만들어 보세요.

1. 웹 브라우저로 OneDrive.com에 접속합니다.
   
2. '무료로 가입(Sign up for free)' 버튼을 클릭합니다.
   
3. 'Microsoft 계정 만들기(Create a Microsoft account)' 버튼을 클릭합니다.
   
4. 새 마이크로소프트 계정으로 사용할 '이메일 주소'를 입력하고 '다음'을 클릭합니다.
   
5. '비밀번호'를 입력하고 '다음'을 클릭합니다.
   
6. 등록한 이메일로 받은 '인증 코드'를 입력하고 '다음'을 클릭합니다.
   
7. 화면에 표시된 문자를 입력해 'Captcha 인증'을 완료하고 '다음'을 클릭합니다.
   
8. OneDrive 계정이 생성됩니다.
   

위 과정을 모두 마치면 OneDrive를 바로 사용할 수 있습니다.

방법 2 – Windows 10에서 OneDrive 설정하기

OneDrive를 사용하려면 기기에 프로그램이 설치되어 있고 사용 준비가 완료되어 있어야 합니다. Windows 10에서 OneDrive를 설정하려면 아래 단계를 따르세요.

1. 시작 메뉴를 열고 검색창에 'OneDrive'를 입력한 후 Enter 키를 누릅니다.
   참고: 검색해도 OneDrive가 나오지 않는다면 컴퓨터에 OneDrive가 설치되어 있지 않은 것입니다. 마이크로소프트 사이트에서 OneDrive를 다운로드한 후 압축을 해제하고 파일을 더블클릭해 설치하세요.
   
2. 앞서 만든 '마이크로소프트 이메일 주소'를 입력하고 '로그인'을 클릭합니다.
   
3. 마이크로소프트 계정 비밀번호를 입력하고 '로그인'을 클릭합니다.
   참고: 비밀번호를 잊어버렸다면 '비밀번호 찾기(Forgot your password)'를 클릭해 재설정할 수 있습니다.
   
4. '다음' 버튼을 클릭합니다.
   참고: 기존에 OneDrive 폴더가 이미 있다면, 나중에 파일 동기화 문제가 생기지 않도록 폴더 위치를 변경하는 것이 좋습니다.
   
5. 무료 버전의 OneDrive를 사용한다면 '나중에(Not now)'를 클릭합니다.
   
6. 안내 팁들을 확인한 후 마지막으로 '내 OneDrive 폴더 열기(Open my OneDrive folder)'를 클릭합니다.
   
7. 컴퓨터에서 OneDrive 폴더가 열립니다.
   

이제 OneDrive 폴더가 생성되었습니다. 이미지, 문서 등 원하는 파일을 클라우드에 업로드할 수 있습니다.

방법 3 – OneDrive에 파일 업로드하기

OneDrive 폴더가 준비되었으니 이제 파일을 업로드할 차례입니다. OneDrive는 Windows 10 파일 탐색기와 통합되어 있어 업로드 작업이 빠르고 간편합니다. 파일 탐색기를 통해 업로드하려면 아래 단계를 따르세요.

1. '내 PC'를 클릭하거나 단축키 'Windows 키 + E'를 눌러 파일 탐색기를 엽니다.
   
2. 왼쪽 폴더 목록에서 'OneDrive 폴더'를 찾아 클릭합니다.
   
   참고: 여러 계정이 설정되어 있다면 OneDrive 폴더가 여러 개 표시될 수 있습니다. 원하는 폴더를 선택하세요.
3. PC의 파일이나 폴더를 OneDrive 폴더로 드래그 앤 드롭하거나 복사해서 붙여넣습니다.
4. 위 과정을 마치면 파일이 OneDrive 폴더에 추가되고, OneDrive 클라이언트가 백그라운드에서 자동으로 계정에 동기화합니다.

