Microsoft Outlook의 규칙(Rules) 기능은 이메일 작업을 자동으로 처리할 수 있게 해주는 강력한 도구입니다. 특정 메시지를 이동하거나, 플래그로 표시하거나, 자동으로 응답하는 등의 작업을 손쉽게 처리할 수 있습니다. 늘어나는 수신함을 효율적으로 관리하고 싶다면, 지금부터 Outlook에서 규칙을 만드는 방법을 알아보겠습니다.
Outlook은 Windows, Mac, 웹 버전 모두에서 규칙을 생성할 수 있으며, 이 글에서는 각 플랫폼별 설정 방법을 다룹니다. 단, 사용 가능한 조건과 동작은 플랫폼마다 다소 차이가 있다는 점을 참고하세요.
특히 Windows용 Outlook이 가장 다양한 조건과 동작 옵션을 제공합니다. 그럼 가장 많이 활용되는 몇 가지 규칙 설정 방법을 예시와 함께 살펴보겠습니다.
Windows에서 빈 규칙으로 시작하기
처음부터 빈 규칙(Blank Rule)을 직접 구성하면 여러 조건과 동작을 자유롭게 조합할 수 있어 유연성이 가장 높습니다. 또한 규칙 마법사(Rules Wizard)가 단계별로 안내해 주기 때문에 초보자도 쉽게 따라 할 수 있습니다.
Outlook을 열고 파일 탭으로 이동한 뒤, 정보 섹션에서 규칙 및 알림 관리를 선택합니다.
규칙 및 알림 대화 상자가 열리면 전자 메일 규칙 탭을 선택하고, 계정이 여러 개라면 상단에서 해당 계정을 지정합니다. 그다음 새 규칙을 클릭합니다.
이제 아래 안내에 따라 이메일을 폴더로 이동하거나, 후속 조치 플래그를 지정하거나, 자동 회신을 보내는 규칙을 구성할 수 있습니다. 물론 이메일 자동 전달처럼 다른 유용한 규칙을 직접 만들어 보셔도 좋습니다.
1. 특정 폴더로 이메일 이동하기
규칙 마법사 상단에서 이동 관련 옵션 중 하나를 선택합니다. 보낸 사람, 제목 포함 단어, 받은 메일 대신 보낸 메일 기준 등 다양한 방식으로 메시지를 특정 폴더로 이동시킬 수 있습니다.
- 여기서는 예시로 제목에 특정 단어가 있는 메시지를 폴더로 이동을 선택합니다.
- 하단에서 파란색 밑줄이 그려진 항목을 클릭하여 조건과 동작을 지정합니다.
- 특정 단어를 클릭하고 제목에서 찾고자 하는 단어를 입력합니다.
- 지정된 항목을 클릭해 메시지를 이동할 폴더를 선택합니다.
- 다음을 클릭합니다.
- 방금 선택한 조건이 자동으로 체크된 조건 목록이 표시됩니다. 필요하다면 추가 기준도 선택할 수 있습니다. 예를 들어 '나에게만 보내진 메일'에만 규칙을 적용하도록 설정할 수도 있습니다. 다음을 클릭합니다.
- 선택한 동작이 체크된 동작 목록이 나타납니다. 앞선 조건과 마찬가지로 추가 동작도 지정할 수 있습니다. 예를 들어 메일을 이동할 때 읽은 것으로 표시되도록 설정할 수 있습니다. 다음을 클릭합니다.
- 다음으로 예외 목록이 표시됩니다. 원하는 경우 특정 이메일을 규칙에서 제외할 수 있습니다. 예를 들어 첨부 파일이 있는 메일은 해당 폴더로 이동하지 않도록 설정할 수 있습니다. 다음을 클릭합니다.
- 규칙 설정의 마지막 화면에서 먼저 상단에 규칙 이름을 입력하고, 이 규칙 사용 확인란에 체크합니다. 필요에 따라 '현재 수신함의 메일에 이 규칙 실행' 또는 '모든 계정에 이 규칙 사용' 옵션도 함께 선택할 수 있습니다.
- 완료하면 하단 박스에 표시된 조건과 동작을 최종 확인한 뒤, 마침을 클릭해 규칙을 저장하고 활성화합니다.
- 규칙 및 알림 창에서 새 규칙 옆에 체크 표시가 되어 있는지 확인하고 확인을 클릭합니다.
2. 후속 조치를 위해 이메일에 플래그 지정하기
또 하나 유용한 Outlook 규칙은 후속 조치가 필요한 이메일에 자동으로 플래그를 지정하는 것입니다. 플래그 종류와 후속 조치 시점도 직접 선택할 수 있습니다.
- 위와 동일한 과정으로 새 규칙을 만들어 규칙 마법사를 엽니다.
- 특정 사람에게 받은 메시지에 후속 작업 플래그 지정을 선택합니다.
- 하단에서 파란색 밑줄 항목을 클릭해 조건과 동작을 지정합니다.
- 사람 또는 공용 그룹을 클릭해 대상 연락처를 선택합니다.
- 지금 시간에 후속 작업을 클릭해 플래그와 시기를 설정합니다.
- 다음을 클릭합니다.
