Microsoft Office를 활용하면 봉투를 한 장씩 인쇄하거나 대량 메일 병합 기능으로 여러 장을 한 번에 인쇄할 수 있습니다. 대규모 우편 발송 목록에 회사 로고나 맞춤 요소를 추가해야 하는 비즈니스 환경에서 특히 유용한 기능입니다.
아래에서는 Microsoft Excel과 Word를 함께 사용해 봉투에 주소를 인쇄하는 방법을 소개합니다. 이 방법은 Windows PC든 Mac이든 상관없이 Microsoft Office 제품군을 사용하는 환경이라면 동일하게 적용할 수 있습니다.
1단계: 수신자 명단 만들기
가장 먼저 할 일은 우편을 보낼 수신자 목록을 작성하는 것입니다. 봉투를 한두 장만 인쇄할 계획이라면 이 단계는 건너뛰어도 되지만, 대량 발송용 명단을 다루는 경우에는 반드시 필요한 과정입니다.
수신자 명단을 만드는 방법은 다음과 같습니다.
- Microsoft Excel을 실행합니다.
- 새 스프레드시트를 만들고 이름, 성, 주소, 시/도, 국가, 우편번호 열을 생성합니다. 그다음 연락처 정보를 해당 열에 맞게 입력하거나 가져옵니다. 이 문서가 앞으로 사용할 마스터 수신자 명단이 됩니다.
이 단계에서 주소 정보를 꼼꼼히 확인하세요. 오래되었거나 잘못된 데이터로 봉투를 인쇄하면 시간과 비용이 낭비될 수 있습니다.
2단계: 봉투 서식 디자인하기
다음은 Microsoft Word에서 봉투 템플릿을 준비하는 단계입니다. 이 문서는 나중에 자동 인쇄 시 수신자 주소가 채워질 기본 양식 역할을 합니다.
진행 순서는 아래와 같습니다.
- Word에서 빈 문서를 엽니다.
- 상단의 메일(Mailings) 탭을 선택합니다.
- 봉투(Envelopes)를 클릭합니다.
- 사용할 봉투의 용지 크기를 지정합니다. 미리 보기 아이콘을 선택해 진행합니다.
- 봉투 옵션(Envelope Options) 탭에서 '봉투 크기' 드롭다운 메뉴를 엽니다.
- 봉투에 맞는 크기를 선택합니다. Word에는 대부분의 일반적인 봉투 규격이 포함되어 있으며, 목록에 없는 경우 사용자 지정 크기(Custom Size)를 눌러 직접 입력할 수 있습니다.
- '받는 사람 주소' 또는 '보내는 사람 주소' 항목 옆의 글꼴(Font) 버튼을 눌러 각 주소에 적용할 글꼴을 설정합니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
- 마지막으로 로고나 브랜딩 요소 등을 추가하고 싶다면 문서에 추가(Add to document)를 클릭하세요. 봉투가 일반 Word 문서처럼 열리므로 평소처럼 자유롭게 편집할 수 있습니다.
참고: 받는 사람 주소 입력란에 샘플 주소를 넣어두면 실제 인쇄 시 모습을 미리 확인할 수 있습니다. 리본 메뉴에서 결과 미리 보기(Preview Results)를 클릭하면 봉투 미리 보기를 볼 수 있습니다.
3단계: 프린터 용지 공급 방식 설정하기
이번에는 Word에게 프린터의 용지 공급 방식을 알려주는 단계입니다. 이 설정을 올바르게 해야 봉투의 모든 요소가 정확한 위치에 인쇄됩니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
- 메일 > 봉투(Mailings > Envelopes)를 클릭합니다.
- 옵션(Options)을 선택합니다.
- 인쇄 옵션(Printing Options) 탭을 클릭합니다.
