드디어 Windows Phone에서 갈아타거나 안드로이드 기기를 새로 구입하셨다면, Outlook.com/Office 365 계정에 담긴 모든 정보를 새 휴대폰으로 옮기고 싶으실 겁니다. Outlook 앱을 사용하는 것이 Microsoft 정보를 활용하는 가장 좋은 방법처럼 보이지만, 사실 안드로이드 기기에 내장된 기본 앱만으로도 Outlook 이메일, 캘린더, 연락처를 충분히 동기화할 수 있습니다.
Outlook for Android 같은 올인원 앱보다 용도별로 특화된 앱을 선호한다면 이 방법이 더 적합합니다. Outlook 안드로이드 앱은 훌륭한 이메일 클라이언트이지만, Microsoft가 하단 바의 연락처 탭을 새로운 검색 탭으로 교체하면서 논란이 되었던 바 있습니다. 이 변경으로 전체 연락처 목록에 접근하려면 한 번 더 탭해야 하고, 휴대폰의 기본 연락처 앱을 사용하는 편이 대체로 훨씬 빠릅니다. 현재 Outlook 안드로이드 앱은 Outlook.com/Office 365 연락처를 휴대폰 주소록으로 동기화할 수 있지만, 그렇다고 해서 반드시 이 앱을 설치해야 하는 것은 아닙니다. Microsoft는 공식 지원 페이지에서 관련 내용을 설명하고 있지만, iOS나 Windows Phone에 비해 안드로이드 기기에서 Outlook.com/Office 365 계정을 설정하는 과정은 결코 간단하지 않습니다. 그럼 지금부터 안드로이드 폰의 기본 앱을 최대한 활용하는 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
Gmail 앱에서 설정하기
Gmail 앱은 요즘 출시되는 대부분의 안드로이드 폰에 기본 메일 앱으로 탑재되어 있으며(구글 계정 외에도 다양한 계정 사용 가능), 먼저 여기부터 시작해 보겠습니다. Outlook.com 또는 Office 365 계정을 추가하려면 먼저 Google Play 스토어에 접속해 Gmail 앱이 최신 버전으로 업데이트되어 있는지 확인하세요. 또한 Microsoft 계정을 추가한 후에도 Gmail 연락처(등록되어 있다면)가 계속 표시되며, 두 계정 간에 손쉽게 전환할 수 있다는 점을 기억해 두세요. Gmail 계정은 안드로이드 초기 설정 과정에서 추가되는 것이므로, 어떤 설정을 선택하든 Gmail의 이메일, 캘린더, 연락처는 계속 함께 표시됩니다.
준비가 끝났다면 Gmail 앱을 열고 왼쪽 상단의 메뉴 아이콘을 탭합니다. 설정(Settings) → 계정 추가(Add Account) → Exchange 및 Office 365를 차례로 선택하세요. 반드시 'Outlook, Hotmail, Live'는 선택하지 마세요. 이 옵션은 이메일만 동기화할 뿐 연락처는 가져오지 못합니다. 이후 Outlook.com/Office 365 이메일 주소와 비밀번호를 입력하면 됩니다.
다음으로 화면에 표시되는 안내에 따라 받은편지함까지 진행합니다. 그런 다음 Microsoft에서 보낸 메시지를 열고 "다른 메일 앱 사용(Use another Mail app instead)"을 클릭하세요. 이렇게 하면 Gmail에 Outlook 계정을 읽을 수 있는 서버 권한이 부여됩니다.
구버전 안드로이드를 사용 중이라면 알림창을 아래로 당겨 "캘린더와 연락처를 동기화할 수 없습니다"라는 메시지를 탭하는 방법도 있습니다. 모든 사용자에게 이 메시지가 표시되는 것은 아니지만, 나타난다면 해당 메시지를 누르고 "허용"을 선택해 동기화를 승인하세요. 동기화에는 몇 분 정도 소요되며, 완료되면 Gmail을 메일 클라이언트로, Google의 연락처·캘린더 앱으로 Outlook.com/Office 365 주소록과 일정을 관리할 수 있게 됩니다.
삼성 Email 앱에서 설정하기
가장 많이 팔리는 안드로이드 폰인 삼성 갤럭시 시리즈에는 "Samsung Email"이라는 별도의 기본 메일 앱이 탑재되어 있습니다. 이 앱은 Google의 Gmail 앱과 다소 차이가 있지만 설정 과정은 비슷합니다. 역시 진행하기 전에 Samsung Email 앱이 최신 버전으로 업데이트되어 있는지 먼저 확인하세요.
