스프레드시트는 오늘날의 작업 환경에 꼭 필요한 도구 중 하나입니다. 사람들은 간단한 2열 쇼핑 목록에서 복잡한 여러 장으로 구성된 여러 파일 회사 예산에 이르기까지 모든 것을 구성하는 데 이 도구를 사용합니다. 그러나 스프레드시트와 관련하여 적어도 한 가지 사용은 적합하지 않습니다. 바로 데이터 구성입니다. 복잡한 데이터를 관리하고 구성하는 더 나은 솔루션은 데이터베이스를 사용하는 것입니다.
많은 스프레드시트 사용자가 데이터베이스를 만지고 싶어하지 않는 이유는 사람들이 데이터베이스에 대해 가지고 있는 "무서워하고 복잡한" 이미지 때문입니다. 다행히 거의 모든 데이터를 정리하는 데 도움이 되는 간단한 스프레드시트 접근 방식을 사용하는 최신 클라우드 기반 관계형 데이터베이스인 Airtable이 있습니다. 공동 작업이 가능하므로 동료와 데이터베이스에서 작업할 수 있으며 브라우저 및 모바일 앱을 통해 장치 간에 동기화되어 데이터를 최신 상태로 유지합니다.
Windows의 Microsoft Access 또는 Mac의 Filemaker Pro에 익숙하다면 Airtable이 사용하기 더 쉬울 것이기 때문에 걱정할 필요가 없습니다. 데이터베이스 개념을 처음 접하는 사람들을 위해 Airtable은 단계별 가이드와 최신 정보를 유지할 수 있는 비디오 자습서를 제공합니다.
템플릿으로 빠르게 시작하기
Airtable 사용을 시작하려면 무료 계정에 가입하기만 하면 됩니다. 베이스당 1,200개의 레코드와 베이스당 2GB의 첨부 공간으로 제한이 있는 무제한 베이스 및 무제한 공동 작업자와 함께 제공됩니다. 더 많은 것을 필요로 하는 사람들을 위한 유료 업그레이드 계획이 있지만 대부분의 개인 사용자에게 무료 계획은 충분할 것입니다.
가능한 빨리 시작할 수 있도록 Airtable은 템플릿을 제공합니다. 가입 절차가 끝나면 최소 세 가지 데이터베이스 사용 예를 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 사용 가능한 옵션은 프로젝트 추적기에서 레모네이드 가판대 인벤토리, 블로그 편집 캘린더에서 결혼 계획에 이르기까지 다양합니다.
데이터베이스에 익숙하지 않은 사람들을 위해 시작하는 가장 빠른 방법은 기존 예제를 사용하고 필요에 맞게 수정하는 것입니다. 선택한 예 중 하나를 열고 주변을 둘러보고 익숙해지십시오. 하지만 베테랑인 경우 '더하기(+)' 아이콘을 클릭하여 새 데이터베이스 만들기로 바로 이동할 수 있습니다.
예를 들어 Study Guide 데이터베이스를 열어 보겠습니다. 이것은 학생들이 학업을 추적할 수 있도록 맞춤화되었습니다. 믿을 수 없을 정도로 단순한 스프레드시트 인터페이스에는 많은 강력한 기능이 숨겨져 있습니다. 필요에 따라 행과 셀을 추가 및 사용자 정의하고, 개별 행에 첨부 파일로 미디어를 삽입하고, 공부할 다른 학교 과목을 추적하기 위해 표를 추가 및 삭제하고, 사용자 정의 보기를 추가하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
하지만 일일이 설명하기 보다는 직접 사용해보고 모든 것이 어떻게 작동하는지 감을 잡는 것이 좋습니다. 화면 오른쪽 하단에 있는 다채로운 원을 클릭하는 데 도움이 되며, 무언가를 달성하기 위한 단계를 보여줍니다.
예를 들어 행 번호 옆에 있는 '확장' 아이콘을 클릭하면 스프레드시트 셀 대신 양식을 사용하여 데이터를 입력할 수 있습니다.
또한 친구와 공유할 수 있는 사용자 지정 양식을 만들 수 있으며 친구의 입력이 데이터베이스에 자동으로 채워집니다. 그렇게 하려면 '기본 보기'를 클릭하고 '양식'을 선택하세요.
그런 다음 양식을 사용자 정의하고 "공유"를 클릭하십시오. 다른 사람들과 공유할 수 있는 링크를 얻게 됩니다. 위의 스터디 가이드 예제를 사용하여 모든 구성원이 주제에 기여할 수 있는 스터디 그룹에서 양식 공유를 사용할 수 있습니다.
에어테이블이 필요한 이유
데스크톱 데이터베이스 응용 프로그램 대신 Airtable을 사용하면 다음과 같은 여러 이점이 있습니다.
- 클라우드에 있으므로 아무것도 할 필요 없이 모든 것이 호스팅되고 백업됩니다. 데이터는 항상 안전하며 인터넷에 연결할 수만 있다면 액세스할 수 있습니다.
- 다중 사용자를 지원하므로 다른 사람과 공동 작업하여 데이터를 채우고 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
- 직관적이고 쉽게 설정할 수 있습니다. 신규 사용자는 학습 곡선에 시간을 낭비하지 않고 즉시 시작할 수 있습니다.
- 선택할 수 있는 다양한 필드 유형으로 사용자 정의할 수 있습니다. 필요에 따라 거의 모든 데이터베이스를 생성할 수 있습니다.
- 브라우저 기반이므로 아무것도 다운로드할 필요가 없습니다. 또한 유동적이며 어디서나 열 수 있으며 모바일 장치를 사용하여 작업하는 사람들을 위한 iOS 앱(및 Android용 베타 버전)이 있습니다.
- Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram 등과 같은 수많은 다른 앱과의 통합을 지원합니다.
그리고 초보 사용자의 가장 큰 질문은 스프레드시트 대신 데이터베이스를 사용해야 하는 이유입니다. 간단한 대답은 데이터베이스가 많은 양의 데이터를 구성하는 데 더 적합하고 스프레드시트는 많은 계산을 수행할 때 더 적합하다는 것입니다.
Airtable에 대한 이 간략한 개요는 할 수 있는 일의 표면을 간신히 긁고 있습니다. 내 제안은 계속해서 Airtable을 시도하는 것입니다. 무료입니다. 그런 다음 아래 의견에 귀하의 생각과 의견을 공유하십시오.