구글의 이메일 서비스 '지메일'은 만우절인 4월 1일에 탄생했습니다. 하지만 오늘날 지메일은 더 이상 농담이 아니죠. 이제는 하루도 없이 살 수 없는 필수 도구가 되었습니다.
지메일에 대한 이런 잡학 지식이 생산성에 직접적인 도움을 주지는 않지만, 이메일 처리를 비서나 가족에게 맡기는 방법 같은 실용적인 팁이라면 이야기가 달라집니다. 사실 구글 서비스 곳곳에는 이런 유용한 기능들이 숨어 있습니다. 익숙한 도구를 너무 당연하게 여기다 보니 그 존재를 놓치기 쉬울 뿐입니다.
구글의 도구들은 가진 리소스를 최대한 활용하도록 돕는 시간 절약 팁의 보고입니다. 이 기능들 없이도 살 수는 있지만, 굳이 불편하게 살 필요는 없겠죠?
지금부터 구글 제품 속에서 놓치기 아까운 시간 절약 기능 10가지를 소개합니다.
1. 구글 테스크로 할 일 목록 체계화하기
머리가 복잡해져 정신을 차릴 수 없을 때, 저를 여러 번 구원해 준 것이 바로 구글 테스크(Google Tasks)입니다. 이메일에서 바로 실행 가능한 작업으로 변환할 수 있는 도구 중에서도 가장 과소평가된 기능 중 하나입니다.
유명한 구글 엔지니어 맷 컷츠(Matt Cutts) 역시 구글 테스크로 할 일 목록을 관리하며, 'New Tab to Tasks'나 'Better Google Tasks' 같은 확장 프로그램으로 기능을 강화해서 사용한다고 합니다. 특히 후자는 실용적이지만 밋밋한 구글 테스크 인터페이스를 한결 보기 좋게 바꿔 줍니다. 라벨과 키워드로 중요한 작업을 강조해 주는 'Improvements for Google Tasks' 확장 프로그램도 함께 시도해 볼 만합니다.
데스크톱 환경에서 구글 테스크를 활용하는 다양한 방법도 있으니, 할 일 관리 습관을 들이고 싶다면 적극적으로 활용해 보세요.
2. 화상 회의 링크, 캘린더에 한 번에 추가하기
구글 캘린더 일정에 화상 회의 링크를 클릭 한 번으로 추가할 수 있다는 것, 알고 계셨나요? 간단한 설정 하나만으로 별도의 메일 한두 통을 아낄 수 있습니다. 화상 회의 링크를 전달하려고 따로 이메일을 보낸 경험, 혹은 카메라에 비칠 방을 급하게 치우며 회의 시간을 깜빡했던 경험이 누구에게나 있을 테니까요.
화상 회의 일정을 만드는 방법은 아주 간단합니다.
- 구글 캘린더를 열고 [만들기] 버튼을 클릭합니다.
- 일정 세부 정보를 입력합니다.
- [Google Meet 화상 회의 추가] 버튼을 클릭한 뒤 모든 내용을 확인하고 [저장]을 누르면 끝입니다.
참석자와 캘린더가 공유되어 있다면, 상대방도 일정에 화상 회의를 추가할 수 있습니다.
3. 보관과 빠른 링크로 '받은편지함 0' 달성하기
많은 분들이 받은편지함을 비우는 '인박스 제로(Inbox Zero)'에 지나치게 부담을 느낍니다. 하지만 지메일에는 메일을 화면에서 치워두면서도 흐름을 잃지 않게 해 주는 편리한 기능 두 가지가 숨어 있습니다.
상단의 보관(Archive) 버튼은 메일을 눈앞에서 치우면서도 '모든 메일' 폴더에는 그대로 남겨 둡니다. 그렇다면 나중에 다시 찾아봐야 할 중요한 메일은 어떻게 추적할까요? 그 답이 바로 지메일의 숨은 영웅, 빠른 링크(Quick Links)입니다. 나중에 읽고 싶은 메일을 저장해 두는 기능입니다.
빠른 링크를 활용하려면 지메일 설정의 고급 실험실(Labs) 메뉴에서 해당 기능을 사용 설정하세요. 왼쪽 사이드바에 보이지 않는다면 세로점세 개(부가기능) 아이콘을 클릭하면 됩니다. 나중에 읽고 싶은 메일을 연 뒤, 화면 왼쪽 아래의 [빠른 링크 추가]를 누르고 팝업창에 알아보기 쉬운 이름을 붙이면 됩니다.
