Gmail 대리인(Delegate)이란 무엇일까요?
Gmail은 사용자가 자신의 계정에 대리인(Delegate)을 추가할 수 있는 기능을 제공합니다. 대리인으로 지정된 사람은 계정 소유자를 대신하여 메일을 읽고, 보내고, 회신하고, 삭제할 수 있습니다. 즉, 특정 사람에게 계정 접근 권한을 부여하려면 해당 사람을 대리인으로 등록하면 됩니다.
바쁜 업무 환경에서 동료나 비서에게 메일 처리를 맡기고 싶을 때 매우 유용한 기능입니다.
대리인이 할 수 있는 작업
대리인은 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.
- 메일 읽기: 받은 편지함의 모든 메시지를 열람할 수 있습니다.
- 메일 발송 및 회신: 나에게 온 이메일에 답장하거나 새 메일을 보낼 수 있습니다. 이때 발송되는 메일에는 대리인의 이메일 주소가 표시됩니다.
- 메일 삭제: 불필요한 메시지를 삭제할 수 있습니다.
- 연락처 관리: 주소록에 저장된 연락처를 관리할 수 있습니다.
대리인이 할 수 없는 작업
반면, 대리인에게는 다음과 같은 제한이 있습니다.
- Gmail 채팅(Chat) 기능 사용 불가
- 계정 설정 변경 불가 (비밀번호 변경 등)
Gmail에서 대리인 추가하는 방법
먼저 알아두어야 할 점은, 일반 개인 Gmail 계정은 최대 10명, 조직(Google Workspace)용 Gmail 계정은 최대 25명까지 대리인을 등록할 수 있다는 것입니다. 대리인 추가는 반드시 컴퓨터 웹 브라우저에서 진행해야 합니다.
- 컴퓨터에서 Gmail 계정에 로그인합니다.
- 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘(설정)을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 '모든 설정 보기'를 클릭합니다.
- 상단 탭 중 '계정 및 가져오기(Accounts and Import)' 탭을 클릭합니다.
- '계정 및 가져오기' 섹션에서 '내 계정 액세스 권한 부여(Grant access to your account)' 항목을 찾습니다.
- '다른 계정 추가' 버튼을 클릭합니다.
- 대리인으로 지정할 상대방의 이메일 주소를 입력하고 '다음 단계'를 클릭합니다.
- 확인 화면에서 '액세스 권한을 부여하기 위해 메일 보내기'를 클릭하면 초대 메일이 발송됩니다.
참고 사항
- '내 계정 액세스 권한 부여' 항목이 보이지 않는 경우: 관리자가 이메일 위임 기능을 차단했을 가능성이 있습니다. 이 경우 기능을 활성화하려면 조직의 관리자에게 문의해야 합니다.
- 확인 메일 유효 기간: 대리인에게 발송된 확인 이메일은 7일 후 만료됩니다. 만료 전에 수락해야 하며, 만료 시에는 다시 초대 요청을 보내야 합니다.
- 상대방이 확인 메일을 수락하면 그때부터 내 계정에 대한 접근 권한이 활성화됩니다.
Gmail에서 대리인 삭제하는 방법
더 이상 대리인 권한을 주고 싶지 않다면 아래 순서대로 삭제할 수 있습니다. 현재 모바일 Gmail 앱에서는 대리인 추가·삭제가 지원되지 않으므로 반드시 컴퓨터에서 진행하세요.
- 컴퓨터에서 Gmail 계정에 로그인합니다.
- 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘(설정)을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 '모든 설정 보기'를 클릭합니다.
- '계정 및 가져오기(Accounts and Import)' 탭으로 이동합니다.
- '내 계정 액세스 권한 부여' 섹션에서 삭제하고 싶은 계정 옆의 '삭제(X)' 버튼을 클릭합니다.
마무리
Gmail 대리인 기능은 시간이 부족하거나 부재 중일 때 이메일 처리를 다른 사람에게 맡길 수 있는 매우 실용적인 기능입니다. 중요한 메일에 즉시 회신하기 어려운 상황이라도, 대리인이 내 계정을 대신하여 신속하게 답변을 보낼 수 있으므로 업무 연속성을 크게 높여줍니다. 필요에 따라 대리인을 적절히 활용해 보세요.