스프레드시트의 조건부 서식(Conditional Formatting)은 데이터를 한눈에 돋보이게 만들어 주는 훌륭한 기능입니다. 특정 셀이나 셀 그룹의 값에 조건을 지정해 두면, 그 조건이 충족될 때 셀 배경이 자동으로 강조되거나 텍스트 서식이 변경됩니다. 덕분에 중요한 데이터를 놓치지 않고 바로 확인할 수 있습니다.
이 글에서는 Mac의 Numbers에서 조건부 서식을 설정하는 방법을 단계별로 안내합니다. 참고로 Numbers에서는 이 기능을 '조건부 서식'이 아닌 '조건부 강조(Conditional Highlighting)'라는 이름으로 부른다는 점을 기억해 두세요.
조건부 강조에 사용할 수 있는 데이터 유형
규칙을 추가하기 전에, 어떤 데이터 유형에 어떤 조건을 적용할 수 있는지 먼저 살펴보겠습니다.
- 숫자: 같음, 같지 않음, 보다 큼, 크거나 같음, 미만, 이하, 사이, 사이에 있지 않음
- 텍스트: 임, 아님, ~로 시작함, ~로 끝남, 포함함, 포함하지 않음
- 날짜: 어제, 오늘, 내일, 이번, 다음, 지난, 정확히, 이전, 이후, 사이, 해당 날짜, 해당 날짜 이전, 해당 날짜 이후, 범위 내
- 기간(Duration): 숫자와 동일한 옵션 제공
- 빈 칸: 비어 있음 또는 비어 있지 않음
데이터를 더 다양하게 시각화하고 싶다면, Numbers에서 인터랙티브 차트와 그래프를 활용하는 방법도 함께 살펴보세요.
숫자 데이터에 조건부 강조 규칙 설정하기
스프레드시트에서 가장 많이 사용되는 데이터는 역시 숫자입니다. 단순 수치든, 금액이든, 백분율이든 스프레드시트 곳곳에 숫자가 들어 있습니다.
여기서는 제품 관리 시트를 예로 들어 설명하겠습니다. 이 시트에는 가격, 원가, 재고 수량이 기록되어 있는데, 우리는 그중 재고에 집중해 보겠습니다.
예를 들어, 제품의 재고가 일정 수준(예: 50개) 미만으로 떨어졌을 때 해당 셀을 빨간색으로 강조해서 바로 알아볼 수 있도록 설정해 보겠습니다.
- 시트에서 셀을 선택합니다. 첫 번째 셀을 클릭한 뒤 드래그하거나, 열·행 전체를 선택할 수도 있습니다.
- 오른쪽 상단의 포맷 버튼을 클릭해 사이드바를 엽니다(닫혀 있는 경우).
- 사이드바 상단에서 셀을 선택합니다.
- 조건부 강조를 클릭합니다.
- 규칙 추가를 클릭합니다.
- 숫자를 선택한 후 미만을 선택합니다.
이제 사이드바에서 규칙을 세부 설정합니다. 조건(미만) 아래 입력란에 숫자(50)를 입력하고, 드롭다운 메뉴에서 서식(예: 빨간색 채우기)을 선택하세요. 조건을 만족하는 값이 있다면 즉시 화면에 반영된 것을 볼 수 있습니다. 마쳤으면 완료를 클릭합니다.
텍스트 데이터에 조건부 강조 규칙 설정하기
텍스트 역시 스프레드시트에서 널리 쓰이는 데이터 유형입니다. 특히 Numbers로 학생 성적을 관리하는 교사나 교수님들에게 조건부 강조는 매우 유용한 기능입니다.
이번에는 성적표를 예로 들어 보겠습니다. 학생이 시험에서 F를 받았을 때 해당 성적을 노란색으로 강조해서, 추가 과제나 보충 지도를 제공할 대상을 바로 파악하고 싶다고 가정해 봅시다.
- 시트에서 셀을 선택합니다.
- 오른쪽 상단의 포맷 버튼을 클릭해 사이드바를 엽니다.
- 사이드바 상단에서 셀을 선택합니다.
- 조건부 강조를 클릭합니다.
- 규칙 추가를 클릭합니다.
- 텍스트를 선택한 후 임을 선택합니다.
다음으로 사이드바에서 규칙을 세부 설정합니다. 조건(텍스트가 임) 아래 입력란에 텍스트(F)를 입력하고, 드롭다운 메뉴에서 서식(예: 노란색 채우기)을 선택하세요. 조건에 맞는 값이 있다면 바로 결과가 표시됩니다. 완료를 클릭하면 끝입니다.
날짜 데이터에 조건부 강조 규칙 설정하기
날짜 데이터는 업무든 개인 용도든 스프레드시트에서 활용도가 매우 높습니다. 직원 기록 관리부터 가계 예산, 프로젝트 관리까지, 이미 여러분의 시트에도 날짜가 들어 있을 가능성이 큽니다.
