에버노트(Evernote)의 기본적인 사용법은 이미 잘 알고 계실 것입니다. 파일, 사진, 음성 메모 등을 저장하고 어디서든 어떤 기기로든 손쉽게 접근할 수 있다는 점까지 말이죠. 하지만 에버노트의 진짜 매력은 이것만이 아닙니다.
에버노트를 오래 사용해 온 베테랑이라도 놓치기 쉬운 숨겨진 기능들이 있습니다. 단순한 파일 저장 도구를 넘어, 조금만 깊이 들여다보면 업무 효율을 크게 높여 주는 유용한 기능들이 숨어 있습니다. 과연 어떤 기능들이 있을까요?
이 글에서는 잘 알려지지 않은 에버노트의 4가지 비밀 기능을 소개하고, 각 기능을 제대로 활용하는 방법까지 자세히 안내해 드립니다.
1. 민감한 정보 암호화로 안전하게 보호하기
타인에게 보여주고 싶지 않은 민감한 정보가 노트에 담겨 있다면, 에버노트의 암호화 기능을 활용해 보세요. 2048비트 RSA SSL 암호화 방식을 사용해 노트 내용을 철저히 보호할 수 있으며, 텍스트는 물론 이미지나 다른 형식의 파일도 몇 번의 클릭만으로 간단하게 숨길 수 있습니다.
암호화하려는 정보를 드래그하여 선택한 뒤 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하면 선택한 텍스트 암호화(Encrypt Selected Text) 옵션이 나타납니다. 이후 비밀번호를 설정하면 되는데, 매번 입력하는 것이 번거롭다면 에버노트가 비밀번호를 기억하도록 설정할 수도 있습니다. 이것으로 끝입니다.
이 기능은 활용도가 매우 높습니다. 예를 들어 페이스북, 인스타그램, 링크드인 등 여러 소셜 미디어 계정의 아이디와 비밀번호를 한곳에 정리해 두면서도 안전하게 보관할 수 있습니다.
2. 알림 설정으로 일정 관리 자동화하기
업무든 공부든, 마감 기한과 해야 할 일은 늘 따라다니기 마련입니다. 중요한 일정을 놓치지 않으려면 에버노트의 알림 기능을 적극적으로 활용하는 것이 좋습니다.
모든 노트에 날짜와 시간을 지정해 우선순위를 관리할 수 있는 것은 기본입니다. 더 나아가 하루의 알림 내역을 요약해서 이메일로 받아볼 수도 있습니다. 해당 노트가 있는 노트북으로 이동한 뒤 설정(Settings)을 클릭하고 구독 설정(subscription settings)에서 옵션을 변경하면 됩니다.
이 기능은 할 일 목록(to-do list)을 만들 때 특히 유용합니다. 처리해야 할 일이 열두 가지가 넘는다면 하나의 노트북에 정리해 두고 알림에 맡기세요. 미리 계획만 세워두면 언제나 시간에 맞춰, 필요한 모든 것을 갖춘 채로 일정에 임할 수 있습니다.
3. 웹 클리핑으로 참고 자료 체계적으로 수집하기
논문이나 리서치 자료를 준비할 때 관련 링크를 관리하는 일은 생각보다 복잡합니다. 북마크 기능으로 자료를 저장해 두더라도 정작 필요할 때 찾기 어려운 경우가 많죠. 에버노트의 웹 클리핑(Web Clippings) 기능을 사용하면 훨씬 간편하게 자료를 관리할 수 있습니다.
데스크톱에서 에버노트를 사용한다면 먼저 브라우저에 Evernote Web Clipper 확장 프로그램을 설치하세요. 아이콘을 클릭하면 클리핑 형식을 선택하고, 제목을 추가한 후 원하는 노트북으로 이동시킬 수 있습니다. 스마트폰에서는 기사나 웹페이지에서 공유(Share) 버튼을 누르면 동일한 메뉴에 접근할 수 있습니다.
웹 클리핑으로 참고 자료를 체계적으로 모아두면 모든 정보가 제자리에 깔끔하게 정리됩니다. 논문 30페이지째를 작성하고 있을 때도 필요한 자료를 클릭 한 번으로 바로 찾을 수 있겠죠.
4. 템플릿 재활용으로 구조화된 노트 만들기
특정 레이아웃을 반복적으로 사용해야 하거나, 발표 자료처럼 정해진 양식을 따라야 하는 경우가 있습니다. 기존 노트를 템플릿으로 만들어 두면 작업량을 크게 줄일 수 있습니다.
새 노트를 만들거나 기존에 작성한 노트를 연 뒤 파일(File) 탭으로 이동하세요. 그리고 노트 내보내기(Export Note)를 클릭하면 .enex 파일이 생성되며, 이 파일이 바로 나중에 재사용할 템플릿이 됩니다. 템플릿이 필요할 때마다 .enex 파일을 다시 열기만 하면 바로 작업을 시작할 수 있어 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
예를 들어 교수님이 매번 같은 구조로 강의를 진행하는 수업이라면, 일관된 필기 방식을 유지하는 것이 내용을 이해하는 데 큰 도움이 됩니다. 정보가 체계적으로 정리되는 효과는 에버노트뿐 아니라 유사한 기능을 가진 다른 생산성 도구에서도 누릴 수 있는 장점입니다.
에버노트 200% 활용하기
위에서 소개한 4가지 숨겨진 기능을 활용하면 에버노트가 제공하는 모든 것을 온전히 누릴 수 있습니다. 일정을 잡아 주는 간단한 알림부터 반복해서 사용할 수 있는 템플릿 파일까지, 이 기능들을 익히고 나면 앱의 활용도가 확연히 달라지는 것을 경험하게 될 것입니다.
에버노트 활용 팁이 있으신가요? 아래 댓글로 알려주세요!