같은 메시지를 여러 사람에게 반복해서 보내야 하는 일이 자주 있으신가요? 보통은 받는 사람(To:) 입력란에 모든 이메일 주소를 하나하나 직접 입력한 뒤 전송 버튼을 누르곤 합니다.
하지만 이 과정은 꽤 번거롭고 시간 낭비가 심합니다. 더 빠르고 편리한 방법이 이미 존재하는데 굳이 소중한 시간을 허비할 필요는 없죠. Outlook에서 이메일 그룹을 미리 만들어 두면 중요한 메일을 모든 연락처에 한 번에 전송할 수 있습니다. 그 방법을 지금부터 단계별로 알려드립니다.
Outlook에서 이메일 그룹 만드는 방법
Outlook의 이메일 그룹은 '연락처 그룹(Contact Group)' 또는 '배포 목록(Distribution List)'이라고도 불리며, 여러 이메일 주소와 설정을 하나로 묶어둔 기능입니다. 그룹으로 메일을 보내면 모든 구성원에게 동시에 전달되므로, 수신자를 매번 일일이 입력하는 번거로움 없이 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.
Outlook에서 이메일 그룹을 만드는 방법은 다음과 같습니다:
- PC에서 Outlook을 실행한 뒤, 화면 하단의 사람(연락처) 섹션을 엽니다.
- 리본 메뉴에서 새 연락처 > 연락처 그룹(New Contact > Contact Group)을 선택합니다.
- 그룹 이름을 알기 쉽게 지정한 뒤 구성원 추가(Add Members)를 클릭해 연락처 목록에 새 이메일 주소를 추가하기 시작합니다.
- '구성원 추가' 목록에서 새 전자 메일 연락처(New E-mail Contact)를 선택하면 새 주소를 직접 추가할 수 있습니다. 또는 Outlook에 이미 저장된 연락처에서 가져올 수도 있는데, 이 경우 Outlook 연락처에서(From Outlook Contact)를 클릭하면 됩니다.
- 연락처의 이름과 이메일 주소를 입력하고 확인(OK)을 눌러 해당 구성원을 그룹에 저장합니다.
완료되었습니다! 같은 방법으로 원하는 만큼 구성원을 계속 추가하면 됩니다. 이후에는 동일한 메일을 여러 사람에게 보낼 때 그룹만 선택하고 내용을 작성한 뒤 보내기(Send)를 누르면 끝입니다.
그룹 관리 팁
이미 만든 그룹도 언제든 수정할 수 있습니다. 연락처 목록에서 그룹 이름을 두 번 클릭하면 구성원을 추가하거나 삭제할 수 있고, 더 이상 필요하지 않은 그룹은 마우스 오른쪽 버튼으로 선택해 삭제하면 됩니다. 부서별, 프로젝트별로 그룹을 나누어 관리하면 업무 효율이 한층 더 높아집니다.
마무리: 이메일 그룹으로 시간을 되찾으세요
여러 사람에게 이메일을 보내는 일이 더 이상 골칫거리일 필요는 없습니다. 이메일 그룹 또는 연락처 목록을 만들어 두면 한 번의 발송으로 여러 사람에게 동시에 도달할 수 있을 뿐 아니라, 반복 작업에 쓰이던 소중한 시간까지 크게 절약할 수 있습니다. 아직 그룹을 만들어 두지 않았다면, 지금 바로 위의 단계를 따라 설정해 보세요.