소규모 비즈니스를 운영하신다면 잠재 고객에게 대량 이메일을 발송하는 것은 매우 유용한 마케팅 수단입니다. Mailchimp 같은 서비스도 대량 마케팅 이메일 발송 기능을 제공하지만 추가 비용이 발생합니다. 물론 Outlook이나 Microsoft Word의 메일 머지(우편 병합) 기능을 활용해 대량 이메일과 마케팅 자료를 보낼 수도 있습니다.
하지만 Microsoft Publisher를 사용하면 훨씬 더 전문적이고 세련된 대량 이메일 메시지나 뉴스레터를 만들 수 있습니다. 오늘은 Office 앱의 다양한 기능을 소개하는 시리즈의 일환으로, Office 365 구독에 이미 포함된 Publisher를 활용해 추가 비용 없이 전문성 있는 이메일 머지를 만드는 방법을 단계별로 알려드리겠습니다.
Publisher 실행 후 메일링 메뉴로 이동
시작하려면 Blank 8.5 x 11"(빈 문서) 옵션으로 처음부터 새 파일을 만들거나, 기존 템플릿 중 하나를 사용할 수 있습니다. 시작 방법을 잘 모르겠다면 새 파일 페이지에서 온라인 템플릿을 검색해보세요. 대량 이메일용으로 추천할 만한 것은 '뉴스레터(newsletter)' 템플릿입니다. 텍스트와 사진 영역이 많아 회사 자료로 쉽게 교체하거나 커스터마이징할 수 있습니다.
파일이나 템플릿에 회사 정보를 입력해 커스터마이징했다면 상단 메뉴로 이동하세요. 그다음 Mailings(메일) 옵션을 선택합니다. 왼쪽에 E-mail Merge(전자 메일 병합) 옵션이 보일 겁니다. 해당 항목 옆의 아래 화살표를 클릭하고 Step by Step Wizard(단계별 마법사)를 선택하세요.
수신자 옵션 선택
마법사에는 여러 옵션 목록과 이메일 머지 작동 방식에 대한 설명이 표시됩니다. 첫 번째 단계에서 주목해야 할 부분은 Create Recipient List(수신자 목록 만들기)입니다. 여기서 기존 연락처 목록을 사용하거나, Outlook에서 연락처 선택, 또는 새 목록 직접 입력 중 하나를 고를 수 있습니다. 일반적으로는 Outlook 연락처를 선택하는 것이 가장 좋습니다. 연락하고 싶은 사람들이 대부분 이미 등록되어 있기 때문입니다. 이 방법을 선택하면 연락처 목록 선택을 클릭해 원하는 연락처를 지정한 뒤 바로 다음 단계로 넘어가면 됩니다.
반대로 새 목록을 직접 입력할 수도 있습니다. 그러려면 Mailings 탭으로 돌아가 Select Recipients(수신자 선택)를 클릭한 후 Type a New List(새 목록 입력)를 선택하세요. 이름과 개인 정보를 모두 입력한 뒤 주소 목록을 저장할 위치를 정하고 OK(확인)를 누릅니다. 이후 Yes → Yes 순서로 확인하면 목록이 저장되어 나중에도 언제든 불러와 사용할 수 있습니다.
이메일 머지를 위한 문서 준비
다음으로 상단 리본 메뉴에서 이메일 머지 마법사를 클릭해 다시 열어주세요. 마법사에서 연락처 목록이 올바르게 선택되어 있는지 확인합니다. 만약 선택되어 있지 않다면 한 단계 뒤로 가서 Edit Recipient List(수신자 목록 편집)를 클릭하세요. 이후 Select an existing list(기존 목록 선택) 아래를 클릭해 미리 만들어 둔 목록을 업로드할 수 있습니다.
선택이 완료되면 마법사를 통해 2단계로 넘어갑니다. 이 단계에서는 문서를 이메일 머지에 맞게 준비해야 합니다. 진행 과정에서 이름, 전화번호, 이메일 주소 등 다양한 정보 항목 목록이 마법사에 나타납니다. 문서에서 해당 정보가 들어가야 할 위치에 커서를 놓고 클릭해 삽입하면 됩니다. 여기서는 이름과 주소만 삽입했습니다. 개인화된 링크나 사진을 삽입하는 옵션도 있지만 이번 글에서는 다루지 않겠습니다.
대량 이메일 발송 준비
Publisher 문서에 필드 입력을 모두 마쳤다면 이제 이메일을 보낼 차례입니다! 먼저 이메일을 미리볼 수 있는 미리보기 옵션이 제공되므로 내용이 올바른지 꼼꼼히 확인해보세요. 잠재적인 문제가 있다면 경고가 표시되며, 이를 클릭해 바로 수정할 수 있습니다. 문제가 없다면 Send Email(전자 메일 보내기)을 클릭해 진행하면 됩니다.
팝업 창이 열리면 To(받는 사람)를 클릭하고 목록을 스크롤해 내려 Email Address(전자 메일 주소) 옵션을 선택하세요. 그런 다음 원하는 제목을 직접 입력합니다. 더 세밀하게 설정하고 싶다면 Options(옵션)를 클릭해 CC, BCC를 지정하거나 이메일 우선순위를 설정할 수도 있습니다. 파일 첨부 역시 가능합니다.
모든 설정이 끝나면 Send(보내기)를 눌러 메시지를 발송하세요. Publisher는 어떤 수신자에게 이메일이 전송되는지 알려주므로 OK(확인)를 눌러 최종 확인하면 됩니다. 이렇게 하면 대량 이메일 발송이 완료됩니다.
Microsoft Publisher를 어떻게 활용하실 건가요?
이번 글에서는 Microsoft Publisher로 대량 이메일이나 뉴스레터를 보내는 방법을 살펴봤지만, Publisher의 활용 범위는 이것뿐이 아닙니다. 이 Office 365 앱은 감사 카드, 생일 축하 카드, 배너, 포스터, 라벨, 명함 등을 제작하는 데도 탁월합니다. 가능성은 무궁무진하며, Publisher를 활용하면 비즈니스를 한층 더 빛낼 수 있습니다. 여러분이 Publisher를 어떻게 활용하고 있는지 댓글로 알려주세요!