코로나19가 미국과 전 세계로 확산되면서 마이크로소프트를 비롯한 수많은 기업들이 직원들에게 재택근무를 지시하고 있습니다. 이 과정에서 많은 사람들이 Microsoft Teams나 Slack 같은 협업 도구에 의존해 업무를 처리하고 상사 및 동료들과 소통하게 되죠. 하지만 Office 365는 Teams 외에도 원격 근무에 활용할 수 있는 강력한 기능이 무궁무진하다는 사실, 알고 계셨나요? 이번 가이드에서 재택근무 생산성을 높여줄 다양한 방법을 소개합니다.
OneDrive로 파일과 폴더 손쉽게 공유하기
사무실에서 일할 때는 동료의 자리로 직접 가서 서류나 폴더를 건네주면 됩니다. 하지만 재택근무 환경에서는 그럴 수 없죠. 바로 이때 OneDrive가 빛을 발합니다. 영상, 문서, 프로젝트 파일 등 거의 모든 종류의 파일을 동료들과 간편하게 공유할 수 있습니다.
파일을 공유하려면 먼저 Office 365 계정에 로그인한 뒤, Office 앱 실행기에서 OneDrive를 선택하세요. 새 폴더를 만들어 파일을 정리하려면 상단의 새로 만들기 버튼을 클릭하고 폴더를 선택하면 되고, 개별 파일을 올리려면 업로드 버튼을 이용하면 됩니다.
업로드가 완료되면 해당 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 공유를 선택하세요. 팝업 창이 열리면 상대방에게 편집 권한을 줄지 여부를 결정할 수 있습니다. 이메일 주소를 입력해 바로 전송하거나, 링크 복사를 눌러 링크를 복사한 후 Slack 등 다른 프로그램을 통해 전달할 수도 있습니다. 이렇게 하면 웹 어디서든 자유롭게 파일을 공유할 수 있습니다.
Word와 Excel에서 실시간 공동 작업하기
Office 365의 가장 큰 장점 중 하나는 Word, Excel에 내장된 협업 기능입니다. 예를 들어 Word에서는 문서에 메모(댓글)를 추가해 다른 사람들이 답변과 피드백을 남길 수 있습니다. 문서를 OneDrive나 SharePoint에 업로드하면 여러 명이 동시에 문서를 열고 함께 편집할 수 있어, 마치 팀 회의실에서 함께 작업하는 듯한 경험을 제공합니다.
파일이 OneDrive나 SharePoint에 저장되어 있다면 Word 문서에 메모를 달 수 있습니다. 검토 탭으로 이동한 후 새 메모를 선택하고 내용을 입력하면 됩니다. 답글 버튼으로 메모에 답변을 달 수도 있고, 메모를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 메모 삭제를 선택해 삭제할 수도 있습니다.
Excel에서 메모를 추가하려면 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 새 메모를 선택하고 게시 버튼을 누르세요. 동료들은 마우스 오른쪽 클릭 후 메모에 답변을 선택해 의견을 남길 수 있습니다. 메모 텍스트 위에 커서를 올리고 편집을 클릭하면 기존 메모를 수정할 수도 있습니다. Excel의 추가 협업 기능에 대한 자세한 내용은 마이크로소프트 공식 페이지에서 확인하실 수 있습니다.
iOS·Android용 Office 앱으로 모바일 협업 환경 구축하기
지금까지는 PC 환경의 Office 365를 살펴봤지만, 스마트폰을 활용하면 협업의 범위가 더욱 넓어집니다. 마이크로소프트는 최근 iOS와 Android용 올인원 Office 앱을 출시했는데, 여기에는 다양한 협업 기능이 포함되어 있습니다. 이 앱을 사용하면 동료들이 편집한 문서를 언제 어디서나 확인할 수 있습니다.
앱을 설치하면 사무실에서 하던 대부분의 업무를 모바일에서 처리할 수 있습니다. 예를 들어 사진을 스캔해 완전한 문서 형태로 빠르게 변환한 뒤, 동료들과 함께 공동 작업할 수 있습니다. 물론 Word, Excel, PowerPoint도 모두 사용 가능합니다. PDF 서명, PDF 스캔, 스마트폰과 PC 간 파일 전송 기능까지 제공되니 활용도가 매우 높습니다.
OneNote 2016과 Outlook 연동으로 업무 관리하기
재택근무를 하다 보면 할 일이 많아져 정신없이 흘러가기 쉽고, 해야 할 일을 놓치기도 합니다. 이럴 때 OneNote 2016과 Outlook을 함께 활용하면 큰 도움이 됩니다. Outlook 자체만으로도 훌륭한 협업 도구지만, OneNote 2016과 결합하면 활용 범위가 한층 넓어집니다.
예를 들어 받은 Outlook 이메일을 OneNote 노트로 변환해 내용을 정리하고, 주석을 달아 동료에게 보낼 수 있습니다. Skype나 Teams로 진행하는 화상 회의를 OneNote 노트북에 옮겨 추가 메모를 작성할 수도 있고, Outlook 작업(Tasks)을 생성해 일정을 체계적으로 관리할 수도 있습니다.
그 밖의 다양한 활용법
지금까지 재택근무 시 Office 365로 협업할 수 있는 몇 가지 방법을 소개했습니다. 여기에 Microsoft Teams까지 더하면 할 수 있는 일이 훨씬 더 많아집니다. 웹 버전 Office에서 Skype로 채팅하거나, Teams에서 화면을 공유하거나, Teams 앱으로 생산성을 높이는 등 다양한 방법이 있습니다. 재택근무 중 협업에 활용하는 나만의 꿀팁이 있다면 댓글로 공유해 주세요!