데이터와 숫자를 다루는 업무를 하신다면 Microsoft Excel이나 Google 스프레드시트를 자주 사용하실 겁니다. 그런데 엑셀 파일을 다른 사람과 공유하기 전에 PDF로 변환하는 것이 좋은 습관이라는 사실을 알고 계셨나요?
이 글에서는 엑셀 파일을 PDF로 변환하는 다양한 방법을 소개합니다. 그 전에 먼저, 엑셀 시트를 PDF로 변환해야 하는 이유부터 살펴보겠습니다.
왜 엑셀을 PDF로 변환해야 할까요?
- PDF는 엑셀 시트를 안전하게 보호하고 편집할 수 없게 만듭니다. 파일을 받은 사람이 서식이나 수식을 변경하거나 데이터를 조작할 수 없습니다.
- PDF는 모든 기기와 뛰어난 호환성을 자랑합니다. 엑셀 시트를 PDF로 변환하면 컴퓨터든 스마트폰이든 어떤 기기에서든 자유롭게 확인할 수 있습니다.
- 비밀번호를 설정하여 PDF의 보안을 한층 강화할 수 있습니다.
- PDF가 훨씬 더 전문적이고 세련된 인상을 줍니다.
- 장기적으로 엑셀 보고서를 체계적으로 보관·관리할 때 PDF가 가장 좋은 선택입니다.
파일 변환으로 작업이 끝나는 것은 아닙니다
아래에서 소개하는 방법으로 엑셀 파일을 PDF로 변환한 후에도 해야 할 일들이 남아 있을 수 있습니다. 예를 들어, 변환된 엑셀 파일 옆에 추가하고 싶은 JPG 파일을 PDF로 변환했을 수 있습니다. 동료에게 보내기 전에 비밀번호로 보호하고 싶을 수도 있고, PDF 페이지가 순서대로 정렬되어 있지 않아 페이지를 재배열해야 하는 경우도 생깁니다. 일이 꽤 많아 보이죠?
Advanced PDF Manager 같은 PDF 관리 도구를 활용하면 이런 작업들을 아주 손쉽게 처리할 수 있습니다. 아래 스크린샷을 확인해 보세요.
앞서 언급한 상황에서 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다.
- 페이지 추가
- 페이지 순서 재배열
- PDF 파일 비밀번호 보호
이것뿐만이 아닙니다. 다음과 같은 기능도 함께 제공됩니다.
- PDF 병합 및 분할
- PDF 회전
- 페이지 복제
그 외에도 훨씬 더 많은 작업이 가능합니다. 이 도구의 기능, 가격 등 다양한 측면을 다룬 종합 리뷰도 준비되어 있으니 참고하세요. 여러 PDF와 페이지 관리가 부담스럽다면 지금 바로 Advanced PDF Manager를 사용해 보세요!
엑셀 파일을 PDF로 변환하는 방법
엑셀 시트를 PDF로 변환할 때는 무엇을 변환할지 직접 제어할 수 있어야 합니다. 특정 시트 하나만 변환하거나, 시트의 일부 영역만 변환하고 싶을 수도 있기 때문입니다. 아래 방법들에서 그 방법까지 함께 안내해 드리겠습니다.
1. Microsoft Excel 활용하기
Microsoft Excel 파일을 PDF로 변환하는 첫 번째 방법은 별도의 타사 프로그램이 필요하지 않습니다. Excel 프로그램 내에서 바로 작업을 처리할 수 있습니다. 엑셀 파일을 PDF로 저장할 때 페이지 범위, 게시할 시트나 선택 영역 등 다양한 옵션도 함께 지정할 수 있습니다.
1. PDF로 변환하려는 엑셀 시트를 엽니다.
2. 파일(File)을 클릭합니다.
3. 다른 이름으로 저장(Save As)을 클릭합니다.
4. 변환된 PDF 파일을 저장할 하드 드라이브의 위치를 선택합니다.
5. 파일 형식(Save as type) 드롭다운 메뉴에서 PDF를 선택합니다.
6. PDF를 선택한 후 옵션(Options)을 클릭합니다.
7. 게시할 항목을 선택합니다. 선택 영역(Selection), 전체 통합 문서(Entire workbook), 활성 시트(Active sheets) 중에서 고를 수 있습니다.
2. Google Sheets 활용하기
Google Drive는 어디서나 파일에 접근할 수 있도록 파일을 자주 업로드하는 대표적인 클라우드 스토리지 플랫폼입니다. Google Sheets에서 자주 작업하거나 엑셀 파일을 Google Drive에 올려두는 분이라면, .XLS 또는 .XLSX 파일을 PDF로 변환하는 데 비용을 들일 필요가 전혀 없습니다. 스프레드시트를 PDF 형식으로 간단히 변환하는 방법은 다음과 같습니다.
1. PDF로 다운로드하려는 엑셀 파일을 Google Sheets에서 엽니다.
2. 파일(File)을 클릭합니다.
3. 다운로드(Download) 옆의 오른쪽 화살표를 클릭합니다.
4. PDF (.pdf)를 선택합니다.
5. PDF (.pdf)를 클릭하면 게시할 항목을 지정할 수 있습니다. 아래 스크린샷에서 볼 수 있듯이 게시할 영역, 페이지 크기, 용지 방향 등 다양한 설정을 조정할 수 있습니다.
6. 설정을 마친 후 내보내기(Export)를 클릭합니다.
3. 타사 변환 프로그램 활용하기
엑셀을 PDF로 변환하는 또 다른 쉬운 방법은 EaseUS PDF Converter 같은 타사 변환 프로그램을 사용하는 것입니다. 이런 프로그램은 다음과 같은 다양한 기능을 갖추고 있습니다.
- PDF를 다양한 파일 형식으로 변환하거나 그 반대로 변환할 수 있습니다.
- PDF를 분할하고 병합할 수 있습니다.
- 변환하려는 PDF를 프로그램 인터페이스에서 바로 관리할 수 있습니다.
- 저장하기 전에 PDF를 미리 볼 수 있습니다.
- PDF 잠금 해제 기능을 제공합니다.
EaseUS PDF Converter로 xlsx 또는 xls 파일을 변환하는 방법은 다음과 같습니다.
1. EaseUS PDF Converter를 다운로드하여 설치하고 실행합니다.
2. EaseUS PDF Converter를 엽니다.
3. 인터페이스 왼쪽 메뉴에서 Office to PDF를 클릭합니다.
4. 인터페이스 오른쪽의 Open Files를 클릭하거나, 변환하려는 엑셀 파일을 드래그 앤 드롭으로 불러옵니다.
5. Convert 버튼을 클릭합니다.
EaseUS PDF Converter는 얼마인가요?
4. 온라인 변환기로 변환하기
마지막으로, 온라인 변환기를 이용해 엑셀 파일을 PDF로 변환할 수도 있습니다. 이 글에서는 최고의 온라인 변환기 중 하나인 SodaPDF를 사용해 보겠습니다. Dropbox와 Google Drive에서도 바로 파일을 불러올 수 있다는 점이 장점입니다.
1. SodaPDF 웹사이트에 접속합니다.
2. Choose File을 클릭하여 PDF로 변환할 엑셀 파일을 선택합니다. 변환하려는 엑셀 파일을 웹사이트로 드래그 앤 드롭하여 업로드할 수도 있습니다.
마무리
이 글에서 소개한 방법들을 활용하면 누구나 손쉽게 엑셀 파일을 PDF로 변환할 수 있습니다. 이 글이 도움이 되었다면 아래 댓글로 의견을 남겨 주시고, 여러분이 가장 선호하는 방법이 어떤 것인지도 알려주세요.