몇 해 전, 한 동료와 이메일 관리에 대해 이야기를 나눈 적이 있습니다. 그녀의 받은 편지함에는 수만 통의 이메일이 쌓여 있었고, 왜 정리하지 않느냐는 질문에 그녀는 꽤 설득력 있는 답을 내놓았습니다. 원하는 메일을 검색하면 금방 찾을 수 있는데, 굳이 에너지를 들여 분류할 필요가 있을까 하는 것이었습니다.
인박스 제로(Inbox Zero)는 생산성 전문가들이 즐겨 말하는 개념입니다. 정기적으로 받은 편지함을 비워서, 필요한 메일은 폴더에 보관하고 나머지는 삭제하는 방식입니다. 핵심은 받은 편지함을 메일이 머무는 '임시 공간'으로 보고, 영구적인 보관소로 삼지 않는다는 데 있습니다. 깔끔한 개념이고 장점도 있지만, 어떤 면에서는 아날로그 우편물 시절의 습관이 남아 있는 듯한 느낌도 있습니다.
이메일과 우편물, 닮았지만 다르다
사실 이메일은 개념 자체가 전통적인 우편물에서 출발했습니다. 주소를 지정해 편지를 보내듯 이메일 주소로 메일을 발송하고, 인쇄된 업무 연락처럼 제목(Subject)을 붙입니다. 받은 메일은 수신함으로, 보낸 메일은 발신함으로 가는 구조 역시 실제 우편함과 흡사합니다.
종이 문서를 다룰 때는 결국 모든 서류를 일정한 방식으로 처리해야 합니다. 분류하고, 불필요한 것은 버리고, 남겨둘 것은 파일링해야 하죠.
그런데 이메일은 종이 문서가 아닙니다. 현실 세계에서 종이 문서는 물리적으로 직접 관리할 수밖에 없습니다. 하드카피 문서에는 구글이나 스포트라이트 같은 검색 도구가 존재하지 않으니까요. 압도당하지 않으려면 정리와 파일링 외에 대안이 없습니다.
15년 전이라면 이메일과 하드디스크의 문서도 마찬가지였습니다. 제가 대학생이던 시절, 학년별로 폴더를 만들고 과목별, 과제별로 세분화해 정리하는 꼼꼼한 체계를 갖추고 있었습니다. 당시에는 검색 기술이 부실했기 때문에 그것이 파일을 찾는 가장 확실한 방법이었죠.
하지만 지금은 상황이 다릅니다. 강력한 이메일 검색 기능 덕분에 하드디스크나 클라우드 어디에 있든 몇 번의 키 입력만으로 문서를 순식간에 찾아낼 수 있습니다. 이런 즉각적인 검색 환경은 경직된 폴더 구조의 필요성을 크게 줄여줍니다. 적어도 저에게는 말입니다.
그래도 인박스 제로를 시도해볼 만한 이유
그럼에도 수천 통의 메일이 쌓인 받은 편지함을 감당하기 힘든 난잡한 상태로 느끼는 사람이 있을 수 있습니다. 중요한 메일을 자주 놓치고, 처리해야 할 메일을 '읽지 않음' 상태로 두는 것이 임시방편에 불과하게 느껴진다면 인박스 제로가 맞는 선택일 수 있습니다. 또한 빈 편지함에서 시작하는 일이 주는 심리적 카타르시스도 무시할 수 없습니다. 저 역시 물리적인 작업 공간이 정돈되어 있어야 일이 잘 풀리는 편인데, 이메일 역시 체계적인 관리 시스템이 있어야 더 잘 기능하는 사람이 분명히 존재합니다.
중간 지점 찾기
다만 저는 받는 모든 메일을 일일이 분류하는 것에 큰 의미를 두지 않으면서도, 받은 편지함을 완전히 방치하는 것은 아닙니다.
대부분의 메일은 그대로 받은 편지함에 둡니다. 하지만 전부는 아니죠. 개인 기록으로 보관하고 싶은 메일, 예컨대 온라인 영수증 같은 것들은 별도의 사서함에 따로 저장합니다. 그리고 주기적으로 확인하여 미처 걸러내지 못한 프로모션 메일—트위터 알림, 뉴스레터, 광고 메일 등—을 정리합니다. 답장이 필요한 메일은 '읽지 않음'으로 표시해두거나, 별도의 리마인더 방법으로 회신을 잊지 않도록 합니다.
결과적으로 제 받은 편지함도 언뜻 보면 어수선해 보이지만, 나름의 질서가 유지되고 있습니다. 어쩌면 독자 여러분 중에도 같은 처지에 있는 분이 많지 않을까 싶습니다.
여러분의 이메일 관리법을 들려주세요
여러분은 어떤 방식으로 이메일을 관리하고 계신가요? 폴더를 활용하시나요, 검색에 의존하시나요? nmediati at macgasm dot net 으로 메일을 보내 여러분만의 받은 편지함 관리 노하우를 알려주세요. 허락해주신다면 여러분의 사례를 소개할 수도 있습니다.