팁: 파일을 컴퓨터에 저장한 후 OneDrive 폴더로 옮기는 대신, 처음부터 OneDrive 폴더에 직접 저장하면 시간과 저장 공간을 모두 절약할 수 있습니다.

방법 4 – OneDrive에서 동기화할 폴더 선택하기

OneDrive 계정의 데이터가 늘어나면 파일 탐색기에서 모든 파일과 폴더를 관리하기 어려워집니다. 이런 경우 OneDrive 계정의 어떤 파일이나 폴더를 컴퓨터에서 접근 가능하게 할지 직접 지정할 수 있습니다.

1. 화면 오른쪽 하단 또는 알림 영역에 있는 '구름 아이콘'을 클릭합니다.
   
2. '점 세 개 아이콘(추가)'을 클릭합니다.
   
3. 메뉴에서 '설정(Settings)'을 클릭합니다.
   
4. '계정(Account)' 탭으로 이동한 후 '폴더 선택(Choose folders)' 버튼을 클릭합니다.
   
5. '모든 파일 사용 가능(Make all files available)' 옵션의 체크를 해제합니다.
   
6. 목록에서 컴퓨터에서 사용하고 싶은 폴더만 체크합니다.
   
7. 설정을 확인한 후 '확인'을 클릭합니다.
   
8. 변경 사항을 저장하기 위해 다시 '확인'을 클릭합니다.
   

이후 OneDrive 폴더에는 체크한 파일이나 폴더만 표시됩니다. 파일 탐색기의 OneDrive 폴더에 어떤 항목을 보여줄지는 언제든 다시 변경할 수 있습니다.

참고: 다시 모든 파일을 표시하고 싶다면 앞서 해제했던 '모든 파일 사용 가능' 항목에 체크한 후 확인을 누르면 됩니다.

방법 5 – OneDrive 동기화 상태 아이콘 이해하기

OneDrive에는 많은 데이터가 저장되므로 어떤 파일이 클라우드와 동기화되고 있는지 추적하는 것이 중요합니다. 특히 동기화가 제대로 이루어지고 있는지 확인하는 것이 필수적입니다. OneDrive는 다양한 아이콘 배지를 통해 파일 동기화 상태를 알려주므로, 클라우드에 이미 동기화된 파일, 동기화 중인 파일, 아직 동기화되지 않은 파일을 쉽게 구분할 수 있습니다.

OneDrive 상태 아이콘

• 흰색 구름 아이콘(단색): 화면 좌측 하단에 표시되며 OneDrive가 정상적으로 실행 중이고 최신 상태임을 의미합니다.
• 파란색 구름 아이콘(단색): 우측 하단에 표시되며 비즈니스용 OneDrive가 문제없이 실행 중이고 최신 상태임을 의미합니다.
• 회색 구름 아이콘(단색): OneDrive는 실행 중이지만 로그인된 계정이 없음을 의미합니다.
• 화살표가 원을 이루는 구름 아이콘: 파일이 클라우드에 성공적으로 업로드되거나 클라우드에서 다운로드되고 있음을 의미합니다.
• 빨간색 X 표시가 있는 구름 아이콘: OneDrive는 실행 중이지만 동기화에 문제가 있어 해결이 필요함을 의미합니다.

파일 및 폴더 상태 아이콘

• 파란색 테두리의 흰색 구름: 파일이 로컬 저장소에 없어 오프라인으로는 열 수 없으며, 인터넷에 연결된 경우에만 열립니다.
• 흰색 체크가 있는 초록색 원(단색): 파일이 '이 디바이스에 항상 유지(Always keep on this device)'로 설정되어 오프라인에서도 언제든 접근할 수 있음을 의미합니다.
• 초록색 테두리와 초록색 체크가 있는 흰색 아이콘: 파일이 로컬 저장소에 저장되어 오프라인으로도 사용할 수 있음을 의미합니다.
• 흰색 X가 있는 빨간색 원(단색): 파일 동기화에 문제가 발생하여 해결이 필요함을 의미합니다.
• 화살표 두 개가 원을 이루는 아이콘: 파일이 현재 동기화 중임을 의미합니다.

