스프레드시트는 현대 업무 환경에서 빼놓을 수 없는 필수 도구입니다. 간단한 두 칸짜리 쇼핑 목록부터 여러 시트와 파일로 구성된 복잡한 회사 예산표까지, 사람들은 스프레드시트로 거의 모든 것을 정리합니다. 하지만 스프레드시트가 잘 맞지 않는 용도가 하나 있는데, 바로 데이터 관리입니다. 복잡한 데이터를 체계적으로 관리하고 정리하는 데는 데이터베이스가 더 나은 해결책입니다.
많은 스프레드시트 사용자가 데이터베이스를 꺼리는 이유는 '어렵고 복잡하다'는 선입견 때문입니다. 다행히 Airtable(에어테이블)이 있습니다. Airtable은 단순한 스프레드시트 방식의 인터페이스를 갖춘 최신 클라우드 기반 관계형 데이터베이스로, 거의 모든 종류의 데이터를 손쉽게 정리할 수 있도록 도와줍니다. 동료들과 함께 데이터베이스를 공동 작업할 수 있고, 브라우저와 모바일 앱을 통해 여러 기기에서 동기화되므로 데이터를 항상 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
윈도우의 Microsoft Access나 맥의 FileMaker Pro에 익숙하다면 걱정할 필요가 없습니다. Airtable은 그보다 훨씬 쉽게 사용할 수 있습니다. 데이터베이스 개념이 처음인 분들을 위해서는 단계별 가이드와 영상 튜토리얼이 제공되므로 금방 익힐 수 있습니다.
템플릿으로 빠르게 시작하기
Airtable을 시작하기 위해 필요한 것은 무료 계정 가입뿐입니다. 무료 플랜에서는 베이스(base)와 공동 작업자 수에 제한이 없으며, 베이스당 1,200개 레코드와 2GB 첨부 파일 공간을 제공합니다. 더 많은 용량이 필요한 사용자를 위한 유료 플랜도 마련되어 있지만, 대부분의 개인 사용자에게는 무료 플랜만으로도 충분합니다.
빠르게 시작할 수 있도록 Airtable은 다양한 템플릿을 제공합니다. 가입 과정이 끝나면 최소 세 가지 데이터베이스 활용 예시를 선택하라고 안내합니다. 프로젝트 트래커부터 레모네이드 스탠드 재고 관리, 블로그 편집 캘린더, 결혼 준비 계획까지 선택지가 매우 다양합니다.
데이터베이스가 낯선 사용자라면 기존 예시를 열어 자신의 필요에 맞게 수정하는 것이 가장 빠른 시작 방법입니다. 선택한 예시 중 하나를 열어 두루 살펴보며 감을 익혀 보세요. 반면 이미 익숙한 사용자라면 '+' 아이콘을 클릭해 곧바로 새 데이터베이스를 만들면 됩니다.
예를 들어 스터디 가이드(Study Guide) 데이터베이스를 열어 보겠습니다. 이 템플릿은 학생들이 학습 진행 상황을 관리하도록 맞춤 설계되어 있습니다. 단순해 보이는 스프레드시트 인터페이스 뒤에는 강력한 기능들이 숨어 있습니다. 행과 셀을 자유롭게 추가·수정하고, 개별 행에 미디어를 첨부 파일로 삽입할 수 있으며, 다른 과목을 추적하기 위한 테이블을 추가·삭제하거나 맞춤형 뷰를 만드는 등 다양한 활용이 가능합니다.
기능을 하나씩 설명하기보다 직접 사용해 보며 감을 익히는 것이 좋습니다. 화면 오른쪽 아래의 알록달록한 원형 버튼을 클릭하면 원하는 작업을 수행하는 방법을 단계별로 안내해 줍니다.
예를 들어 행 번호 옆의 '확장(Expand)' 아이콘을 클릭하면 스프레드시트 셀 대신 폼 양식으로 데이터를 입력할 수 있습니다.
친구들과 공유할 수 있는 맞춤 폼을 만들 수도 있습니다. 이렇게 만든 폼으로 받은 입력값은 데이터베이스에 자동으로 저장됩니다. '메인 뷰(Main View)'를 클릭한 뒤 '폼(Form)'을 선택하세요.
폼을 원하는 대로 꾸민 후 '공유(Share)'를 클릭하면 다른 사람에게 보낼 수 있는 링크가 생성됩니다. 앞서 살펴본 스터디 가이드 예시처럼, 스터디 그룹에서 모든 멤버가 각자 담당 과목 정보를 함께 입력하는 방식으로 활용할 수 있습니다.
왜 Airtable인가?
데스크톱용 데이터베이스 프로그램 대신 Airtable을 사용하면 다음과 같은 장점이 있습니다.
- 클라우드 기반이므로 호스팅과 백업이 자동으로 이루어집니다. 인터넷에 연결할 수만 있다면 언제 어디서나 데이터에 안전하게 접근할 수 있습니다.
- 멀티 유저를 지원하여 여러 사람과 함께 데이터를 입력·관리할 수 있으므로 적은 시간에 더 많은 성과를 낼 수 있습니다.
- 직관적이고 설정이 쉬워 새 사용자도 학습 곡선 없이 바로 시작할 수 있습니다.
- 다양한 필드 유형을 제공해 자유롭게 커스터마이징할 수 있으므로, 필요에 따라 사실상 어떤 형태의 데이터베이스든 만들 수 있습니다.
- 브라우저 기반으로 별도 설치가 필요 없으며, 어디서나 열어볼 수 있습니다. 모바일 작업을 위한 iOS 앱(안드로이드 베타 버전 포함)도 제공됩니다.
- Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram 등 수많은 외부 앱과 연동할 수 있습니다.
초보 사용자들이 가장 궁금해하는 질문은 "왜 스프레드시트가 아니라 데이터베이스를 써야 하는가?"입니다. 간단히 답하자면, 대량의 데이터를 체계적으로 정리하는 데는 데이터베이스가, 복잡한 계산을 수행하는 데는 스프레드시트가 더 적합합니다.
이번에 소개한 내용은 Airtable이 할 수 있는 일의 극히 일부에 불과합니다. 무료이니 직접 사용해 보시길 권합니다. 사용 후 느낀 점과 의견을 댓글로 남겨 주세요.