날짜에 조건부 서식을 적용하는 가장 좋은 예 중 하나는 연체된 지급일을 눈에 띄게 만드는 것입니다. 이번 예제에서는 지급일(Paid Date)이 마감일(Due Date)보다 늦은 경우 모두 빨간색 텍스트로 표시하는 규칙을 만들어 보겠습니다.
- 시트에서 셀을 선택합니다.
- 오른쪽 상단의 포맷 버튼을 클릭해 사이드바를 엽니다.
- 사이드바 상단에서 셀을 선택합니다.
- 조건부 강조를 클릭합니다.
- 규칙 추가를 클릭합니다.
- 날짜를 선택한 후 해당 날짜 이후를 선택합니다.
이 규칙은 숫자나 텍스트처럼 값을 직접 입력하는 대신, 비교 기준이 될 셀을 선택하는 방식으로 간편하게 설정할 수 있습니다.
조건 값 입력란 안의 버튼을 클릭한 뒤, 날짜가 들어 있는 셀(마감일 열)을 선택하세요. 그다음 체크 표시를 클릭하면, 마감일보다 늦은 지급일이 모두 빨간색 텍스트로 표시됩니다. 완료를 클릭합니다.
기간(Duration) 데이터에 조건부 강조 규칙 설정하기
기간(Duration)은 Numbers에서 가장 흔히 쓰이는 데이터 유형은 아니지만, 프로젝트를 관리하거나 작업 시간을 추적한다면 매우 유용합니다. 특정 기간을 강조하면 한눈에 파악하기가 더욱 쉬워집니다.
이번에는 간단한 프로젝트 관리 작업표를 예로 들겠습니다. 여기서는 매주 작업에 소요한 시간을 기록하는데, 하나의 작업에 2시간 이상 소요한 날을 초록색으로 강조해 보겠습니다.
- 시트에서 셀을 선택합니다.
- 오른쪽 상단의 포맷 버튼을 클릭해 사이드바를 엽니다.
- 사이드바 상단에서 셀을 선택합니다.
- 조건부 강조를 클릭합니다.
- 규칙 추가를 클릭합니다.
- 기간을 선택한 후 크거나 같음을 선택합니다.
이제 규칙을 세부 설정합니다. 조건(크거나 같음) 아래 입력란에 기간(2h)을 입력하고, 드롭다운 메뉴에서 서식(예: 초록색 채우기)을 선택한 뒤 완료를 클릭합니다.
빈 칸에 조건부 강조 규칙 설정하기
Numbers에서 설정하면 편리한 강조 규칙이 하나 더 있습니다. 바로 빈 셀에 대한 규칙입니다. 앞선 예제들, 즉 누락된 재고 수량, 미입력된 학생 성적, 비어 있는 지급일 등에 모두 활용할 수 있습니다.
설정 방법을 보여드리기 위해 앞서 사용한 프로젝트 관리 시트에서, 비어 있는 기간 항목을 모두 파란색으로 표시해 보겠습니다.
- 시트에서 셀을 선택합니다.
- 오른쪽 상단의 포맷 버튼을 클릭해 사이드바를 엽니다.
- 사이드바 상단에서 셀을 선택합니다.
- 조건부 강조를 클릭합니다.
- 규칙 추가를 클릭합니다.
- 빈 칸을 선택한 후 비어 있음을 선택합니다.
이 규칙은 조건 아래 입력할 값이 없으므로, 드롭다운 메뉴에서 강조 서식만 선택하면 됩니다. 완료를 클릭하면 설정이 끝납니다.
나만의 커스텀 강조 스타일 만들기
굵은 텍스트나 색상 채우기 같은 기본 서식도 충분히 유용하지만, 때로는 더 구체적인 스타일이 필요할 수 있습니다. 다행히 Numbers에서는 커스텀 스타일을 직접 만들 수 있습니다.
커스텀 스타일을 만들려면 위에서 설명한 단계대로 조건부 강조 규칙을 설정한 뒤, 드롭다운 메뉴에서 서식을 고르는 단계에서 목록 맨 아래로 스크롤하여 커스텀 스타일을 클릭하세요.
그러면 텍스트에 굵게, 기울임꼴, 밑줄, 취소선을 적용할 수 있고, 텍스트 색상과 셀 배경 색상을 동시에 지정할 수도 있습니다. 이렇게 하면 필요에 맞는 다양한 서식 조합을 자유롭게 구성할 수 있습니다.
아래 예제에서는 프로젝트 비용이 $20 이상인 경우, 셀을 노란색으로 채우고 텍스트는 굵은 빨간색으로 표시했습니다.
Mac의 Numbers에서 조건부 서식 적극 활용하기
이 튜토리얼이 Mac의 Numbers에서 조건부 강조를 시작하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 여기에 더해 Numbers의 수식과 함수 사용법을 익히면 데이터 분석 능력을 한층 높일 수 있습니다.
Numbers를 더 효율적으로 활용하고 싶다면, 중복 값 찾아서 제거하는 방법도 함께 확인해 보세요.