PDF 양식을 작성해야 하는 상황은 생각보다 자주 찾아옵니다. 대출 신청, 제품 반품, 각종 요청서 작성, 취업 지원 등 어떤 일이든 필요한 서류가 대부분 PDF 형식인 경우가 많죠. PDF는 문서의 표준 포맷으로, Windows, macOS, Android, iOS 등 어떤 플랫폼에서 열어도 동일하게 보이기 때문입니다.
문제는 이를 처리하는 방식입니다. 종이에 출력하고 펜으로 직접 작성한 뒤 다시 스캔해서 이메일로 보내거나 우편으로 발송하는 과정은 누구에게나 번거롭고 시간 낭비가 됩니다.
다행히 Mac에서는 별도의 비싼 소프트웨어를 구매하지 않고도 손쉽게 PDF를 작성하고 편집할 수 있습니다. macOS에는 PDF 작성과 서명까지 가능한 기능이 기본으로 내장되어 있기 때문입니다. 사용 중인 macOS 버전에 따라 스페이스바를 눌렀을 때 문서 미리보기를 보여주는 Quick Look(훑어보기)에 편집 도구가 포함되어 있거나, 미리보기(Preview) 앱에서 PDF를 열어 텍스트 추가, 강조, 밑줄, 취소선, 페이지 회전, 페이지 추가·삭제, 화살표 등 도형 삽입, 메모 작성 등 다양한 작업을 할 수 있습니다.
또한 PDF에 서명을 추가하는 것도 매우 간단합니다. 기존 텍스트 수정처럼 좀 더 유연한 편집이 필요하다면 전문 PDF 편집 앱을 고려해볼 수도 있습니다. 이 글에서는 추가 비용 없이 Mac에서 PDF를 편집하는 방법을 소개합니다.
Quick Look으로 PDF 편집하는 방법
2018년 macOS Mojave 업데이트부터 Quick Look에서 PDF를 바로 편집할 수 있는 기능이 추가되었습니다.
Quick Look은 관련 앱을 실행하지 않고도 파일을 빠르게 미리볼 수 있는 유용한 도구입니다. Finder에서 파일을 찾거나(바탕화면에 있다면 그곳에서 바로) 파일을 클릭해 선택한 후 스페이스바만 누르면 됩니다.
Quick Look의 편집 도구로 Mac에서 PDF를 작성하는 방법은 다음과 같습니다:
- 편집하려는 PDF 파일을 찾습니다.
- 파일을 선택하고 스페이스바를 누릅니다.
- 스페이스바를 누르면 화면에 파일 미리보기가 나타납니다.
- 미리보기 창 오른쪽 상단에서 연필 모양 아이콘을 찾아 클릭합니다.
- 편집 도구가 표시됩니다. 드로잉 도구, 도형, 그리고 세 번째 위치에 있는 텍스트 도구(상자 안의 T)가 있습니다. 텍스트 도구를 클릭하세요.
- 텍스트 도구를 클릭하면 'Text'라는 단어가 들어간 상자가 나타납니다. 이 상자를 원하는 위치로 옮기고 PDF에 추가할 내용을 입력하면 됩니다. 상자 내부를 클릭해 손 아이콘이 주먹 아이콘으로 바뀌면 자유롭게 이동할 수 있습니다.
- 텍스트 색상이 기본적으로 빨간색일 수 있습니다. A 옆의 드롭다운 메뉴에서 색상, 글꼴, 크기를 변경할 수 있습니다.
- 일부 양식은 입력이 쉽도록 설계되어 있어 입력란에 텍스트 상자가 자동으로 나타나기도 합니다. 심지어 박스를 클릭하기만 해도 체크 표시가 되는 경우도 있습니다.
- 작성이 끝나면 '완료(Done)'를 클릭해 변경 사항을 저장합니다.
- 이제 완성된 PDF를 공유할 수 있습니다.
Quick Look에서 서명 추가하는 방법
Quick Look 미리보기 화면에서 바로 서명을 추가할 수도 있습니다. 단계는 다음과 같습니다:
- 메뉴에서 서명(Signature) 아이콘을 클릭합니다.
- 옵션에서 '서명 만들기(Create Signature)'를 선택합니다.
- 트랙패드로 직접 서명하거나, 종이에 검은색 굵은 펜으로 서명한 뒤 카메라에 들어보이면 됩니다. 굵은 검정 펜을 사용하면 더 선명한 결과를 얻을 수 있습니다.
- 저장된 서명을 클릭하면 문서에 추가됩니다.
- 원하는 위치로 드래그해서 배치합니다.
미리보기(Preview)로 PDF 편집하는 방법
Mojave나 Catalina로 업데이트하지 않았더라도 Mac 운영체제에 기본 탑재된 미리보기 앱으로 무료 PDF 편집이 가능합니다. (미리보기에는 숨겨진 그리기 앱을 포함해 다양한 유용한 기능이 숨어 있습니다.)
