비행기, 카페, 배 안처럼 인터넷 연결이 원활하지 않은 곳에서도 업무를 계속해야 하는 경우가 많습니다. 이럴 때 유용한 것이 바로 구글 문서(Google Docs)의 오프라인 모드입니다. 구글 드라이브를 활용하면 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션을 인터넷 없이도 편집할 수 있으며, 다시 온라인에 접속하면 변경 사항이 자동으로 클라우드에 동기화됩니다.
그렇다면 구글 문서를 오프라인으로 사용하려면 어떻게 해야 할까요? 생각보다 간단합니다. 안드로이드 기기에 구글 문서와 구글 스프레드시트 앱을 설치하고 오프라인 모드를 활성화하면 됩니다. 다만 몇 가지 사전 준비 과정이 필요합니다.
오프라인 모드 사용 전 확인 사항
구글 문서를 오프라인으로 사용하기 전에 아래 항목들을 먼저 점검하세요.
- 안드로이드 기기가 최신 버전으로 업데이트되어 있는지 확인하고, 그렇지 않다면 먼저 업데이트를 진행합니다.
- 구글 문서(Google Docs)와 구글 스프레드시트(Google Sheets) 앱이 설치되어 있는지 확인합니다.
- 안드로이드 기기가 구글 드라이브 계정과 연동되어 있는지 확인합니다.
앱 설치 방법
두 앱이 아직 설치되어 있지 않다면, 아래 과정을 따라 설치하세요.
- 안드로이드 기기에서 구글 플레이 스토어를 열고 'Google Docs'를 검색합니다.
- 공식 구글 앱을 찾아 선택한 뒤 '설치' 버튼을 누릅니다.
- 표시되는 권한 요청 내용을 꼼꼼히 읽어봅니다.
- 권한에 동의하면 '수락'을 눌러 설치를 완료합니다.
구글 스프레드시트도 동일한 방법으로 설치하면 됩니다. 두 앱의 설치가 끝났다면, 이제 안드로이드 기기에서 실제로 활용하는 방법을 알아보겠습니다.
문서를 오프라인 사용으로 설정하기
구글 드라이브는 클라우드 기반으로 작동하기 때문에, 모든 문서가 자동으로 오프라인에서 열리는 것은 아닙니다. 오프라인으로 사용하려면 각 문서마다 수동으로 설정해 주어야 합니다. 출장이 잦거나 이동 중에도 문서를 편집하고 공유해야 하는 분들이라면, 인터넷이 끊기기 전에 미리 해당 문서를 오프라인 모드로 설정해 두는 것이 좋습니다. 설정 순서는 다음과 같습니다.
- 사용할 앱(문서 또는 스프레드시트)을 실행합니다. (그림 A 참조)
- 오프라인으로 사용할 파일을 선택합니다. (그림 B 참조)
- 해당 파일과 연결된 정보(ⓘ) 아이콘을 누릅니다.
- 열린 파일 정보 화면에서 아래로 스크롤한 후 '이 기기에 저장(Keeper on this device)' 스위치를 ON으로 켭니다. (그림 C 참조)
이 과정을 모두 마치면 선택한 파일은 오프라인 상태에서도 자유롭게 사용할 수 있습니다.
오프라인에서 파일 열기 및 편집하기
오프라인 상태에서 파일을 열고 편집하는 방법은 매우 간단합니다.
- 화면 왼쪽 상단의 메뉴(☰)를 누릅니다.
- 메뉴가 열리면 여러 항목 중 '기기 내 파일(On device)'을 선택합니다. (그림 D 참조)
- 목록에서 원하는 파일을 열어 바로 편집을 시작하면 됩니다.
오프라인 모드에서 파일 제거하기
더 이상 특정 문서를 오프라인으로 보관할 필요가 없다면, 해당 파일을 찾아 정보(ⓘ) 버튼을 누른 뒤 '이 기기에 저장' 스위치를 OFF 위치로 돌려 놓으면 됩니다. 그러면 해당 문서는 오프라인 목록에서 제외되고 기기 저장 공간도 확보됩니다.
마무리
인터넷에 연결된 상태에서 문서를 편집하는 것은 쉽지만, 연결 없이 작업하려면 사전 준비가 반드시 필요합니다. 오프라인 모드에서는 기기에 저장된 문서만 편집할 수 있다는 점을 기억하세요. 이동 중에도 끊임없이 문서를 작성하고 메일을 발송해야 하는 바쁜 직장인이라면, 구글 문서의 오프라인 기능은 놓칠 수 없는 강력한 업무 도구가 될 것입니다.