예전에는 약속이나 일정을 관리하려면 종이 달력을 사용해야 했습니다. 하지만 종이 달력은 어디에나 들고 다니기 어려워서, 정말 필요한 순간에 손에 넣기 힘든 경우가 많았죠. 게다가 가족이나 동료처럼 내 일정을 알아야 하는 사람들과 정보를 쉽게 공유하는 것도 불가능했습니다.
기술의 발전은 이런 불편함을 완전히 바꿔놓았습니다. 오늘날의 디지털 캘린더는 기기 간 동기화를 지원하기 때문에 어디에 있든 일정을 조회하고, 수정하고, 새로 추가할 수 있습니다. 물론 내 캘린더와 일정을 다른 사람과 손쉽게 공유할 수도 있습니다.
그중에서도 구글 캘린더(Google Calendar)는 전 세계적으로 가장 많이 사용되는 온라인 캘린더 서비스 중 하나입니다. 그렇다면 어떤 점이 특별할까요? 지금부터 그 이유를 하나씩 살펴보겠습니다.
1. 지메일 일정 자동 등록
요즘은 항공권 예매부터 영화 예약까지 거의 모든 것이 온라인으로 이루어집니다. 문제는 예약할 때마다 일정을 직접 캘린더에 입력해야 한다는 점이었죠. 하지만 지메일(Gmail)을 사용한다면 이야기가 다릅니다. 구글 캘린더가 메일 속 예약 정보를 인식해 자동으로 일정을 등록해 주고, 출발해야 할 시간이 되면 알림까지 보내줍니다.
자동 가져오기 기능은 구글 캘린더의 설정에서 제어할 수 있습니다. 아래로 스크롤해 Gmail 일정(Events from Gmail) 항목으로 이동하면 일정 표시 여부를 조정하거나, 체크를 해제해 자동 가져오기를 완전히 끌 수도 있습니다.
2. 여러 개의 캘린더 관리
삶의 영역별로 일정을 분리해서 관리하고 싶다면 구글 캘린더만한 선택이 없습니다. 내 캘린더 목록의 체크박스를 활용하면 특정 캘린더만 화면에 표시하거나, 모든 항목을 체크해 전체 일정을 한눈에 볼 수 있습니다.
예를 들어 업무용 캘린더와 개인용 캘린더를 따로 운영하거나, 사업 부문별로 캘린더를 나눠 관리할 때 매우 유용합니다.
3. 언제 어디서나 모바일로 확인
구글 캘린더가 사랑받는 또 다른 이유는 장소에 구애받지 않고 일정을 확인할 수 있다는 점입니다. iOS나 안드로이드용 무료 구글 캘린더 앱을 설치하면 이동 중에도 내 일정을 손쉽게 열람할 수 있습니다.
특히 한 기기에서 일정을 추가하면 즉시 모든 기기에 동기화되기 때문에, 언제나 가장 최신 정보를 확인할 수 있다는 점이 큰 장점입니다.
4. 캘린더·일정 공유
구글 캘린더를 설정하고 나면 가장 먼저 하고 싶어지는 것이 바로 공유입니다. 함께 일하는 신뢰할 수 있는 동료나 가족, 연인처럼 내 위치와 일정을 지속적으로 파악해야 하는 사람이 있을 수 있으니까요.
공유 방법은 간단합니다. 공유하고 싶은 캘린더 옆의 점 세 개(⋮) 아이콘을 클릭한 후 설정 및 공유를 선택하세요. 이곳에서 공유할 상대방을 추가하고, 해당 사용자에게 수정 권한을 줄지 아니면 열람 권한만 줄지도 지정할 수 있습니다.
개별 일정 단위의 공유도 가능합니다. 일정 편집 화면 우측 패널에서 게스트를 추가하면 해당 일정만 손쉽게 공유할 수 있습니다.
5. 관심 캘린더 둘러보기
구글 캘린더를 경쟁 서비스와 차별화하는 대표적인 기능이 바로 '관심 캘린더 둘러보기(Browse Calendars of Interest)'입니다. 체크박스 하나만 클릭하면 필요한 날짜 정보가 담긴 캘린더가 자동으로 추가됩니다.
종교 및 지역별 공휴일 캘린더를 추가하면 나에게 중요한 기념일이나 휴일을 놓칠 걱정이 없습니다. 스포츠 팬이라면 NBA, NFL, NHL 등 주요 리그의 전 경기 일정을 체크박스 하나로 받아볼 수 있는 것도 큰 매력입니다. 심지어 달의 위상 변화를 추적할 수 있는 캘린더까지 마련되어 있습니다.
추가하는 방법은 간단합니다. 캘린더 화면에서 아래로 스크롤해 다른 캘린더 섹션의 플러스(+) 버튼을 클릭한 후 관심 캘린더 둘러보기를 선택하면 됩니다.
적합한 캘린더 앱만 잘 활용하면 약속 관리와 할 일 목록 정리가 한결 수월해집니다. 구글 캘린더에는 기능이 워낙 다양하다 보니 놓치고 지나가는 것들이 많습니다. 숨겨진 기능들을 꼼꼼히 살펴보고 활용한다면, 이 무료 서비스의 진가를 제대로 경험할 수 있을 것입니다.