- PDF 파일을 클릭하면 기본적으로 미리보기에서 열립니다. 다른 PDF 뷰어를 설치한 경우라면 PDF를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 '연결 프로그램 > 미리보기'를 선택하세요.
- 원 안에 연필이 있는 아이콘을 클릭하면 마크업(Markup) 도구가 열립니다. 여기에는 텍스트 선택 도구, 사각형 선택 도구, 스케치 및 드로잉 도구, 도형, 텍스트 및 서명, 노트, 도형 스타일, 테두리, 채우기 색상, 텍스트 스타일 등이 포함됩니다.
- 미리보기의 다양한 도구로 텍스트 추가, 밑줄, 강조, 그리기 등을 할 수 있습니다. 단순히 텍스트를 추가하는 방법은 위에서 설명한 Quick Look 방식과 동일합니다.
Mac에서 PDF에 텍스트 추가하는 방법
미리보기(또는 Quick Look)에서 PDF 문서를 연 상태에서 데이터를 입력해야 하는 공간을 먼저 클릭해 보세요. PDF가 입력 영역을 인식하도록 설정되어 있다면 바로 타이핑할 수 있습니다. 이 경우 올바른 위치를 클릭하고 입력하는 것만으로 텍스트 추가가 완료됩니다.
텍스트 상자가 제대로 설정되어 있지 않다면 직접 만들어야 합니다. 방법은 다음과 같습니다:
- 상자에 둘러싸인 T 모양 아이콘을 클릭하거나, 미리보기 메뉴에서 '도구 > 주석 > 텍스트'를 선택합니다.
- 페이지 중앙에 'Text'라는 단어가 들어간 작은 상자가 나타납니다. 드래그 앤 드롭으로 원하는 위치로 옮길 수 있고, PDF 레이아웃에 맞게 크기도 조절할 수 있습니다. 배치가 끝나면 바로 입력을 시작하세요.
- 글꼴, 크기, 색상을 변경하려면 도구 모음 맨 오른쪽의 기울어진 A 아이콘을 클릭합니다. 표준 서식 옵션이 열려 텍스트 정렬도 변경할 수 있습니다. 예를 들어 가운데 정렬된 텍스트를 왼쪽 정렬로 바꿀 수 있습니다.
- 텍스트 상자를 이동하려면 클릭한 후 드래그하면 됩니다.
PDF 체크박스에 체크 표시 넣는 방법
PDF 양식에는 체크 또는 X 표시를 해야 하는 박스가 매우 흔합니다.
X 표시는 키보드의 X 키로 쉽게 입력할 수 있지만, 체크 표시는 어떻게 넣을까요?
PDF에 따라 체크 표시가 자동으로 나타나도록 설정된 경우도 있습니다(두 번 클릭해야 하는 경우도 있음). 자동으로 되지 않는다면 다음 방법을 사용하세요:
- 텍스트 상자(사각형 안의 T)를 클릭합니다.
- 텍스트 상자를 체크 표시가 필요한 위치로 옮깁니다.
- Option/Alt + V를 입력합니다. 이것이 Mac 키보드에서 체크 표시를 입력하는 방법입니다.
- 체크 모양이 마음에 들지 않으면 글꼴을 바꿔가며 마음에 드는 스타일을 찾아보세요.
- 체크 표시가 완성되면 복사해서 문서 내 필요한 모든 곳에 붙여넣습니다.
또는 이 기호(√)를 복사해 붙여넣는 방법도 있습니다.
PDF에서 텍스트 복사하기
한 문서의 텍스트를 다른 문서로 옮기고 싶을 때가 있지만, PDF에서는 다소 까다로울 수 있습니다.
다행히 미리보기에 간단한 해결책이 있습니다. 도구 모음의 첫 번째 아이콘(대소문자 A가 표시된 아이콘)이 텍스트 선택 기능을 활성화합니다.
- 이 아이콘을 클릭한 후 저장하고 싶은 텍스트를 찾습니다.
- 해당 텍스트를 드래그로 선택한 후 Command + C를 누르거나, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 '복사'를 선택합니다.
- 이제 텍스트를 어떤 문서에든, 또는 PDF 내 다른 위치(텍스트 상자를 만든 경우)에 붙여넣을 수 있습니다.
PDF에 메모와 주석 추가하기
미리보기 도구 모음의 또 다른 유용한 기능은 노트(Notes)입니다. 문서의 특정 영역(예: 오류가 있는 텍스트)을 선택하고 강조 표시해 동료에게 알리거나 스스로에게 메모를 남길 수 있습니다.
- 노트를 사용하려면 안에 세 개의 선이 있는 사각형 아이콘을 클릭합니다. 선택한 영역에 노란색 상자가 생성됩니다.
- 메모할 내용을 입력한 후 문서의 다른 부분을 클릭하면 상자가 노란색 사각형으로 접힙니다.