- '공급 방법' 창에서 봉투가 프린터로 들어가는 방향을 선택합니다. 봉투가 급지 트레이 가장자리에 밀착되는 방식을 추천합니다. 이렇게 하면 프린터에 봉투를 넣기가 훨씬 수월합니다. 봉투 위치가 어긋나면 받는 사람·보내는 사람 주소도 함께 삐뚤게 인쇄되니 주의하세요.
- 앞면 위(Face up) 또는 앞면 아래(Face down) 중 하나를 선택해 봉투를 넣을 때의 방향을 지정합니다.
- 시계 방향 회전(Clockwise rotation) 옵션을 사용하면 봉투 디자인을 원하는 각도로 회전시킬 수 있습니다.
- 프린터에 급지 트레이가 여러 개 있다면 '공급 위치'(Feed from) 드롭다운 메뉴에서 올바른 트레이를 선택하세요.
4단계: 메일 병합 시작 후 수신자 목록 연결하기
이제 메일 병합을 시작할 차례입니다. 이 기능을 사용하면 Word가 주소 목록 데이터 원본에서 이름과 주소를 자동으로 불러와 봉투에 채워 넣습니다.
진행 방법은 다음과 같습니다.
- Word에서 메일 > 메일 병합 시작 > 봉투(Mailings > Start Mail Merge > Envelopes)를 클릭합니다.
- 봉투 옵션 탭에서 설정값을 다시 한번 점검하고 보내는 사람 주소를 입력한 뒤 확인을 클릭합니다.
- 파일 > 저장(File > Save)을 눌러 봉투 템플릿을 저장합니다.
- 메일 > 수신자 선택 > 기존 목록 사용(Mailings > Select Recipients > Use an Existing List)을 클릭합니다. 봉투를 한 장만 인쇄한다면 '새 목록 입력'을 선택하고, 연락처가 이미 Outlook 배포 목록으로 저장되어 있다면 'Outlook 연락처에서 선택'을 고르면 됩니다.
- 앞서 만든 Excel 스프레드시트 파일을 선택하고 확인합니다.
- 수정이 필요한 주소가 있다면 수신자 목록 편집(Edit Recipient List)을 눌러 내용을 변경할 수 있습니다.
- 리본 메뉴에서 주소 블록(Address Block)을 클릭합니다. 이 창에서는 데이터가 삽입된 주소 블록이 어떻게 표시될지 미리 볼 수 있으며, 왼쪽에는 이름과 주소의 인쇄 형식을 지정하는 다양한 옵션이 있습니다.
- 원하는 옵션을 고른 뒤 확인을 클릭합니다.
5단계: 봉투 인쇄하기
모든 설정이 올바르게 완료되었다면 메일 병합을 마무리하고 봉투에 주소를 인쇄할 차례입니다.
- 마침 및 병합(Finish & Merge)을 선택한 후 문서 인쇄(Print Documents)를 클릭합니다.
- '모두'(All)에 체크되어 있는지 확인한 뒤 확인을 누릅니다.
- 프린터 설정이 올바른지, 봉투가 제대로 정렬되어 있는지 최종 점검한 후 다시 확인을 클릭합니다. 이제 프린터가 봉투 인쇄를 시작합니다.
참고: 봉투에 바로 인쇄하는 대신 우편 라벨을 붙이고 싶다면 Word에서 라벨을 만들어 인쇄할 수도 있습니다. 메일 > 라벨(Mailings > Labels)을 클릭하면 주소 라벨 대화 상자에서 세부 정보를 입력할 수 있으며, 메일 병합 기능으로 여러 개의 라벨을 한 번에 제작하는 것도 가능합니다.
우표 구매도 잊지 마세요
안타깝게도 Excel만으로는 봉투를 인쇄할 수 없습니다. 하지만 MS Word와 Excel을 함께 활용하면 봉투 인쇄 과정이 놀랍도록 간단해집니다. 이 가이드를 따라 하면 다음 우편물 일괄 작업도 금방 끝낼 수 있을 것입니다. 마지막으로 우표(우편 요금) 결제만 잊지 마세요!