수백 통에 달하는 이메일 속에서 딱 한 통을 찾아내는 일은 생각보다 번거롭습니다. 특정 이메일을 검색해도 원하는 결과를 발견할 때까지 검색 목록을 한참 스크롤해야 하는 경우가 많죠.
다행히 애플 메일(Apple Mail) 사용자라면 이야기가 다릅니다. 몇 가지 유용한 방법만 익혀두면 더 빠르고 쉽게 이메일을 검색하고, 원하는 결과에 가장 가까운 답을 얻을 수 있습니다.
1. 키보드 단축키 활용하기
Mac 키보드 단축키를 활용하면 반복적인 작업에 드는 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 메일 앱에서도 단축키로 빠르게 검색할 수 있습니다.
전체 이메일을 검색하려면 메일 앱이 열린 상태에서 Option + Command + F를 누르세요. 오른쪽 상단의 검색 필드가 활성화되어 바로 검색을 시작할 수 있습니다.
또한 현재 보고 있는 이메일 내용 안에서 무언가를 찾고 싶다면 Command + F를 누르면 됩니다. 긴 이메일에서 특정 내용을 찾을 때 일일이 훑어보는 수고를 덜어줍니다.
2. 사서함으로 검색 범위 좁히기
메일 앱에서 검색하면 기본적으로 모든 사서함에서 결과를 가져옵니다. 그래서 검색 결과가 많아지고, 원하는 이메일을 찾을 때까지 하나씩 살펴봐야 하는 불편함이 생깁니다.
사이드바에서 특정 사서함을 선택한 상태로 검색하면 해당 사서함 안에서만 결과를 찾습니다. 받은 편지함, 임시 보관함, 보낸 편지함 등 이메일이 어디에 있는지 확실히 안다면 검색이 훨씬 간편해집니다.
다만 잘못된 사서함을 선택하면 오히려 역효과가 날 수 있습니다. 예를 들어 찾으려는 이메일이 임시 보관함(Drafts)에 있는데 보낸 편지함(Sent)에서 찾고 있다면 아무리 검색해도 나오지 않겠죠. 이럴 때는 과감히 모든 사서함으로 검색 범위를 넓히는 것이 좋습니다.
3. 검색어를 구체적으로 입력하기
애플 메일은 꽤 똑똑한 앱입니다. 찾고자 하는 것을 명확히 알려주면 그에 맞는 결과를 찾아줍니다. 반대로 검색 결과가 만족스럽지 않다면 검색어가 너무 막연했을 가능성이 큽니다.
누구에게 보냈거나 누구에게 받은 이메일인지, 깃발 표시(flag)가 된 메일인지, 문서나 이미지 첨부 파일이 있는지 등 조건을 구체적으로 지정해 보세요. 예를 들어 image라고 입력하면 이미지가 첨부된 이메일을, flagged라고 입력하면 깃발 표시된 모든 이메일을 확인할 수 있습니다.
자연어 검색도 활용해 볼 만합니다. 실제로 말하듯이 검색어를 입력하는 방식입니다. 예를 들어 image attachments from Will(Will이 보낸 이미지 첨부 메일) 또는 to Jen about gardening club(Jen에게 보낸 정원 동호회 관련 메일)처럼 입력하면 조건에 딱 맞는 검색 결과를 얻을 수 있습니다.
4. 검색 제안 활용하기
메일 앱의 검색 필드에 글자를 입력하기 시작하면 드롭다운 목록에 검색 제안이 나타나며, 이를 선택할 수 있습니다. 제안을 고르면 메일이 자동으로 제목(subject), 본문(message), 보낸 사람(from) 같은 검색 필터를 생성하고 관련 이메일을 표시합니다.
필터 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하면 필터를 바꿀 수 있습니다. 예를 들어 '제목' 검색을 '본문' 검색으로 전환하는 식이죠. 여러 개의 필터를 조합하면 검색 정확도를 더욱 높일 수 있습니다. 검색어를 입력하고 필터를 선택하는 과정을 필요한 만큼 반복하면 됩니다.
5. 따옴표로 정확한 문구 검색하기
특정 문구와 정확히 일치하는 결과를 찾는 것은 생각보다 까다롭습니다. 올바른 방법을 모르면 엉뚱한 결과만 나올 수 있습니다.
검색 필드에 문구를 그냥 입력하면 메일은 각 단어가 포함된 결과를 모두 보여줍니다. 예를 들어 "Happy birthday to you"를 검색하면 정확한 문구가 아니라 이 단어들이 각각 포함된 이메일이 쏟아집니다.