그다음 Samsung Email 앱을 열고 "계정 추가(Add Account)"를 탭합니다. 이미 다른 계정이 등록되어 있다면 설정 메뉴로 이동해 "계정 추가"를 탭해도 됩니다. 이후 Outlook.com/Office 365 이메일 주소와 비밀번호를 입력하고 로그인(Sign in)을 탭합니다. 프롬프트가 나타나면 목록에서 "Microsoft Exchange ActiveSync"를 선택해 진행하세요. 이 항목이 표시되지 않을 수도 있으니 없더라도 걱정하지 않아도 됩니다.
다음 몇 단계에서 설정 변경이나 계정 이름을 묻는 화면이 나타날 수 있습니다. 최근 몇 달 치만이 아니라 전체 기간의 메일과 캘린더를 표시하도록 원하는 대로 조정할 수 있습니다. 이후 "예" 또는 "확인"을 탭해 설정과 권한을 승인하면 동기화가 시작됩니다.
구형 삼성 폰이라면 "동기화하려면 작업 필요(Action Required to Sync)"라는 메시지가 표시될 수 있으며, 이 경우 해당 메시지를 눌러 설정에서 동기화를 활성화하세요. Gmail 앱과 마찬가지로 Microsoft의 메시지를 확인한 뒤 "다른 메일 앱 사용"을 선택해 동기화를 진행합니다. 이메일, 캘린더, 연락처, 작업 동기화에는 몇 분 정도 걸릴 수 있다는 점을 참고하세요.
마지막으로 확인하기
위 단계를 모두 마쳤다면 안드로이드 폰의 기본 연락처, 캘린더, 메일 앱을 통해 Outlook.com 또는 Office 365 계정 정보를 자유롭게 동기화해 사용할 수 있습니다. 이제 굳이 Google Play 스토어에 들러 Outlook 안드로이드 앱을 다운로드할 필요가 없습니다.
대부분의 폰에서 Google 연락처 앱을 열면 Gmail 연락처가 먼저 표시되지만, 햄버거 메뉴를 누른 뒤 Outlook 아이콘을 클릭하면 Gmail과 Outlook 연락처 사이를 손쉽게 전환할 수 있습니다.
Google 캘린더 앱에서는 햄버거 메뉴를 누르면 화면에 모든 캘린더 목록이 나타납니다. Google 계정 이름 아래의 체크박스를 해제하면 Google 계정을 숨기고 Outlook 캘린더만 단독으로 사용할 수 있습니다.
삼성 폰에서는 조금 다르게 작동하며, Microsoft Outlook 연락처만 표시하도록 설정할 수 있습니다. Samsung 연락처 앱에서 상단의 (...) 메뉴를 누르고 설정(Settings) → "표시할 연락처(Contacts to Show)"로 이동한 다음 Microsoft Exchange ActiveSync 버튼을 선택하세요.
마지막으로 Samsung 캘린더 앱에서는 우측 상단의 (...) 메뉴를 탭하고 캘린더 관리(Manage Calendars)를 선택해 캘린더를 관리할 수 있습니다. 여기서 Google 캘린더의 선택을 해제하면 Microsoft Outlook 계정만 단독으로 사용하도록 설정할 수 있습니다.
Outlook 앱을 설치한 상태에서 동기화하기 (위 단계 생략)
휴대폰에 Outlook 앱을 설치하기로 했다면 당연히 Outlook.com/Office 365 계정의 이메일 클라이언트로 활용할 수 있을 뿐만 아니라, 위의 복잡한 단계를 거치지 않고도 앱 설정만으로 휴대폰의 기본 연락처 앱에 모든 연락처를 동기화할 수 있습니다. Outlook 설정으로 이동해 Outlook/Office 365 이메일 계정을 선택한 후 "연락처 동기화(Sync contacts)"를 활성화하기만 하면 됩니다. 다만 안타깝게도 이 방법으로는 캘린더나 이메일이 동기화되지 않으므로 해당 기능이 필요하다면 여전히 위의 단계를 따라야 합니다. 게다가 Outlook 앱을 통해 연락처를 동기화하면 앞선 방법으로 이미 추가한 연락처가 중복으로 생성될 수 있으니 주의하세요.
결국 안드로이드 폰에서 Outlook.com/Office 365 계정을 자유롭게 설정할 수 있다는 점은 개방형 표준 기반 기술의 진가를 보여주는 사례입니다. 이메일, 연락처, 캘린더 관리를 위해 Microsoft의 올인원 Outlook 앱을 억지로 쓸 필요가 없으며, 안드로이드 폰에 기본으로 탑재된 앱만으로도 충분히 만족스럽게 사용할 수 있습니다. Microsoft의 Outlook 안드로이드 앱은 고급 사용자에게는 완벽한 선택이지만, 일반적인 사용자라면 Windows Phone 시절처럼 용도별로 특화된 앱을 사용하는 편이 더 편리하게 느껴질 것입니다.