이 아이콘들을 활용하면 파일의 현재 상태를 한눈에 파악할 수 있습니다.

방법 6 – OneDrive 요청 시 파일(Files On-Demand) 사용하기

Files On-Demand는 기기에 미리 다운로드하지 않고도 파일 탐색기에서 클라우드에 저장된 모든 콘텐츠를 확인할 수 있게 해주는 OneDrive 기능입니다.

1. 좌측 하단 또는 알림 영역의 '구름 아이콘'을 클릭합니다.
   
2. '점 세 개 아이콘(추가)'을 클릭한 후 '설정'을 클릭합니다.
   
3. '설정(Settings)' 탭으로 전환합니다.
   
4. Files On-Demand 항목에서 '공간 절약 및 파일 사용 시 다운로드(Save space and download files as you use them)'에 체크하고 확인을 클릭합니다.
   
5. 설정이 완료되면 Files On-Demand 기능이 활성화됩니다. 이제 OneDrive 폴더에서 파일이나 폴더를 '마우스 오른쪽 버튼'으로 클릭합니다.
   
6. 파일 사용 방식에 따라 아래 옵션 중 하나를 선택합니다.

• a. 인터넷 연결 시에만 해당 파일을 사용하고 싶다면 '공간 확보(Free up space)'를 클릭합니다.
• b. 해당 파일을 항상 오프라인에서 사용하고 싶다면 '이 디바이스에 항상 유지(Always keep on this device)'를 클릭합니다.

방법 7 – OneDrive로 파일 공유하기

앞서 언급했듯이 OneDrive는 파일을 기기에 다운로드하지 않고도 다른 사람과 직접 공유할 수 있습니다. OneDrive는 보안 링크를 생성하고, 이 링크를 콘텐츠나 파일에 접근하려는 사람에게 전달하는 방식으로 작동합니다.

1. 'Windows 키 + E'를 눌러 파일 탐색기를 연 후 OneDrive 폴더를 클릭합니다.
2. 공유하려는 '파일 또는 폴더'를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
   
3. 'OneDrive 링크 공유(Share a OneDrive link)'를 선택합니다.
   
4. 알림 표시줄에 고유 링크가 생성되었다는 알림이 나타납니다.
   

모든 단계를 마치면 링크가 클립보드에 복사됩니다. 이 링크를 붙여넣어 이메일이나 메신저를 통해 원하는 사람에게 보내기만 하면 됩니다.

방법 8 – OneDrive 저장 용량 늘리기

OneDrive 무료 버전을 사용하면 데이터를 저장할 수 있는 공간은 5GB로 제한됩니다. 더 많은 공간이 필요하다면 월간 구독에 가입하고 요금을 지불해야 합니다.

현재 사용 중인 용량과 남은 용량을 확인하려면 아래 단계를 따르세요.

1. 좌측 하단의 '구름 아이콘'을 클릭합니다.
2. 점 세 개 아이콘을 클릭한 후 '설정'을 클릭합니다.
   
3. '계정(Account)' 탭으로 이동하면 사용 가능한 용량과 사용 중인 용량을 확인할 수 있습니다. OneDrive 항목에서 이미 사용 중인 저장 공간을 볼 수 있습니다.
   

위 단계를 마치면 남은 저장 용량을 확인할 수 있습니다. 용량이 부족하다면 불필요한 파일을 삭제해 공간을 확보하거나 월간 구독을 통해 용량을 늘리세요.

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이 글이 도움이 되었기를 바라며, 이제 Windows 10에서 Microsoft OneDrive를 손쉽게 시작할 수 있을 것입니다. 이 가이드에 대해 궁금한 점이 있다면 언제든 댓글로 질문해 주세요.