틀렐로(Trello)를 무한히 확장 가능한 프로젝트 보드라고 생각해 보세요. 보드를 만들면 그 안에 리스트를 채워 넣고, 각 리스트는 카드로 구성됩니다. 카드에는 할 일 목록, 문서 첨부 파일, 사진, 마감 기한 등 거의 모든 것을 담을 수 있죠. 처음에는 복잡해 보일 수 있지만, 눈으로 직접 확인하면 금방 이해할 수 있습니다.
알림, 드래그 앤 드롭 정리, 색상 구분 같은 실용적인 기능 덕분에 많은 사람들이 업무 생산성을 높이는 도구로 틀렐로를 활용하고 있습니다. 아래에서 소개하는 6가지 팁으로 틀렐로를 제대로 활용해 마감 기한을 지키고 상사의 인정까지 받아보세요.
1. 프로젝트 체계적으로 관리하기
간단한 드래그 앤 드롭 인터페이스 덕분에 틀렐로는 프로젝트를 시각적으로 이해하기 쉽게 정리할 수 있습니다. 진행 중인 프로젝트가 많다면 틀렐로를 활용해 흩어져 있는 모든 업무를 한눈에 파악하세요.
색상으로 구분된 리스트를 만들어 진행 중인 프로젝트를 나열하고 중요도 순으로 정렬합니다. 이동 가능한 카드를 사용해 할 일 목록에서 가장 중요한 작업의 우선순위를 정하고 추적하며, 다른 팀원에게 위임된 프로젝트의 마감 기한도 함께 모니터링할 수 있습니다.
보드, 리스트, 카드는 원하는 만큼 자유롭게 만들 수 있어 자신에게 딱 맞는 업무 시스템을 손쉽게 구축할 수 있다는 점이 큰 장점입니다.
2. 시간 자동 추적하기
시간 추적은 회계 담당자의 급여 계산만을 위한 것이 아닙니다. 자신의 생산성을 점검하고 업무 시간을 최대한 효율적으로 활용하기 위한 필수 습관이기도 합니다.
노트나 스프레드시트로 기록하는 방식은 번거롭고, 하루라도 빠뜨리면 기록 전체가 어긋나기 쉽습니다. 틀렐로를 사용하면 완료한 작업을 시각적으로 추적하고 소요 시간을 기록할 수 있습니다.
하루를 마치고 스스로에게 물어보세요. 오늘 해야 할 일을 해냈나요, 아니면 사소한 일에 주의가 산만해졌나요?
3. 반복 작업 설정하기
정기적으로 처리해야 하는 업무가 있나요? 매주 금요일 오후 3시에 오랜 고객과의 정기 미팅이 있거나, 매달 한 번 팀원들과 점심을 함께하며 협업하는 경우가 대표적입니다.
틀렐로에서는 매일, 매주 또는 매월 반복되는 카드를 만들어 반복 작업을 자동화할 수 있습니다. 할 일 목록을 자동으로 관리해 시간과 수고를 크게 줄일 수 있습니다.
여기에 알림 기능으로 리마인더를 설정해 두면 어떤 일정에도 늦지 않고 제시간에 도착할 수 있습니다.
4. 주간 계획 세우기
많은 사람들이 생산성을 유지하는 비결은 바로 일주일 단위 계획입니다. 먼저 완료해야 할 작업을 나열한 뒤 요일별로 배분해 보세요. 드래그 앤 드롭 인터페이스 덕분에 맞춤형 일정을 짜기가 매우 쉽고, 계획이 변경되어도 클릭 몇 번으로 할 일 목록을 수정할 수 있습니다.
생산성을 높이려면 가장 하기 싫은 작업을 하루의 시작으로 끌어오세요. 미루고 싶은 프로젝트를 마지막으로 남겨두면 미루게 되기 쉽기 때문에, 어려운 일일수록 먼저 처리하는 것이 좋습니다.
5. 팀원 일정 관리하기
틀렐로는 팀 일정을 만들고 색상 구분 및 문서 공유 기능으로 두 명 이상의 팀원 간 협업을 손쉽게 조율하는 데에도 활용할 수 있습니다. 누군가 병가를 내거나 근무 시간을 조정해야 할 때도 해당 작업을 다른 팀원의 일정으로 간단히 옮길 수 있습니다.
직속 관리 대상인 팀원을 추적하는 전용 보드를 만들어 보세요. 각 팀원에게 개별 리스트를 배정하고, 그 안에 완료해야 할 작업 카드를 배치하면 누가 무엇을 담당하는지 한눈에 파악할 수 있습니다.
6. 다른 도구와 연동하기
수백 가지 디지털 도구와 연동할 수 있다는 점이 틀렐로가 경쟁 서비스보다 앞서는 핵심 강점입니다. 더 이상 여러 화면을 오가며 업무를 확인할 필요가 없습니다.
Zapier나 Microsoft Flow 같은 연동 프로그램을 활용해 원하는 기능을 추가해 보세요. Google Drive, Twitter, Slack, Todoist, Microsoft Office 등 틀렐로와 연동할 수 있는 프로그램은 1,500개가 넘습니다.
틀렐로로 업무 생산성 높이기
정리되지 않은 업무 환경은 생산성을 갉아먹는 주범입니다. 틀렐로를 사용하면 할 일 목록의 모든 부분을 정리하고 관리하는 것이 그 어느 때보다 쉬워집니다.
드래그 앤 드롭 인터페이스 덕분에 변경 사항을 간단히 반영하고 일정을 유연하게 유지할 수 있으며, Google Drive와 Microsoft Office 같은 디지털 도구와의 연동으로 모든 중요한 업무를 한곳에서 처리할 수 있습니다.
업무 현장의 비효율에 좌절하지 마세요. 틀렐로로 생산성을 높여 상사에게, 그리고 무엇보다 스스로에게 감탄을 안겨보세요.
틀렐로를 사용하고 계신가요? 또 다른 유용한 활용 팁이 있다면 댓글로 알려주시거나 Twitter 또는 Facebook에서 의견을 나눠주세요.