이렇게 해 두면 받은편지함 어디서든 클릭 한 번으로 그 메일을 다시 꺼내볼 수 있습니다. 보관, 라벨, 빠른 링크, 그리고 강력한 지메일 검색까지 갖춰졌다면 인박스 제로는 결코 어려운 목표가 아닙니다.
4. 지메일 자동 진행으로 메일 읽는 속도 높이기
지메일의 '실행취소' 기능이 몇 번이고 저를 구해 줬는지 셀 수도 없습니다. 실수를 만회해 주는 고마운 기능이죠. 그런데 이번에 소개할 자동 진행(Auto-Advance)은 말 그대로 '시간'을 구해 주는 기능입니다. 메일이 많이 쌓이는 분들에게 특히 유용합니다.
지메일은 기본적으로 대화를 삭제, 보관 또는 알림 해제하면 받은편지함으로 되돌아갑니다. 하지만 자동 진행을 켜면 메일을 삭제하거나 보관하는 즉시 다음(혹은 이전) 메일로 바로 이동합니다. 수백 통의 메일을 처리할 때 이 짧은 초들이 모이면 생각보다 큰 시간이 됩니다.
설정 방법은 간단합니다. 설정 아이콘 > 모든 설정 보기 > 고급(실험실)에서 자동 진행 기능을 찾아 사용하도록 설정하고 변경사항을 저장하세요. 받은편지함 대청소를 시작할 계획이라면 반드시 켜두는 것이 좋습니다.
5. 지메일 주소의 마침표, 신경 쓰지 않아도 됩니다
원하는 이메일 주소를 얻지 못해 마침표 하나쯤 넣어서 만든 경험이 있으신가요? 시끄러운 배경음 속에서 전화로 그 주소를 받아 적으라고 하면 난감하기 짝이 없습니다. 다행히 지메일은 별칭(alias) 덕분에 마침표 위치를 무시하므로, 이런 걱정을 없애 주고 메일이 엉뚱한 곳으로 가는 일도 막아 줍니다.
예를 들어 이메일 주소가 janedoe.work@gmail.com이라면, janedoework@gmail.com(마침표 없음)과 완전히 동일한 주소입니다.
따라서 전화로 주소를 알려줄 때는 마침표 없는 버전을 말하는 것이 좋습니다. 듣는 사람도, 말하는 사람도 훨씬 편해집니다.
6. 열어둔 탭을 폴더에 저장해 나중에 다시 열기
탭이 너무 많으면 컴퓨터 자원을 잡아먹고 화면도 어질러집니다. 게다가 닫았다가는 위치를 잃어버릴까 걱정되기도 하죠. Layout Manager 같은 탭 관리 확장 프로그램도 있지만, 크롬에 또 다른 확장 프로그램을 설치하지 않고 해결하는 더 간단한 방법이 있습니다. 비밀은 의외로 소박한 '북마크 폴더'에 있습니다.
북마크(북마크바 또는 메뉴)에 새 폴더를 하나 만듭니다. 예를 들어 '저장한 탭 모음'처럼 이름을 붙여 두세요.
열려 있는 모든 탭을 나중을 위해 저장하고 싶다면, 브라우저의 아무 탭에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 [모든 탭 북마크에 추가]를 선택합니다. 단축키 Ctrl+Shift+D를 사용해도 됩니다.
저장 위치로 미리 만들어 둔 폴더를 선택하고, 탭 그룹에 구체적인 이름을 붙이세요. 그러면 '저장한 탭 모음' 폴더 안에 새 하위 폴더로 정리됩니다. 파이어폭스에서도 동일한 방법으로 탭을 저장할 수 있습니다.
탭을 복원하려면 해당 그룹 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 [모두 열기]를 누르기만 하면 됩니다. 북마크를 여러 기기에서 동기화하고 있다면 어떤 기기에서도 저장해 둔 탭 세트를 불러올 수 있어 더욱 유용합니다.
7. 크롬에서 강력한 비밀번호 자동 생성하기
안전한 비밀번호를 만드는 방법은 여러 가지가 있지만, 빠른 회원가입을 위해 크롬의 실험적 기능을 활용해 볼 수도 있습니다. LastPass 같은 전문 비밀번호 관리자의 '경쟁자' 격인 이 기능은 무작위 비밀번호 생성 방식 면에서 전용 앱과 크게 다르지 않습니다. 크롬의 숨겨진 설정을 열어 사용하도록 바꾸면 빠르고 안전한 비밀번호를 손쉽게 만들 수 있습니다.
설정 방법은 딱 세 단계입니다.