- 노트 내용을 확인하려면 해당 사각형을 클릭하면 확장되어 표시됩니다.
미리보기에서 도형 만들기
미리보기에서는 특정 영역을 돋보이게 하고 싶을 때 도형을 만들 수도 있습니다.
- 사각형과 원이 함께 있는 아이콘을 클릭한 후 메뉴에서 원하는 도형을 선택합니다.
- 도형에는 사각형, 말풍선, 별, 육각형 등이 있으며, 화살표와 선도 사용할 수 있습니다.
- 선택한 도형이 문서에 나타나며, 도형에 따라 가장자리나 끝부분의 파란색 원을 드래그해 크기와 위치를 자유롭게 조절할 수 있습니다.
- 도형 색상을 변경하려면 도형을 선택한 후 메뉴에서 굵은 테두리가 있는 상자 아이콘을 클릭하면 색상 팔레트가 열립니다.
- 세 개의 선 아이콘을 클릭하면 선 두께도 조절할 수 있으며, 그림자 효과를 추가해 도형을 더욱 돋보이게 할 수도 있습니다.
- 특정 부분을 강조하고 싶다면 도형 팔레트 하단의 돋보기 옵션을 선택하세요. 파란색 점을 드래그해 원의 크기를 키우고, 초록색 점을 드래그해 원 안의 텍스트를 확대할 수 있습니다.
PDF 페이지 재배치 및 추가하는 방법
편집 중인 PDF가 여러 페이지로 구성되어 있거나 새 페이지를 추가하고 싶다면 미리보기에서 간단히 처리할 수 있습니다.
- 메뉴에서 보기(View) 버튼(Aa 도구 위에 있음)을 클릭합니다.
- '썸네일(Thumbnails)'을 선택하면 문서의 모든 페이지가 한눈에 표시됩니다.
- 새 PDF를 추가하려면 Finder에서 해당 파일을 이 사이드바로 드래그하면 됩니다.
- 페이지를 삭제하려면 해당 페이지의 썸네일을 클릭해 선택한 후 delete 키를 누릅니다.
- 페이지 순서를 변경하려면 썸네일을 클릭한 후 사이드바에서 위아래로 드래그하면 됩니다.
PDF 파일 크기 줄이는 방법
PDF를 이메일로 보내야 하는데 파일 용량이 너무 크다면 크기를 줄이는 것이 좋습니다. 문자 메시지로 PDF를 전송할 계획이라면 더욱 그렇습니다.
- 파일 크기를 줄이려면 '파일 > 저장'(또는 Command + S)을 클릭합니다.
- Quartz 필터 옆의 드롭다운 메뉴에서 '파일 크기 줄이기(Reduce File Size)'를 선택합니다.
- '저장'을 클릭합니다.
- 결과물 문서는 훨씬 작은 용량으로 저장됩니다.
PDF에 서명 추가하기
문서에 서명해야 하는 경우에도 미리보기로 해결할 수 있습니다. 단계는 다음과 같습니다:
- 도구 모음에서 낙서 모양 아이콘을 클릭하고 '서명 만들기(Create Signature)'를 선택합니다.
- 창이 열리면 트랙패드를 가상 노트패드처럼 사용할 수 있습니다. 손가락이나 스타일러스로 서명을 그린 후 완료되면 아무 키나 누릅니다.
- 첫 시도에서 잘 안 되었다면 '지우기(Clear)' 버튼을 누르고 다시 시도하세요. 만족스러우면 '완료(Done)'를 클릭합니다. 서명은 미리보기에 저장되어 앞으로 문서에 서명할 때마다 재사용할 수 있습니다.
- 서명을 삽입하려면 낙서 아이콘을 다시 클릭한 후 만들어둔 서명을 선택하면 문서의 텍스트 상자에 나타납니다.
- 서명을 적절한 위치로 드래그하고 필요하면 크기를 조절한 뒤, 문서의 다른 곳을 클릭하면 상자가 사라지고 서명만 남습니다.
서드파티 앱 활용하기
미리보기는 PDF를 빠르게 수정하기에 훌륭한 도구지만, 전문적인 수준의 편집이 필요하다면 전용 프로그램을 고려해볼 만합니다.
예를 들어 PDFelement for Mac은 PDF 제작, 편집, 주석 달기에 특화되어 설계된 프로그램입니다. 텍스트 자동 리플로우 기능과 OCR을 통해 종이 문서나 디지털 스캔본을 편집 가능한 PDF로 변환할 수 있으며, Microsoft Word 문서로 대화형 양식을 만드는 기능 등 다양한 기능을 제공합니다.
PDF를 자주 사용하거나 제작하는 분이라면 충분히 살펴볼 가치가 있습니다. 무료 체험판으로 기능을 먼저 확인할 수 있으며, 요구 사항에 맞는다면 Mac App Store에서 1년 단일 사용자 표준 라이선스가 £64.99/$69.99부터 시작됩니다.