그래프와 차트는 정보를 한눈에 명확하게 파악할 수 있게 해주는 훌륭한 시각 자료입니다. 회사, 팀 또는 기업의 보고 체계를 보여줘야 한다면 Microsoft Word, Excel 또는 PowerPoint에서 손쉽게 조직도를 만들 수 있습니다.
이 글에서는 각 응용 프로그램에서 활용할 수 있는 템플릿 소개와 함께, 처음부터 직접 조직도를 만드는 방법까지 단계별로 안내해 드립니다. 원하는 스타일로 자유롭게 커스터마이징해 보세요.
Word용 조직도 템플릿 활용하기
첫 번째 Word 조직도 템플릿은 매력적인 배경 위에 알록달록한 텍스트 상자를 제공합니다. TemplateLab에서 무료로 다운로드한 후, 샘플 이름과 직함만 본인의 정보로 바꾸면 바로 사용할 수 있습니다.
두 번째 Word 템플릿은 비슷한 레이아웃이지만 한 가지 기능이 더 있습니다. Template.net에서 제공하는 이 무료 조직도 템플릿은 각 이름 옆에 '준비도(Readiness)' 점수를 기록할 수 있는 칸이 포함되어 있어 조직 구조를 계획하는 데 유용합니다.
이 칸에는 근속 연수, 평가 점수, 기여도 등 필요한 어떤 내용이든 입력할 수 있어 다양한 업종과 상황에 폭넓게 활용할 수 있다는 것이 큰 장점입니다.
Excel용 조직도 템플릿 활용하기
차트를 Excel로 만들고 싶다면 Smartsheet의 무료 템플릿이 적합합니다. 상단에 회사 이름과 함께 본인 이름과 날짜를 입력하고, 각 상자의 Name(이름)과 Title(직함) 텍스트를 선택해 본인 정보로 교체하면 됩니다.
상자와 연결선을 더 추가해야 할 경우, 오른쪽에 있는 항목을 하나 복사한 뒤 원하는 위치에 붙여넣기만 하면 됩니다.
또 다른 Excel 옵션으로 Smartsheet의 이 템플릿도 살펴보세요. 첫 번째 템플릿과 기능과 외관이 거의 같지만 프로필 사진을 넣을 수 있는 공간이 있다는 점이 다릅니다. 덕분에 각 구성원의 이름과 직함 옆에 사진을 함께 배치할 수 있습니다.
사진을 추가하려면 이미지 아이콘 중 하나를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고, 그림 변경(Change Picture)으로 이동한 후 추가하려는 사진의 저장 위치를 선택하세요.
PowerPoint용 조직도 템플릿 활용하기
조직도를 발표 자료에 포함할 계획이라면 Slidesgo에서 제공하는 30가지 무료 컬러풀한 PowerPoint 템플릿 중에서 선택할 수 있습니다. Download this template을 클릭하고 PowerPoint를 선택하면 모든 템플릿이 하나의 프레젠테이션 파일로 전달되므로, 마음에 드는 디자인을 골라 사용하면 됩니다.
첫 번째 템플릿은 최상위 인물이 상단 중앙에 위치하고, 그 아래 다음 단계가 배치되며 직속 부하들이 양옆으로 펼쳐지는 독특한 레이아웃을 제공합니다. 각 상자 안의 텍스트를 선택해 본인의 내용으로 교체하기만 하면 됩니다.
가로형 조직도를 선호하시나요? 그렇다면 다음 템플릿이 딱 맞습니다. 왼쪽에 최상위 인물을 배치하고 보고 관계가 오른쪽으로 뻗어 나가는 구조입니다.
이 템플릿 팩의 각 옵션을 꼼꼼히 살펴보고 우리 회사에 가장 잘 어울리는 디자인을 선택하세요.
SmartArt로 처음부터 조직도 만들기
부서마다 고유한 지휘 체계나 조직 구조를 갖고 있어 기존 템플릿으로는 부족할 수 있습니다. 이럴 때 Word, Excel, PowerPoint의 SmartArt 기능을 활용하면 처음부터 원하는 형태의 조직도를 만들 수 있습니다.
SmartArt의 가장 큰 장점은 복잡한 작업을 손으로 일일이 하지 않아도 간단한 버튼이나 메뉴만으로 다양한 사용자 지정이 가능하다는 점입니다. 이를 통해 많은 시간을 절약하면서도 전문적으로 보이는 차트를 완성할 수 있습니다.
여기서는 Microsoft PowerPoint를 예로 들어 설명하지만, 세 응용 프로그램 모두 동일한 과정으로 진행됩니다.
조직도 삽입하기
SmartArt를 사용하면 기본 조직도, 직함이나 사진이 포함된 조직도, 가로형 조직도 등 다양한 유형 중에서 선택할 수 있습니다.
먼저 삽입 탭으로 이동한 후, 리본 메뉴의 일러스트레이션 섹션에서 SmartArt를 선택하세요.