- 크롬을 실행하고 주소창(Omnibox)에 chrome://flags를 입력합니다. 참고로 이 페이지는 크롬의 숨겨진 설정을 공개하고 실험 중인 새 기능을 미리 체험할 수 있는 특별 URL입니다.
- 목록을 아래로 스크롤해 비밀번호 생성 사용 설정(Enable password generation) 항목을 찾습니다. 드롭다운 메뉴를 클릭해 Enabled로 변경합니다.
- 크롬을 재시작합니다. 이후 새 계정에 가입할 때마다 비밀번호 입력란에 열쇠 아이콘이 나타나며, 아이콘을 클릭하면 비밀번호가 자동으로 생성됩니다. 생성된 비밀번호를 크롬에 저장해 둘 수도 있습니다.
8. 지메일 위임 기능으로 이메일 맡기기
지메일을 함부로 남에게 맡길 수는 없겠지만, 현실에서 집사(Jeeves)를 두는 건 사치일지언정 가상 비서는 엄청난 시간 절약 도구가 될 수 있습니다. 협업이 일상화된 요즘, 넘쳐나는 받은편지함을 관리하는 데 어떤 도움이든 환영할 법합니다. 보안이 걱정된다면 특정 메일만 처리하는 보조 이메일 계정을 만드는 방법도 유용하며, 권한은 언제든 회수할 수 있습니다.
지메일은 이메일과 캘린더 업무를 최대 10명에게 위임할 수 있게 해 줍니다. Google Workspace(구 Google Apps) 사용자라면 최대 25명까지 지정할 수 있습니다. 구글 공식 도움말에서 위임 설정 절차와 제한 사항을 자세히 안내하고 있으니 참고하세요. 같은 방식의 위임은 구글 캘린더에서도 가능합니다.
9. 캐럿 브라우징으로 정확하게 텍스트 선택하기
키보드를 자유자재로 다루는 닌자이거나, 마우스에 의존하고 싶지 않은 분이라면 크롬의 고급 접근성 기능인 캐럿 브라우징(Caret Browsing)을 켜 보세요. 캐럿(caret)은 움직일 수 있는 텍스트 커서로, 화살표 키만으로 문서 편집기처럼 웹페이지를 자유롭게 이동할 수 있습니다.
활성화하려면 해당 접근성 확장 프로그램을 설치한 뒤 F7 키로 기능을 켜고 끌 수 있습니다. 화살표 키로 페이지를 이동하고, Shift + 화살표로 텍스트를 선택하며, 캐럿이 링크 위에 있을 때 Enter 키를 누르면 해당 URL이 열립니다.
익숙해지면 복사·붙여넣기를 자주 하는 작업에서 텍스트 선택이 훨씬 정밀해집니다. 노트북 트랙패드가 서툰 분이라면, 작은 화면에서 생산성을 높이는 비결로 딱 좋습니다.
10. 나만의 구글 기반 검색엔진 만들기
커스텀 검색엔진은 저격총과 같습니다. 즐겨 찾는 사이트 몇 곳만을 겨냥하는 커스텀 검색엔진이라면 다연장 로켓 발사기에 비유할 수 있죠. Google 커스텀 검색(Custom Search)은 내 블로그에 달 수도 있고, 공개 URL로 만들어 북마크해 둘 수도 있습니다. 유료 버전과 제한이 있는 무료 버전 두 가지가 있는데, 무료 버전은 검색 결과 100개까지로 제한되지만 개인 용도로는 충분합니다.
공개 URL을 갖는 간단한 무료 버전을 만들어 북마크로 저장하고, 팀원들과 공유해 보세요. 특정 사이트를 자주 검색한다면 커스텀 검색엔진은 탁월한 시간 절약 지름길입니다. 최근 날짜순·관련도순 정렬을 활용하면 원하는 주제에 더욱 빠르게 도달할 수 있습니다.
설정 방법이 궁금하다면 How-To Geek 등의 심층 튜토리얼이 큰 도움이 됩니다.
작은 초들이 모여 큰 시간이 됩니다
'덜 쓰이는 기능'이라는 표현은 상대적입니다. 하지만 반짝이는 새 앱에 시선을 빼앗기다 보면, 해답은 이미 눈앞의 평범한 도구 안에 숨어 있는 경우가 많습니다. 페이지당 검색 결과 수를 100개로 늘리는 사소한 설정 하나조차 시간을 아껴 줍니다. 최고의 생산성 도구란 결국 '나에게 딱 맞게 작동하는 도구'입니다. 오늘 소개한 기능들, 충분히 매력적이었나요?
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