이럴 때 검색어를 따옴표(" ")로 감싸 주세요. 그러면 입력한 문구와 완전히 일치하는 결과만 표시됩니다.
6. 날짜 범위 지정하기
특정 기간에 주고받은 이메일을 찾고 있다면 날짜 범위로 검색 범위를 좁힐 수 있습니다. 예를 들어 어제 받은 메일 전체나 2021년 5월의 메일을 찾으려면 검색 필드에 May 2021 또는 yesterday라고 입력하면 됩니다.
더 정교한 검색을 원한다면 6/02/20-12/02/20처럼 날짜 범위를 직접 입력해 해당 기간의 모든 이메일을 확인할 수 있습니다. date: 12/02/20 형식이나 article date: 2/27/23처럼 날짜와 검색어를 조합하는 것도 가능합니다.
7. AND, OR, NOT 연산자 사용하기
AND, OR, NOT 같은 불리언(Boolean) 연산자를 메일 검색에 활용할 수 있다는 사실을 모르는 분이 많습니다. 검색 범위를 좁히고 싶을 때 매우 유용하니 꼭 사용해 보세요.
사용법은 간단합니다. 검색 필드에 검색어를 입력하고, 불리언 연산자를 넣고, 다른 검색어를 이어 적으면 됩니다. 예를 들어 new 또는 music 중 하나라도 포함된 이메일을 찾으려면 new OR music이라고 입력합니다.
두 단어가 모두 포함된 이메일을 원하면 new AND music, new는 포함되지만 music은 없는 이메일을 원하면 new NOT music이라고 입력하세요.
주의할 점 두 가지가 있습니다. 불리언 연산자는 반드시 대문자로 입력해야 하며, 검색 결과에는 이메일 본문 내용에 포함된 검색어만 반영되고 제목 등 헤더 정보는 검색 대상에서 제외됩니다.
8. 검색 조건 저장하기
메일 앱에서 같은 검색을 반복하고 싶지 않다면 검색 조건을 저장해 두세요. 앞으로 다시 수행할 검색이라는 것을 미리 알고 있다면 더욱 유용합니다.
검색 조건은 스마트 사서함(Smart Mailbox)으로 저장할 수 있으며, 방법은 다음과 같습니다.
- 검색 필드에 검색어를 입력한 후 메일 도구 모음 왼쪽 상단의 추가(Add) 버튼을 클릭합니다. 이때 사이드바에서 사서함을 먼저 선택해야 합니다. 그렇지 않으면 추가 버튼이 비활성화됩니다.
- 팝업 메뉴에서 스마트 사서함 이름을 변경하거나 기타 설정을 원하는 대로 조정합니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
스마트 사서함에서 일치하는 이메일을 보려면 검색어가 검색 필터와 연결되어 있어야 합니다. 이후 해당 검색 조건과 일치하는 이메일이 도착하면 일반 받은 편지함과 별개로 전용 스마트 사서함에 자동으로 저장됩니다.
9. 모든 사서함 검색 설정 조정하기
기본 설정에서는 메일 앱이 정크(Junk) 사서함을 검색하지 않습니다. 따라서 정크 사서함에 있을 가능성이 있는 이메일을 찾으려면 직접 설정을 켜야 합니다. 방법은 다음과 같습니다.
- 메일 앱이 열린 상태에서 Mac 메뉴 막대의 Mail을 클릭하고 설정(Settings)을 선택합니다.
- 팝업 메뉴에서 일반(General)을 선택합니다.
- 하단의 "모든 사서함 검색 시 검색 결과에 포함(When searching all mailboxes, include search results from)" 항목에서 정크(Junk) 확인란을 체크합니다.
이제 메일 앱이 모든 사서함을 검색할 때 정크 사서함의 결과도 함께 표시됩니다. 특정 이메일을 자동으로 정크 사서함으로 옮기는 애플 메일 확장 프로그램을 사용 중이라면, 내가 인지하지 못한 사이 이동된 이메일을 찾을 때 이 설정이 큰 도움이 됩니다.
마치며: 애플 메일 검색, 이제 어렵지 않습니다
위의 팁들을 활용하면 한 통의 이메일을 찾느라 오랜 시간을 허비하는 일이 없어질 겁니다. 검색 결과가 마음에 들지 않는다고 검색어를 지웠다가 다시 입력하는 대신, 소개해 드린 방법들을 하나씩 적용해 보세요. 앞으로는 이메일을 찾는 일이 훨씬 수월해질 것입니다.