스마트아트 그래픽 선택(Choose a SmartArt Graphic) 상자가 열리면 왼쪽 목록에서 계층(Hierarchy)을 선택합니다. 그런 다음 각 조직도 옵션을 클릭하면 오른쪽에 미리보기와 간단한 설명이 표시됩니다.
원하는 유형을 선택하고 확인(OK) 버튼을 누르면 문서에 조직도가 삽입됩니다.
Mac을 사용하는 경우 SmartArt 드롭다운 메뉴에서 계층(Hierarchy)으로 이동한 뒤, 팝아웃 메뉴에서 원하는 레이아웃을 선택하면 됩니다.
텍스트 입력하기
다음으로 조직의 각 구성원에 대한 정보를 입력합니다. 선택한 계층 차트 유형에 따라 이름만 넣거나, 이름과 직함을 함께 표시할 수 있습니다.
도형(텍스트 상자)을 선택하고 바로 텍스트를 입력하면 됩니다. 각 도형은 내부 텍스트의 길이에 맞춰 자동으로 크기가 조절되므로 편리합니다.
또는 텍스트 창(Text Pane)을 이용해 정보를 입력할 수도 있습니다. 차트 왼쪽에 있는 화살표를 클릭해 패널을 연 후, 해당 수준을 선택하고 텍스트를 입력하세요.
글꼴 스타일이나 색상을 바꾸고 싶다면 도형 안의 텍스트를 선택한 후, 화면에 나타나는 플로팅 도구 모음이나 홈 탭의 글꼴 그룹 옵션을 활용하세요.
도형 추가하기
더 많은 팀원을 위한 도형을 추가해야 하는 경우에도 매우 간단합니다. SmartArt가 상당 부분의 작업을 자동으로 처리해 주기 때문에, 연결선이나 올바른 도형 유형을 수동으로 삽입할 필요가 없습니다.
차트를 선택하면 SmartArt 디자인 탭이 나타납니다. 추가하려는 도형과 관련된 기존 도형을 먼저 선택하세요.
리본 메뉴 왼쪽의 도형 추가(Add Shape) 드롭다운 상자를 사용해 새 도형을 삽입합니다. 해당 구성원의 직급에 따라 뒤에, 앞에, 위에, 아래에 추가하거나 도우미(Assistant)로 지정할 수 있습니다.
아래 예시에서는 오른쪽 하단 도형 아래에 새 도형을 하나 추가했습니다.
추가한 도형의 위치가 마음에 들지 않아도 걱정할 필요가 없습니다. 도형을 선택한 후 SmartArt 디자인 탭에서 승격(Promote) 또는 강등(Demote) 버튼을 클릭하세요.
그러면 새로 추가된 도형이 조직 내에서 원하는 위치로 자동으로 이동합니다.
모든 구성원에 대한 도형이 완성될 때까지 이 과정을 반복한 후, 앞서 설명한 방법대로 각 도형에 텍스트를 입력하세요.
차트 스타일 꾸미기
차트 구성과 텍스트 입력, 도형 추가가 끝났다면 이제 조직도를 한층 세련되게 꾸며볼 차례입니다.
차트를 선택하고 SmartArt 디자인 탭으로 이동한 후, 리본 메뉴의 SmartArt 스타일 섹션에서 색 변경 및 스타일 기능을 사용합니다.
색 변경 드롭다운 메뉴를 통해 다양한 색 구성표를 손쉽게 적용할 수 있습니다.
또한 스타일 상자를 활용하면 입체적인 3D 효과나 다양한 각도의 질감 등 차트에 개성을 더할 수 있습니다.
색 구성표 전체를 바꾸지 않고 특정 도형의 색상만 변경하고 싶다면 그것도 가능합니다. 도형을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 플로팅 도구 모음의 채우기(Fill) 드롭다운 상자를 사용하거나, 도형을 선택한 후 서식 탭의 도형 채우기(Shape Fill) 옵션을 이용하세요.
추가로 활용할 수 있는 옵션
SmartArt 기능으로 조직도를 만들 때 활용할 수 있는 몇 가지 추가 옵션도 있습니다.
SmartArt 디자인 탭에서는 좌우 반전(오른쪽에서 왼쪽으로 전환), 차트 레이아웃 변경, 기본 그래픽으로 초기화, 차트를 텍스트나 단순 도형으로 변환하는 등의 작업을 할 수 있습니다.
조직도를 만드는 데 많은 노력과 시간이 필요하지 않습니다. 템플릿을 활용하든 SmartArt 도구를 사용하든, Word, Excel 또는 PowerPoint에서 단 몇 분 만에 조직도를 완성해 팀 구조를 깔끔하게 문서화할 수 있습니다.
더 많은 활용 팁이 필요하다면 Excel용 프로젝트 관리 템플릿 모음도 함께 확인해 보세요.