- 앞선 규칙과 마찬가지로 규칙 마법사가 조건, 동작, 예외를 순차적으로 안내해 줍니다. 각 단계를 확인하고 추가한 뒤, 이름을 지정하고 활성화한 후 마침을 누르면 됩니다.
3. 이메일 자동 회신 설정하기
마지막으로 소개할 규칙은 자동 회신입니다. 부재중 자동 응답과 비슷하지만 훨씬 유연하게 활용할 수 있습니다. 미리 만들어 둔 Outlook 템플릿을 사용하거나, 특정 이메일에 대한 회신 메시지를 직접 작성할 수 있습니다.
- 위와 동일한 과정으로 새 규칙을 만들어 규칙 마법사를 연 뒤, 받은 메시지에 규칙 적용을 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 받은 메일에 적용할 조건을 선택합니다. 특정 보낸 사람, 특정 단어 포함, 특정 기간 내 수신 등 원하는 어떤 조건이든 지정할 수 있습니다. 다음을 클릭합니다.
- 취향에 따라 특정 서식 파일을 사용하여 회신 또는 서버에서 특정 메시지를 사용하여 회신 중 하나를 고릅니다. 그런 다음 선택한 옵션에 맞게 하단의 파란색 밑줄 텍스트를 클릭하고, 완료 후 다음을 누릅니다.
- 특정 서식 파일을 사용하여 회신: 특정 서식 파일을 클릭해 원하는 템플릿을 선택합니다.
- - 서버에서 특정 메시지를 사용하여 회신: 특정 메시지를 클릭하고, 열린 상자에 회신 내용을 입력한 후 저장 후 닫기를 선택합니다.
- 포함할 예외 사항을 체크하고 다음을 클릭한 뒤, 규칙 이름을 지정하고 활성화하여 마침 버튼으로 저장합니다.
Mac에서 Outlook 규칙 만들기
Mac에서 Outlook을 사용한다면 수신함 규칙을 손쉽게 설정할 수 있습니다. 다만 Windows 버전에 비해 조건과 동작 옵션은 다소 제한적입니다.
- Outlook을 열고 메뉴 막대에서 Outlook > 설정을 선택합니다.
- 팝업 창에서 규칙을 선택합니다.
- 계정이 여러 개라면 왼쪽에서 계정을 선택하고 오른쪽의 더하기(+) 버튼을 클릭합니다.
- 상단에 규칙 이름을 입력합니다.
- 드롭다운 메뉴를 사용해 첫 번째 조건을 설정합니다. 선택한 항목에 따라 추가 정보를 입력해야 할 수 있습니다. 예를 들어 받은 날짜를 선택했다면 날짜를 입력해야 합니다.
- 같은 방식으로 드롭다운 메뉴에서 동작을 선택합니다. 역시 추가 설정이 필요할 수 있습니다. 예를 들어 폴더로 이동을 선택했다면 대상 폴더를 지정해야 합니다.
- 조건이나 동작을 더 추가하려면 오른쪽의 더하기(+) 버튼을, 예외를 추가하려면 다음의 경우 제외 옆의 더하기 버튼을 클릭합니다.
- 필요하다면 같은 조건을 충족하는 다른 규칙을 적용하지 않도록 하는 확인란에 체크합니다. 마지막으로 왼쪽 하단의 사용 확인란이 체크되어 있는지 확인한 후 확인을 눌러 규칙을 저장합니다.
웹에서 Outlook 규칙 만들기
웹 버전 Outlook에서 규칙을 만들려면 웹사이트에 접속해 로그인합니다. Mac 버전과 비슷한 조건 및 동작 옵션을 제공합니다.
- 오른쪽 상단의 설정 아이콘(톱니바퀴)을 클릭하고, 열리는 사이드바에서 모든 Outlook 설정 보기를 선택합니다.
- 팝업 창에서 맨 왼쪽의 메일을 선택하고 오른쪽에서 규칙을 클릭합니다.
- 상단에서 새 규칙 추가를 선택합니다.
- 규칙 이름을 지정한 뒤, 조건 추가 박스를 사용해 기준을 선택합니다. 선택한 조건에 따라 추가 정보를 입력해야 할 수 있습니다. 예를 들어 보낸 사람을 선택하면 오른쪽에 발신자를 입력하라는 안내가 표시됩니다.
- 동작 추가 박스에서 동작을 선택합니다. 이 경우에도 추가 설정을 요구받을 수 있습니다. 예를 들어 이동 위치를 선택하면 폴더 이름을 입력하거나 새 폴더를 만들라는 안내가 나타납니다.
- 파란색 옵션을 활용해 조건이나 동작을 추가로 더하거나, 원하는 경우 예외 사항을 포함시킬 수 있습니다.
- 필요하다면 추가 규칙 처리 중지와 수신함에 즉시 규칙 실행 옵션에 체크할 수도 있습니다.
- 완료되면 저장을 클릭합니다.
이제 이메일이 규칙대로 움직입니다
Outlook에서 이메일 규칙을 활용하면 메시지 정리, 후속 조치 기억, 특정 이메일 회신에 드는 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 혹시 규칙이 제대로 작동하지 않는 문제를 겪고 있다면, Outlook 이메일 규칙 오류 해결 방법을 참고해 보시기 바랍니다.